Come creare l'ultimo sistema di gestione dei tempi perfetti che tu abbia mai usato

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J.R.R. Tolkien una volta scrisse, attraverso il personaggio di Gandalf, “Tutto ciò che dobbiamo decidere è cosa fare con il tempo che ci viene dato a noi." Se vuoi conoscere il segreto per creare il sistema di gestione del tempo perfetto al mondo, allora devi ascoltare Gandalf.

La mia strada personale verso il perfetto sistema di gestione del tempo è stata lunga ed è disseminata delle carcasse di tentativi passati. Dicono che la strada per l'inferno sia lastricata di buone intenzioni. Bene, diciamo solo che ho sempre iniziato a utilizzare ogni nuovo sistema con ottime intenzioni.

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Qual è il sistema di gestione del tempo perfetto?

Se sei come me, probabilmente ti senti di avere un sistema che è quasi quello che ti serve, ma non del tutto. C'è quasi sempre qualcosa che manca.

Il perfetto sistema di gestione del tempo dovrebbe avere le seguenti qualità.

• Ti permette un "posto tranquillo" per contemplare i tuoi obiettivi e sogni di vita
• Fornisce una perfetta integrazione delle attività correlate ai tuoi obiettivi
• Ti consente di organizzare e pianificare facilmente le tue responsabilità settimanali e quotidiane
• Ti aiuta a evitare di dimenticare compiti importanti
• È compatto e semplice, ma efficiente e all-inclusive

Quest'ultimo è come chiedere la luna, no? È la necessità di semplicità unita al requisito di essere tutto compreso che rende così impossibile trovare il sistema perfetto.

Creare una catena di montaggio per la gestione del tempo

Il sistema di gestione del tempo ideale dovrebbe funzionare come una catena di montaggio efficiente. Hai lavori in entrata (attività) e questi devono essere organizzati e pianificati e quindi integrati nel tuo calendario. Tale processo è simile al seguente:

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Mettere insieme i pezzi

Tuttavia, Trello non era ancora un posto facile pianificare gli obiettivi della vita Come creare una scheda di visione e soddisfare i tuoi obiettivi principaliPuoi chiamarli come grandi rocce o grandi obiettivi pelosi e audaci. Alcuni lo chiamano un elenco di bucket. Svuotare quel secchio richiede un'azione. È qui che uno strumento visivo come Trello si rivela utile. Leggi di più e la gestione delle attività da un passaggio all'altro è stata molto goffa.

Per questi motivi, ho finalmente deciso di prendere tutte le lezioni che ho imparato dai sistemi del passato Ho testato e ho combinato tutto in un unico sistema automatizzato di gestione del tempo che lo fa tutti.

1 °: crea il foglio di gestione del tempo principale

Il flusso di lavoro che ho rubato a Justin e utilizzato nel sistema Trello funziona bene. Fondamentalmente, inizi da un lato con tutte le tue nuove attività in arrivo che devi in ​​qualche modo adattarti al tuo programma. Quindi, a sinistra, hai un elenco di tutte le attività che vuoi completare questo mese. A sinistra, questa settimana.

Questo sistema ha funzionato per me per circa quattro o cinque mesi. Ho iniziato a dimenticare le cose presenti in alcune liste. Non sono stati trasferiti in "oggi" e poi sono stati sepolti. Il sistema ha iniziato a fallire.

Quindi ecco cosa ho fatto. Devi prima creare un foglio di lavoro Google e creare quattro fogli.

In questo caso, inizi a sinistra e crei un in arrivo foglio. Questo elencherà tutte le attività in arrivo dai vari altri sistemi.

A destra di questo, si crea un Richieste mensili foglio. A destra di quello crea un Richieste settimanali foglio. A destra di quello crea il tuo Programma settimanale foglio.

In un momento potremo formattare quei singoli fogli. Ma prima, crea un calendario settimanale in Programma settimanale foglio creando una riga di giorni della settimana e una colonna di ogni mezz'ora per un'intera giornata.

Ora che hai il tuo programma settimanale pronto per l'uso, è tempo di iniziare a inserire attività nel tuo nuovo sistema di gestione del tempo!

Sul Foglio in arrivo, creare intestazioni per Compito, Progetto, Data aggiunta, Etichetta, Priorità, collegamento, In programma, e Fatto.

Tutti questi campi avranno senso in un momento in cui inizieremo a alimentare il tuo foglio "In arrivo" con feed automatici.

2 ° - Crea e automatizza i tuoi obiettivi di vita

Il primo di questi feed saranno i tuoi obiettivi di vita.

L'unica lezione più importante che ho imparato è che quando si tratta di grandi obiettivi, è necessario uno spazio che è pulito e destinato a un solo scopo: contemplare le cose che sono più importanti tu.

Di tutte le app di gestione del tempo che abbia mai provato, questo è uno scopo per il quale Todoist è perfetto.

È pulito e semplice. Crei questi grandi obiettivi di vita a sinistra e poi a destra, li dividi in obiettivi secondari in cui ti impegnerai per tutta la vita.

Ad esempio, uno dei miei obiettivi di vita è quello di avere una famiglia felice. Alcuni sotto-obiettivi di questo sarebbero "Fornire un'infanzia positiva" per i miei figli, o "Essere un marito devoto e premuroso". Sotto questi sotto-obiettivi, sono dove vanno più specifici. Ad esempio, costruire una camera da letto per mia figlia le darebbe sicuramente un'esperienza d'infanzia più positiva.

Ora, questo è un processabile compito. Quello che vuoi fare è impostare etichette per queste attività eseguibili, in modo che ToDoist le invii automaticamente al tuo sistema di gestione del tempo principale.

Dovrai usare ToDoist Premium avere accesso alle etichette (è economico e ne vale la pena!)

In ToDoist, basta fare clic su etichette nella barra di navigazione a sinistra e quindi fare clic su Aggiungi etichetta pulsante.

Nell'esempio sopra, per la creazione di un'attività in camera da letto, dopo aver creato un'etichetta happy_family, ho aggiunto "@happy_family" all'attività stessa, per etichettarla.

Perché queste etichette ti aiutano? Perché ora puoi usare IFTTT per individuare quelle attività etichettate e inserirle nel tuo nuovo di zecca in arrivo foglio in Fogli Google.

In IFTTT, basta selezionare il trigger ToDoist e selezionare Nuova attività creata con l'etichetta.

Successivamente, puoi scegliere da un elenco a discesa delle etichette che hai creato, nonché dal Progetto in cui hai usato l'etichetta.

Infine, imposta l'Azione su Google Drive, seleziona Aggiungi riga al foglio di calcoloe digita il nome corretto del foglio di lavoro di Google in cui hai creato il foglio "In arrivo".

Notare i campi in quell'output? Questi sono gli stessi campi che hai appena creato nel foglio di calcolo.

Quindi ora, ogni volta che crei un'attività correlata agli obiettivi di vita in ToDoist e applichi una delle etichette hai creato trigger IFTTT per, quell'attività verrà automaticamente caricata nell'Incoming foglio di calcolo.

Pensaci. Ora puoi rilassarti, liberare la mente e pianificare i tuoi obiettivi di vita. Non preoccuparti di come pianificare ciò che devi fare per raggiungerli: fai semplicemente brainstorming ed etichetta le attività che dovrai compiere per arrivarci. Lascia che l'automazione si occupi di tutto il resto.

3 °: automatizza le tue richieste urgenti

Certo, la tua vita è più che solo i tuoi obiettivi di vita. Ammettiamolo, le richieste quotidiane, le telefonate e le email ti bombardano costantemente con nuove richieste e nuove attività. Hai bisogno di un modo per gestire anche queste richieste.

La risposta a ciò sta anche automatizzando un feed "in entrata" dal tuo account e-mail. Non ti preoccupare, è davvero facile. Basta creare un trigger IFTTT per ogni volta tu stella un'e-mail nella tua casella di posta.

Quindi crea la stessa azione che hai fatto prima: Aggiungi riga al foglio di calcolo. Assicurati di digitare correttamente lo stesso nome del foglio di calcolo. Dovrai anche personalizzare il Riga formattata in modo che restituisca i campi richiesti per la tabella Incoming che hai creato.

L'importante è solo assicurarsi che l'oggetto dell'e-mail sia allineato con il campo "Attività" nel foglio di calcolo.

Ora, ogni volta che aggiungi un'e-mail alla posta in arrivo, quell'oggetto dell'oggetto e-mail viene aggiunto al foglio di lavoro come un'altra attività in arrivo.

Il bello di questo è che mentre scansionate le e-mail e individuate un'e-mail che richiede tempo, deve diventare un'attività pianificata nel flusso di lavoro. Non perdere tempo a cercare di eseguire immediatamente l'attività. Basta starlo e andare avanti.

Ora che hai i tuoi obiettivi di vita e le tue e-mail quotidiane tutte automatizzate per riempire le attività in arrivo coda del tuo nuovo sistema di gestione del tempo, è ora di iniziare a organizzare il flusso di lavoro sistema.

4 ° - Organizza il tuo flusso di lavoro di gestione del tempo

Ora arriva la parte divertente. Se hai usato ToDoist per pianificare i tuoi obiettivi a lungo termine e hai recitato in importanti cose nelle tue e-mail, vedrai un sacco di nuove attività nel foglio!

Ricorda il In programma e Fatto campi che hai creato? Bene, quelli erano extra che non verranno riempiti dall'automazione. Questo perché quando si seleziona ciascun nome di attività e si sposta su Questo mese o Questa settimana fogli, devi prendere nota che hai programmato quell'attività. Una volta completata l'attività, è possibile contrassegnarla come eseguita utilizzando il campo Fine.

Una volta che un'attività è pianificata, esiste nel foglio Mese o Settimana. L'idea è che su base mensile, è necessario spostare tutte le attività in entrata che si ritiene di poter svolgere questo mese in Questo mese foglio.

Il Questo mese e Questa settimana i fogli dovrebbero avere i seguenti campi: Compito, Chi per?, Frequenza, Ripetere e Obiettivo nella vita.

Mentre sposti un nome di attività da In arrivo a Questo mese, prenditi il ​​tempo necessario per compilare quei campi. Per chi (quale cliente o persona) è il compito? È un'attività che devi ripetere ogni mese? Viene da uno dei tuoi obiettivi di vita?

Ancora più importante, definire quando l'attività deve essere completata da. L'ordinamento in base a questo campo ti aiuterà a stabilire le priorità delle attività da eseguire quando pianifichi la tua settimana.

Ricorda, fallo ogni mese. Inoltre, prenditi del tempo all'inizio della settimana per spostare le attività dal Questo mese foglio identico Questa settimana foglio. Oppure, nei casi in cui l'attività si ripete mensilmente, potresti semplicemente aggiungere l'attività direttamente al tuo calendario settimanale e aggiornare il campo "Prossima scadenza".

Questa è la bellezza di questo sistema. Può aiutarti a gestire tutto: compiti relativi a quegli importanti obiettivi di vita, banali compiti quotidiani che ne derivano e-mail, mansioni mensili e settimanali che è necessario eseguire indipendentemente da cosa, e quindi le attività importanti che si aggiungono il in arrivo foglio da soli.

Man mano che le attività vengono elaborate e scorrono da una scheda all'altra, diventano datate e prioritarie, quindi alla fine la aggiungerai al tuo programma per la prossima settimana. Questa è la pianificazione nell'ultima scheda, creata all'inizio di questo articolo. Questo utilizza il strategia di blocco del tempo Time Blocking - L'arma segreta per una migliore concentrazioneStai cercando un modo più efficiente per organizzare le tue giornate lavorative? Prova Time Blocking. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a rimanere in pista mentre tieni a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Leggi di più di cui Rob ha scritto di recente, il che funziona abbastanza bene.

È possibile prendere in considerazione la codifica a colori di tali attività quando vengono aggiunte alla pianificazione per la settimana. Forse, crea un codice colore per ogni cliente diverso o usa colori diversi per indicare diversi progetti o priorità.

La chiave di questo sistema è che è in grado di gestire tutto, dalla tua pianificazione della vita e definizione degli obiettivi 5 errori critici da evitare durante la definizione degli obiettiviLa definizione degli obiettivi è un ottimo modo per ridurre la procrastinazione e aumentare la produttività. Se non hai obiettivi, non hai direzione. Senza direzione, è facile sentirsi persi e confusi. Per fortuna,... Leggi di più , ai progetti a cui stai lavorando in questo momento.

Sono quindi previsti per essere eseguiti nella seconda e terza scheda e infine programmati e realizzati nell'ultima scheda. Finché sei abbastanza disciplinato da sederti e utilizzare questo sistema per pianificare il tuo prossimo mese e settimana, aumenterà la tua produttività molte volte.

Hai già trovato il tuo sistema di gestione del tempo perfetto? Sembra che potrebbe funzionare per te? Condividi le tue esperienze e suggerimenti sulla gestione del tempo nella sezione commenti qui sotto!

Crediti immagine: Gestione del tempo Via Shutterstock