7 modelli mentali per completare il tuo lavoro

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Steve Jobs aveva il suo famoso "campo di distorsione della realtà".

La verità dietro la superpotenza è meno magica ma non meno potente. È stato il suo modello mentale unico che lo ha aiutato a riformulare il mondo e tendere un'imboscata agli altri con le sue idee che cambiano il mondo.

Steve Jobs ha visto le cose in modo diverso.

I modelli mentali sono gli occhiali invisibili attraverso i quali vediamo il mondo. In parole povere, stanno spazzando "leggi" che costruiamo internamente che ci aiutano a capire il mondo. I modelli mentali sono generati dall'esperienza, alimentati dall'osservazione e migliorati dalla ragione.

Ma come qualsiasi obiettivo, i modelli mentali possono diventare miopi o sfocati. Ecco perché è così importante lavorare continuamente sui modelli mentali che adottiamo per noi stessi.

Perché sono importanti i modelli mentali?

Un modello mentale radicato ma imperfetto può evitare ondate di pensieri retti. Ad esempio, il pregiudizio di conferma ci rende ciechi a modi alternativi di interpretare le informazioni. Il giusto modello mentale, che ci aiuta a rimuovere i filtri attorno ai nostri pensieri, può renderci più consapevoli dei decisori.

La realtà è fatta di cerchi ma vediamo linee rette.

- Peter M. Senge, The Fifth Discipline: The Art & Practice of The Learning Organization

In breve, possiamo hackerare il modo in cui pensiamo lanciando il giusto modello mentale o una bomba a grappolo di modelli mentali nel nostro cervello animale.

Modelli mentali e strumenti di implementazione

Pensa agli strumenti come palette per aiutarti a dipingere i tuoi "pensieri". Possono aiutarci a trovare nuovi approcci ai vecchi modelli di pensiero. In alcuni casi, possono aiutarci a creare modelli mentali completamente nuovi.

Quindi, integriamo alcuni modelli mentali nelle nostre routine quotidiane e guadagniamo slancio per una migliore gestione del tempo, determinazione e autoriflessione.

1. Abbassa l'energia di attivazione

Immagina di alzarti dal letto.

Questo semplice evento fatto al momento giusto dà il via alla tua giornata. L '"energia di attivazione" per questa attività è bassa perché è un'abitudine.

L'uso dell'energia di attivazione come modello mentale ci riporta alla lezione di chimica dove abbiamo appreso che le reazioni energicamente impegnative richiedono un'elevata quantità di energia di attivazione.

Qualsiasi abitudine o attività produttiva segue lo stesso modello. Più complesso è il lavoro, maggiore sarà l'energia di attivazione richiesta per avviarlo e sostenerlo. Inoltre, maggiore sarà la tua voglia di procrastinare.

Il trucco per superare questa barriera è quello di ridurre l'energia mentale necessaria per iniziare un'attività. Inoltre, puoi riprogettare il lavoro modificando le condizioni che ti trattengono dal primo passaggio. Ad esempio, è possibile suddividere un'attività complessa in passaggi semplici e piccoli.

Ricorda che tutto si riduce all'esercizio di una sola cosa: la nostra forza di volontà muscolare Come lavorare il muscolo della forza di volontàAlcune persone non hanno il problema della forza di volontà. Cosa rende diverse quelle persone produttive? A quanto pare, ci sono molte ricerche sull'argomento e la risposta risulta piuttosto semplice Leggi di più . Quindi, lancia tutto. Anche l'orologio.

Usandolo come modello mentale

Uno degli strumenti più semplici per aiutare a ridurre l'energia di attivazione è il timer sul telefono. Quando qualcosa ti sta trattenendo, dì solo a te stesso di lavorarci su due minuti e non di più.

Prendiamo in prestito un'altra idea da Shawn Achor e dal suo libro Il vantaggio della felicità (circa). Suggerisce che "dovremmo identificare l'energia di attivazione - il tempo, le scelte, lo sforzo mentale e fisico di cui hanno bisogno - e quindi ridurla".

Ridurre questa energia di attivazione anche di 20 secondi offre vantaggi che possono precipitare nel corso della giornata.

2. Piega il tempo con la legge del Parkinson

Questa è la Legge del Parkinson e dice solo che la quantità di tempo che devi portare a termine un compito, è la quantità che prenderai. Per essere più produttivo, stimola il tuo cervello accorciando il tempo necessario. È un'osservazione e non una regola rigida. Ma grazie a Cyril Northcote Parkinson la prossima volta che lavori in tempi stretti. Anche se, lo ha usato in un contesto molto specifico: il servizio civile britannico.

Il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento.

esso non significa che procrastini e usi il panico dell'ultimo minuto per portare a termine un compito. Invece, ogni volta che hai qualcosa che deve essere fatto, sperimenta linee temporali più brevi.

Usandolo come modello mentale

Non consentire che scadenze esterne aumentino la pressione all'ultimo minuto. Pre-pianifica e imposta le tue micro-scadenze per il tuo progetto. Le micro-scadenze dovrebbero essere le più brevi possibili. È inoltre possibile ottimizzare la messa a fuoco con concetto di time-blocking.

Usa un semplice timer per le scadenze orarie o una notifica di Google Calendar per progetti più lunghi. Uso Zapier con Google Calendar per impostare avvisi su Slack, Email o SMS mentre scade la scadenza.

3. Fai una cosa alla volta con Single Task

Pensa a un cervello multitasking come un disco rigido frammentato.

Il cervello come il nostro disco fisso continua a funzionare, ma è un uso ottimale delle sue risorse? Il multitasking apre diverse porte alle distrazioni. Come questo Studio Microsoft mostra, il calo della produttività può arrivare fino a mezza giornata!

Il single-tasking vs. dibattito multi-tasking Singolo vs. Multitasking: qual è il migliore per la produttività?Il multitasking è un metodo comune per aumentare la produttività. Si scopre che non è necessariamente il proiettile d'argento per la produttività. La chiave è sapere quando eseguire il multitasking. Leggi di più avrebbe potuto finire, ma molti indossano ancora quest'ultimo come distintivo d'onore. Adotta l'abitudine del single-tasking concentrandosi su un unico grande obiettivo. Levalo di mezzo e passa al successivo. Infine, usa la consapevolezza per spegnere il computer e il telefono quando il lavoro è svolto per la giornata.

Usandolo come modello mentale

Esistono molti modi per attività singola. Alcuni richiedono modifiche alle nostre abitudini, mentre altri hanno bisogno di guardie del corpo più forti. Ecco alcune idee e strumenti per concentrarsi su una cosa alla volta.

Chiudi la tua email.

Configura il tuo computer con gli strumenti giusti per aiutare con un lavoro concentrato 3 modi per fermare il multitasking e rimanere concentrati per essere più efficienti e produttivi [Windows]Su MakeUseOf abbiamo scritto innumerevoli articoli su come eseguire il multitasking. A quanto pare, tuttavia, il multitasking fa casino con il tuo cervello. La ricerca mostra che le persone che multitasking molto sono "più suscettibili alle interferenze da ... Leggi di più .

Tieni sempre aperta una scheda del browser o imposta limiti con estensioni di Chrome come xtab.

Blocco delle notifiche e distrazione dei siti social con app come La libertà e Autocontrollo.

Pianifica le tue cose da fare con strumenti come Any.do o OneTask (Mac).

4. Investi con il principio di Pareto

Vilfredo Pareto non ha mai visto il principio diventare così universale durante la sua vita.

L'economista italiano ha appena notato che l'80% della ricchezza e della terra erano controllati solo dal 20% della popolazione. La regola empirica "80-20" trova applicazione in molte aree della nostra vita ma, è comunemente usata in modo improprio. L'osservazione afferma semplicemente che l'80% dei risultati può essere attribuito al 20% delle cause.

Oggi, nel nostro Zen per la produttività, affermiamo che il 20% dei nostri sforzi crea l'80% dei nostri risultati. Le percentuali sono fuorvianti poiché la linea tra sforzi e risultati potrebbe non essere sempre così chiara. Ma la verità è che la maggior parte delle cose nella vita non è così uniforme - quindi per fare il lavoro dovremmo imparare a concentrarci su ciò che conta di più.

Usandolo come modello mentale

Seguire le osservazioni del principio di Pareto a eliminare lo stress dalla produttività 4 modi per eliminare lo stress dalla produttivitàCon alcune modifiche ben mirate, puoi aumentare la tua produttività a passi da gigante. Applica questi semplici metodi alla tua vita e il risultato è quello che ti aspetteresti: lavorare meglio con uno sforzo minore. Leggi di più . Cerca i "pochi vitali" nel rumore dei "molti banali". Ecco alcuni esperimenti di Pareto:

• Lo uso per sfogliare più articoli online, ma leggo solo i due migliori.
• Puoi dare la priorità al tuo elenco di cose da fare classificando ciascun elemento in base allo sforzo e ai risultati.
• Raggruppa le tue e-mail in categorie di base. Uso risposte in scatola per le risposte e-mail più comuni che offrono il minimo beneficio.
• Esegui un'autoanalisi con un modello semplice e un tracker temporale per trovare le tue attività fondamentali contro le tue distrazioni. Jared Dees condivide a Modello 80/20 per produttività personale.

5. Dai la priorità alla matrice Eisenhower

Ho due tipi di problemi, l'urgente e l'importante. Gli urgenti non sono importanti e gli importanti non sono mai urgenti.

Questa in breve è la famosa citazione che ha portato alla matrice decisionale di Eisenhower. Qualsiasi decisione basata sul tempo può essere collocata in uno dei quattro quadranti della matrice.

• Urgente e importante (compiti che dovresti fare immediatamente).
• Importante, ma non urgente (attività che è possibile pianificare per dopo).
• Urgente, ma non importante (compiti che dovresti delegare a qualcun altro).
• Né urgente né importante (attività che è possibile eliminare).

Decidendo tra urgenza e importanza non solo puoi dare priorità alle tue attività quotidiane, ma anche ai tuoi obiettivi di vita.

Usandolo come modello mentale

Usa la matrice Eisenhower non solo per decidere gli obiettivi che contano, ma anche per eliminare le attività che non lo fanno.

Ci chiede James Clear chiarire i nostri obiettivi perché può essere difficile eliminare le attività di perdita di tempo se non sei sicuro di ciò per cui stai lavorando. Offre a modello di foglio di calcolo della scatola di Eisenhower.

Eisenhower.me ha offerto il video sopra e un pratico blocco note Eisenhower per raggiungere i tuoi obiettivi. C'è un'app online se non ti piace carta e penna.

Questo grafico colorato di Xerox (PDF) usa il colore per evidenziare l'importanza relativa delle attività. Importante ma non urgente è la zona più produttiva per trascorrere il tempo.

Matrice prioritaria da Affluence.com ha app per Windows, Mac, iOS e Android.

6. Risolvi i problemi con il pensiero laterale

Pensa fuori dagli schemi. Guarda il problema da diverse angolazioni e risolvilo in modo indiretto.

Perché potrebbe essere la tua abilità di sopravvivenza più importante sul posto di lavoro di domani, dove l'innovazione sarà il mantra. Edward de Bono detto meglio:

L'intelligenza è qualcosa con cui siamo nati. Il pensiero è un'abilità che deve essere appresa.

Il pensiero laterale è di immensa importanza nelle sessioni di brainstorming di gruppo o in qualsiasi progetto collaborativo. Le nostre menti tendono a pensare in linea retta proprio quando abbiamo bisogno di vedere i problemi sotto una nuova luce e trovare soluzioni eleganti.

Usandolo come modello mentale

Il pensiero laterale è uno dei modelli mentali più difficili da usare perché devi allenarti per questo. Ma i profitti sono enormi: da una migliore creatività a una maggiore consapevolezza. La buona notizia è che il pensiero laterale può essere appreso.

Inizia un hobby creativo o gioca con i puzzle di pensiero laterale. Sviluppa l'abitudine di guardare le cose in modo diverso. Uso mappe mentali visive 8 modelli di MS Word che ti aiutano a fare brainstorming e mappare le tue idee rapidamenteI modelli di Word gratuiti non riguardano solo bellissimi documenti, curriculum perfetti e copertine. Possono essere vitali anche per il brainstorming e le mappe mentali. Ecco otto modelli di Word per le tue esigenze di ideazione. Leggi di più attingere a tutto il tuo cervello e collegare ogni seme di un pensiero. Trova app come Strategie oblique o Oflow per sbloccarsi.

7. Prevedere con un rimpianto quadro di minimizzazione

Grazie a questo modello in metallo, puoi sederti sulla poltrona e ordinare qualsiasi cosa da un libro e un trattore.

Come dice Jeff Bezos, il breve termine può farti prendere a pugni in compiacenza. Per lavorare su cose che contano, devi solo proiettarti nel futuro e pensare a come sarà una vita senza "rimpianti".

Il Regret Minimization Framework è per i grandi obiettivi pelosi della tua vita. Può aiutarti a chiarire i tuoi obiettivi, metterli nella casella "Importante ma non urgente" di Eisenhower e creare altri framework per pianificare la strada da percorrere.

Usandolo come modello mentale

Lo strumento migliore per iniziare il tuo Regret Minimization Framework è educarti su te stesso. Per me, è iniziato con un elenco di bucket. Per te potrebbe essere qualsiasi altro esercizio di ricerca dell'anima.

Che ne dite di scrivere sul diario Come avviare un'abitudine di journaling con 7 modelli sempliciSe hai un modello di journaling, hai un grande vantaggio: non devi capire cosa scrivere! I modelli consentono di risparmiare tempo e riducono anche l'attrito dell'avviamento. Leggi di più ? Un esercizio di auto-interrogatorio per un mese può portare alla luce desideri repressi e aiutarti a trovare modi per ridurre al minimo i rimpianti futuri.

Sei un pensatore indipendente?

Charlie Munger è noto per l'utilizzo di uno schermo di modelli mentali per valutare le opportunità di investimento. Se puoi, prendi una copia di Almanacco del povero Charlie per l'educazione di una vita in 500 pagine.

Il modo per vincere è lavoro, lavoro, lavoro e spero di avere qualche idea.

Quali sono i piccoli sistemi nel tuo mondo che ti aiutano a rimanere equilibrato e produttivo? Qual è l'unico modello mentale che funziona davvero per te sopra le altre? E qual è quello che ti sta trattenendo?

Credito di immagine: Huza via Shutterstock, Alison via Shutterstock