Tieni traccia di e-mail, telefonate e attività con il diario di Outlook

Annuncio pubblicitario

Una delle lamentele più comuni da parte di persone con lavori molto occupati è che non sembra esserci abbastanza tempo al giorno per tutto. L'unico modo per guadagnare tempo è in qualche modo adattare più attività in meno spazio.

Sembra impossibile, ma non lo è. Un sacco di gestione del tempo si riduce alla registrazione del tempo e, monitorando il modo in cui si utilizza il tempo, si arriva a capire come si potrebbe anche perdere tempo. Qui a MakeUseOf, abbiamo coperto molti strumenti e suggerimenti che puoi utilizzare per tenere traccia del tuo tempo durante il giorno. Ciò potrebbe includere l'installazione software come Klok Cattura il tempo mancante nel tuo programma di lavoro con il monitoraggio del tempo di KlokNegli ultimi mesi ho scoperto un fenomeno molto strano che si insinuava nel mio programma di lavoro. Mi sembra di perdere tempo. Come si perde tempo? È più facile di quanto tu possa pensare. Ottieni ... Leggi di più letteralmente "cronometrare" ogni secondo del giorno, o potrebbe includere l'uso di qualcosa di più avanzato

Strumento Chrometa Traccia in modo efficace il tempo del tuo computer (e Bill For It!) Con Chrometa Leggi di più che ha coperto Dave.

Tuttavia, se lavori in un ufficio tipico, le probabilità sono piuttosto buone che tu abbia un pacchetto di Microsoft Office installato sul tuo computer. Le probabilità sono anche buone che il software di Office che hai include Microsoft Outlook. E se è così, allora credici o no, hai già un'applicazione di tracciamento del tempo molto interessante integrata nel set di strumenti di Microsoft Outlook.

Poiché Outlook è comune quanto Word ed Excel sulla maggior parte dei computer di lavoro in tutto il mondo, vorrei condividere con voi alcuni suggerimenti su come utilizzare il strumento diario davvero interessante in Microsoft Outlook per tenere traccia della tua giornata - tra cui ogni attività, ogni email, ogni telefonata e tutto ciò che fai durante giorno. Questo è un sistema di gestione del tempo con un clic che batte praticamente qualsiasi altra cosa che potresti scaricare gratuitamente.

Utilizzo del diario di Outlook per registrare la giornata

La cosa sorprendente è che molte persone usano Outlook e non si rendono nemmeno conto che questo piccolo strumento è disponibile. Le persone sono così abituate a utilizzare il calendario, l'elenco delle attività e il client di posta elettronica che non si preoccupano nemmeno di guardare in basso a destra nella barra di navigazione a sinistra. C'è una piccola icona verde per notebook: questa è l'app Journal.

Quando apri questa piccola app, ti accorgerai abbastanza rapidamente che non è affatto così poco. Se lasci il diario aperto in un angolo dello schermo, puoi usarlo per tutto il giorno per tenere traccia di tutte le tue attività semplicemente facendo clic su un pulsante: la voce del diario.

Quando avvii una nuova voce di diario, devi solo dargli un nome (oggetto), scegliere un tipo di voce come una telefonata, un'e-mail o un'attività su cui stai lavorando, quindi fai clic sul pulsante "Ora inizio" Questo è tutto. Vai a lavoro. Puoi digitare una descrizione del lavoro in modo che in seguito quando visualizzi il tuo diario, avrai una registrazione dettagliata di ciò che hai fatto in quel giorno, ma davvero il valore di questo strumento è la capacità di tenere un registro giornaliero delle tue attività con il minimo sforzo tutti. Basta aprire e fare clic.

Dall'interno della voce del diario, puoi anche dare rapidamente il via a qualsiasi altra app di Outlook come un messaggio di posta elettronica, un appuntamento, una nuova attività e altro ancora. In altre parole, questo rende lo strumento Journal il miglior centro di gestione dei progetti per ciascuno dei progetti su cui potresti lavorare nel tuo lavoro. Quale modo migliore per tenere traccia delle ore complessive che hai trascorso su ciascun progetto, oltre a avere capacità di legare tutte le attività come attività, messaggi e-mail e altro, direttamente al progetto disco?

Se vuoi vedere quanto tempo hai dedicato al progetto o se il tuo progetto rientra nel progetto cronologia assegnata dal tuo capo, fai clic sull'icona "Cronologia" e vedrai le voci del diario disposte su un calendario sequenza temporale.

Puoi anche concentrarti sulla sequenza temporale e visualizzarla per ora, non solo per giorno.

Soprattutto, se il tuo capo continua a chiederti su cosa stai lavorando, tutto ciò che devi fare è fare clic con il tasto destro sul Diario del progetto e selezionare l'opzione "Condividi". Condividi semplicemente il diario con il tuo capo e lui o lei può monitorare rapidamente i tuoi progressi e quanto tempo che stai dedicando al progetto, senza la necessità di continuare a infastidirti su ciò che stai lavorando sopra. Una buona relazione capo-lavoratore si riduce davvero all'apertura e alla comunicazione, quindi offrire questo tipo di collaborazione e visibilità con il tuo capo otterrebbe facilmente dei punti piuttosto importanti.

Ovviamente, non è necessario visualizzare le voci su una lunga sequenza temporale. Se vuoi solo una rapida occhiata a tutto ciò su cui hai lavorato di recente, puoi semplicemente passare alla vista "Elenco voci" e ordinare per data.

Una volta che il tuo elenco di voci di diario si allunga in modo osceno, non temere: puoi semplicemente fare clic con il pulsante destro del mouse sulla sequenza temporale o elenco di voci e scegliere "Vai a data ..." Questo ti dà la possibilità di vedere tutte le voci che hai effettuato su un determinato giorno.

Quindi la prossima volta che il tuo collega dice "Ehi, ricordi quel progetto a cui stavamo lavorando lo scorso febbraio?" - Puoi apri semplicemente la tua app Journal super utile, vai a quella data e richiama tutte le tue note e attività da quella tempo. Sorprenderai tutti con la tua capacità di ricordare tutto ciò che hai mai fatto e ogni progetto che hai realizzato.

Questa è comunque l'app Journal in teoria. Il modo in cui le persone lo mettono effettivamente in pratica è un'altra storia. E il modo in cui lo metti in pratica dipende completamente da te, ma tieni presente che lo strumento è lì se mai ne hai bisogno.

Hai mai utilizzato lo strumento Diario di Outlook in Outlook? In che modo ha semplificato il tuo lavoro? Condividi le tue esperienze con esso nella sezione commenti qui sotto!

Credito immagine: Notebook in pelle tramite Shutterstock