Modi semplici per organizzare i tuoi file su Mac

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La maggior parte degli utenti di computer moderni potrebbe avere difficoltà a immaginare di vivere nel momento in cui la dimensione dei dischi rigidi del computer era compresa tra pochi megabyte. Ma gli utenti dei primi tempi dei computer conoscevano così bene la limitazione dello spazio di archiviazione che hanno imparato ad essere molto selettivi nella scelta dei file da conservare e dei file da eliminare.

Grazie al lusso di uno spazio di archiviazione praticamente illimitato che abbiamo oggi, gli utenti di computer hanno sviluppato l'atteggiamento "salva tutto adesso, pensaci più tardi". Il problema è che per alcune persone "troppe cose da fare" - come me (e forse la maggior parte di voi) - "dopo" potrebbe non arrivare mai.

Quindi un giorno, la centesima volta che ti ritrovi a rovistare il tuo disco rigido (s) per quel file specifico che tu hai davvero bisogno di un indizio sull'identità del file, vorresti aver fatto qualcosa prima nell'organizzazione dei file Dipartimento.

Il raggruppamento e la ricerca

La soluzione più comune ai problemi di organizzazione dei file è quella di raggruppare i file simili in cartelle. Ad esempio: tutti i file relativi a Project X andrebbero nella cartella "Project X", mentre tutti i file MP3 andranno nella cartella "Music".

I problemi sorgono quando devi decidere dove mettere i file da Project X che sono anche MP3. E il più delle volte, è molto più complicato di così.

Per aiutarti ad aumentare l'efficacia dell'uso delle cartelle come mezzo per organizzare i file, puoi provare Smart Folder.

• Vai al Finder, quindi al menu File â † ’Nuova cartella smart (o Comando + Opzione + N)

Puoi anche creare una cartella smart facendo una ricerca nella finestra del Finder.

• Imposta le regole della cartella scegliendo le opzioni disponibili lì.
• Fai clic sul pulsante più (+) per aggiungere altre regole.
• Fai clic sul pulsante meno (-) per eliminare una regola.

Alcune cose che puoi impostare per esempio: la posizione del file, il tipo di file, la data dell'ultima apertura, la data dell'ultima modifica, il nome, ecc.

Non dimenticare di premere il pulsante "Salva" dopo aver personalizzato tutte le regole e selezionare la casella "Aggiungi alla barra laterale" per mettere la cartella smart nella barra laterale in modo da poter accedere facilmente a esse.

In questo modo, è possibile impostare i contenuti della cartella smart come file PDF creati in una settimana e avere la parola "fatturazione" nel nome. Una volta che un file PDF ha più di una settimana, sarà automaticamente fuori dalla cartella smart.

Se non hai più bisogno della cartella smart, fai semplicemente clic con il pulsante destro del mouse e scegli "Rimuovi dalla barra laterale" dal menu a comparsa.

Il tagging

Gli utenti Mac possono migliorare l'usabilità della ricerca di Smart Folder e Spotlight aggiungendo tag ai file. È possibile assegnare più tag a un file o una cartella e andare oltre i file di raggruppamento all'interno delle cartelle.

Il modo tradizionale di etichettare è aggiungere commenti Spotlight dalla finestra delle informazioni sul file. È possibile accedere alle finestre delle informazioni sul file facendo clic con il tasto destro del mouse sull'elemento e scegliere "Ottieni informazioni" dal menu a comparsa, oppure selezionare l'elemento e premere Comando + I.

Ma taggare un file o una cartella alla volta è un'attività noiosa e che richiede tempo. Per non parlare del noioso. Il modo più semplice è usando Tagit.

È una piccola applicazione che ti aiuterà a taggare facilmente più file. TagIt semplifica anche il processo di ricerca dei file in base ai loro tag. E come bonus, puoi anche assegnare voti ai file o alle cartelle.

Puoi cercare i tag direttamente da Spotlight utilizzando la stringa di ricerca "tag: the_name_of_the_tag" senza virgolette.

Pochi possibili scenari di utilizzo di tag per file e cartelle sono:

• Assegna il tag "In corso" a qualcosa su cui stai attualmente lavorando e cambia il tag in "Fatto" dopo aver terminato il progetto.
• Assegna i nomi del cliente come tag al file.
• Utilizzare le classificazioni come livello di "importanza".
• Aggiungi i nomi dei membri del team.
• Aggiungi il numero di revisione.

E aggiungendo tag alle regole della Smart Folder, puoi organizzare i tuoi file e cartelle molto meglio.

E tu? Quale metodo usi per organizzare i file? Condividi usando la sezione commenti qui sotto.