13 trucchi di Google Calendar per aumentare la tua produttività

Punti chiave

• Imposta promemoria predefiniti per tutti gli eventi in Google Calendar per evitare di perdere appuntamenti importanti e migliorare la produttività. Aggiungi più notifiche se necessario.
• Integra Google Calendar con altri strumenti per semplificare i flussi di lavoro ed evitare il passaggio costante da un'app all'altra. Ad esempio, integra con Slack per la pianificazione e l'aggiornamento dello stato.
• Ricevi un'e-mail con l'agenda quotidiana per dare priorità a promemoria e appuntamenti importanti. Configuralo nelle impostazioni di Google Calendar per assicurarti di non perdere mai una notifica.

È più probabile che tu abbia utilizzato Google Calendar almeno una volta, sia che qualcuno ti abbia inviato un invito a una riunione o che tu abbia finito per utilizzarlo perché viene fornito con il tuo dispositivo.

Sebbene Google Calendar sia un'app piuttosto semplice quando si tratta di pianificazione, ne include diverse funzionalità e integrazioni straordinarie che possono aiutarti ad aumentare la tua produttività e migliorare il tuo rendimento complessivo efficienza. Ecco un elenco di alcuni dei migliori di seguito.

1. Imposta promemoria predefiniti

È sempre utile impostare promemoria per evitare di perdere eventuali eventi imminenti o per concedersi abbastanza tempo per prepararsi. Tuttavia, impostare un promemoria per ogni nuovo evento che crei può essere una vera seccatura.

Fortunatamente, Google Calendar ti consente di creare automaticamente promemoria predefiniti per tutti gli eventi che crei. Ecco come:

1. Vai alla home page di Google Calendar.
2. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio a destra e seleziona Impostazioni.
3. Sotto Impostazioni per i miei calendari, seleziona il tuo calendario.
4. Selezionare Notifiche eventi e quindi selezionare + Aggiungi notifica.
5. Scegli la durata che preferisci cliccando sul menu a tendina.

D'ora in poi, tutti gli eventi che creerai avranno automaticamente questi promemoria predefiniti. Tieni presente che puoi aggiungere più di una notifica, ad esempio se desideri ricevere diverse notifiche per il tuo evento.

La gestione e l'utilizzo quotidiano di diversi strumenti, sia per uso personale che lavorativo, può diventare travolgente, richiedendoti di passare costantemente da uno strumento all'altro per rimanere consapevole dei tuoi progetti e attività.

Molti di questi strumenti ti consentono di integrare Google Calendar in modo da non dover trasferire manualmente le informazioni da o verso l'app al calendario. Ad esempio, Google Calendar è un integrazione Slack piuttosto utile che dovresti provare se utilizzi l'app di messaggistica aziendale. L'integrazione ti consente di pianificare ed eliminare eventi direttamente da Slack. Slack può aggiornare il tuo stato in base al tuo programma! Tieni presente che il modo in cui integri Google Calendar con un'app varia a seconda dell'app.

3. Ricevi la tua agenda giornaliera via e-mail

Se hai l'abitudine di cancellare con disinvoltura le notifiche senza pensarci due volte, ci sono buone probabilità che tu possa trascurare le notifiche del calendario. E se dai la priorità alle e-mail rispetto ad altre forme di comunicazione, ecco un trucco utile: puoi ricevere il tuo programma giornaliero direttamente alla tua e-mail. In questo modo, non perderai promemoria e appuntamenti importanti.

Per fare questo:

1. Vai su Google Calendar e fai clic sull'icona a forma di ingranaggio.
2. Selezionare Impostazioni > Impostazioni per i miei calendari.
3. Scegli il calendario da cui desideri ricevere un'e-mail.
4. Scorri verso il basso fino a Altre notifiche.
5. Vai a Agenda quotidiana e seleziona E-mail dal menu a discesa.

Aspettati di ricevere un'e-mail con l'agenda quotidiana ogni mattina alle cinque del mattino per avere un'idea di come sarebbe la tua giornata.

4. Inizia la settimana in un giorno diverso

Se il tuo lavoro prevede orari variabili, incarichi offshore con diversi giorni di inizio settimana o preferisci semplicemente un inizio non tradizionale della settimana, Google Calendar è quello che fa per te. Puoi modificare facilmente il giorno iniziale della settimana in Google Calendar.

Vai semplicemente al tuo Google Calendar Impostazioni, Selezionare Generale, quindi scorri verso il basso fino a Visualizza opzioni. Clic Inizia la settimana e scegliere da Sabato, Domenica, O Lunedi.

5. Usa la tua voce per impostare un nuovo evento

Se le tue mani non sono libere al momento ma devi pianificare immediatamente un evento, puoi utilizzare la tua voce per creare un evento invece di aprire l'app Google Calendar e digitare tutti i dettagli.

Dì semplicemente qualcosa del tipo: "Ehi Google, crea un evento nel calendario: una cena con Jane Doe alle 20:00". da Chili. Oltre a registrare tutte le informazioni, Google potrebbe richiedere ulteriori informazioni prima di salvare l'evento.

Tieni presente che ciò non è possibile se utilizzi un dispositivo Apple. Siri non può creare eventi con Google Calendar. Se desideri che Siri aggiunga eventi al tuo Google Calendar, devi impostarlo come calendario predefinito. Fallo andando a Impostazioni > Calendario > Calendario predefinito.

6. Incorpora il tuo calendario

Gestire il tuo programma potrebbe essere difficile, soprattutto se le persone vogliono fissare orari con te. Se disponi di un sito web, consenti ad altre persone di impostare un programma con te in base alle loro preferenze incorporando il tuo calendario nel tuo sito web.

7. Utilizza un software di pianificazione online

Condividere il tuo calendario può comportare lo svantaggio di sfruttare il tuo tempo libero. Se stai cercando un migliore controllo su quando gli altri possono programmare appuntamenti con te, vale la pena esplorarlo strumenti che semplificano la pianificazione online, come Calendly.

Quando ti iscrivi a Calendly utilizzando il tuo indirizzo Gmail, sincronizza perfettamente il tuo calendario con il tuo account Calendly. Ma non è tutto. Questa integrazione offre numerosi vantaggi, come la pianificazione automatizzata, la gestione del fuso orario e la personalizzazione, rendendo l'esperienza di prenotazione con te un'esperienza più personalizzata.

8. Imposta i periodi di tempo

Google Calendar può aiutarti ulteriormente raggiungere la massima produttività con blocchi temporali. La funzione ti consente di assegnare slot designati in modo da poterti concentrare su progetti o attività specifici. Ciò ti consente di concentrare le tue energie su obiettivi particolari in modo efficiente, evitandoti di procrastinare e perdere tempo passando da un compito all'altro.

9. Rifiuta automaticamente gli eventi

L'utilizzo di Google Calendar non solo ti aiuta a tenere traccia dei tuoi appuntamenti. Puoi anche usarlo per assicurarti di mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata. Quando imposti un programma di lavoro, Google Calendar può rifiutare automaticamente le richieste di riunione quando sei fuori ufficio o in vacanza.

Puoi anche inviare loro un messaggio di assenza dall'ufficio, informandoli su cosa possono fare nel frattempo, ad esempio indirizzarli a un altro collega che possa gestire le loro richieste o preoccupazioni.

10. Alternato con un altro fuso orario

Lavorare con persone in altri fusi orari può rendere complicata la pianificazione delle riunioni e l'impostazione dei programmi. Invece di dedicare troppo tempo a consultare un convertitore di fuso orario online, puoi utilizzare la funzione del fuso orario secondario di Google Calendar per tenere traccia delle differenze orarie ed evitare incidenti di pianificazione.

In Google Calendar, fai clic su Impostazioni > Generale > Fuso orario. Tic tac Visualizza il fuso orario secondario Sotto Fuso orario.Puoi anche aggiungere etichette a ciascun fuso orario per un'ulteriore organizzazione.

11. Crea riunioni ricorrenti

Se hai riunioni ogni settimana o mese, puoi impostare riunioni ricorrenti invece di creare manualmente eventi ogni volta. Quando crei un evento, seleziona il menu a discesa che dice Non si ripete e scegli la frequenza con cui vuoi che l'evento si ripeta.

12. Crea un collegamento all'evento

Sebbene la creazione di un nuovo evento su Google Calendar richieda solo diversi clic, un collegamento all'evento salta la maggior parte dei passaggi e ti porta direttamente alla nuova finestra dell'evento in Google Calendar.

Basta aprire il browser, digitare cal.nuovoe colpisci accedere o ritorno. Inoltre, c'è un lungo elenco di Scorciatoie di Google Calendar che può aiutarti a navigare e utilizzare l'app in modo più efficiente.

13. Trova il momento ideale per le riunioni

Trovare il momento ideale è un'altra difficoltà quando si fissa una riunione o un programma. Ciò diventa più difficile quanto più sono coinvolte le persone, e la situazione diventa ancora più confusa se si inseriscono nell’equazione fusi orari diversi.

Fortunatamente, Google Calendar dispone della funzione Trova un orario che ti consente di trovare un orario disponibile per tutti i membri del team. Tuttavia, richiede l'accesso ai calendari Google del team e puoi utilizzarlo solo tramite l'app Web, non sull'app mobile. Questa funzione ti consente di trovare un orario reciprocamente disponibile che funzioni per tutti i membri del team.

Usa il tuo calendario a tuo vantaggio

Google Calendar offre una gamma di funzionalità e integrazioni che aumentano la produttività. Dall'impostazione di promemoria predefiniti alla gestione dei fusi orari e all'utilizzo dei comandi vocali, padroneggiare questi hack può aiutarti a sfruttare al meglio il tuo calendario per una gestione efficiente del tempo.