Come ridurre le dimensioni del tuo foglio di calcolo Excel

I fogli di calcolo Excel possono facilmente diventare ingombranti e di grandi dimensioni, soprattutto se contengono molti dati o immagini. Sebbene nella maggior parte dei casi ciò non costituisca un problema, può rendere difficile la gestione, la condivisione e l'utilizzo efficiente del foglio di calcolo.

Fortunatamente, ci sono alcune cose che puoi fare per ridurre le dimensioni dei tuoi file Excel senza sacrificare alcun dato. Qui ti mostriamo come.

1. Elimina i fogli indesiderati

Avere troppi fogli inutilizzati può rendere il tuo file Excel inutilmente grande. Pertanto, dovresti iniziare eliminando i fogli di calcolo che non ti servono. Per fare ciò, apri il file Excel, fai clic con il pulsante destro del mouse sul foglio indesiderato e seleziona Eliminare.

Allo stesso modo, puoi anche prendere in considerazione la rimozione di grafici, immagini, tabelle e altri elementi indesiderati.

2. Rimuovi la formattazione non necessaria

La dimensione di un file Excel può aumentare anche a causa della formattazione eccessiva delle celle, poiché ciascuna cella formattata occupa spazio aggiuntivo nel file. Ad esempio, se tu formattare i bordi delle celle, occuperà più spazio di una cella non formattata.

Pertanto, è una buona idea rimuovere qualsiasi formattazione non necessaria dal foglio Excel. Per fare ciò, utilizzare questi passaggi:

1. Apri il tuo file Excel e seleziona le celle da cui desideri rimuovere la formattazione.
2. Clicca il Casa scheda in alto.
3. Nel La modifica gruppo, fare clic su Chiaro pulsante e selezionare Cancella formati dal menu risultante.

3. Modifica le dimensioni dell'immagine e le preferenze di qualità

Il tuo file Excel contiene immagini? In tal caso, ridurre le dimensioni e la qualità dell'immagine può aiutare a ridurre le dimensioni del file Excel.

È importante notarlo riducendo le dimensioni dell'immagine e la qualità potrebbero influire sul loro aspetto nel file Excel. Se sei d'accordo, segui questi passaggi per configurare Microsoft Excel per salvare le immagini con una risoluzione inferiore:

1. Apri Microsoft Excel sul tuo PC.
2. Clicca il File menù in alto.
3. Selezionare Opzioni dal riquadro di sinistra.
4. Nella finestra Opzioni di Excel, seleziona il Avanzate scheda.
5. Scorri verso il basso fino a Dimensioni e qualità dell'immagine sezione e spuntare la casella Elimina i dati di modifica opzione.
6. Cancella il Non comprimere le immagini nel file casella di controllo.
7. Fare clic sul menu a discesa accanto a Risoluzione predefinita scegliere una risoluzione di 150ppi o inferiore.
8. Clic OK per salvare le modifiche.

4. Comprimi le immagini nel tuo foglio di calcolo Excel

Se non desideri ridurre la risoluzione di tutte le immagini, Microsoft Excel ti offre anche la possibilità di comprimere singole immagini nel tuo foglio di calcolo. Ecco come puoi usarlo per snellire il tuo file Excel.

1. Nel foglio di calcolo Excel, seleziona l'immagine che desideri comprimere.
2. Clicca il Formato immagine scheda.
3. Nel Regolare sezione, fare clic su Comprimi immagini pulsante.
4. Spunta il Applicare solo a questa immagine se vuoi comprimere solo l'immagine selezionata.
5. Spunta il Elimina le aree ritagliate delle immagini opzione.
6. Sotto il Risoluzione sezione, seleziona il tuo ppi preferito.
7. Clic OK.

Se lo desideri, puoi ripetere i passaggi precedenti per comprimere più immagini. Successivamente, la dimensione complessiva del file Excel dovrebbe diminuire sostanzialmente.

5. Impedisci a Excel di salvare la cache del pivot

Cache pivot in Excel è una posizione di archiviazione temporanea per i dati utilizzati nelle tabelle pivot. Sebbene ciò possa migliorare le prestazioni e consentirti di lavorare con le tabelle pivot in modo più efficiente, può anche aumentare la dimensione del file poiché Excel salva questi dati nel file.

Se il tuo foglio di calcolo Excel contiene una tabella pivot, utilizza i seguenti passaggi per impedire a Excel di salvare la cache pivot con il file.

1. Apri il tuo foglio di calcolo Excel.
2. Seleziona una cella qualsiasi della tabella pivot e fai clic su Analisi tabella pivot scheda in alto.
3. Clicca il Opzioni pulsante.
4. Nel Opzioni tabella pivot finestra, fare clic su Dati scheda.
5. Cancella il Salva i dati di origine con file casella di controllo e spuntare la casella Aggiorna i dati all'apertura del file casella di controllo.
6. Clic OK per confermare.

Una volta completati i passaggi precedenti, Excel non salverà la cache pivot sul file, riducendone di fatto le dimensioni.

6. Salva il tuo foglio di calcolo in formato binario (.Xslb).

Per impostazione predefinita, Microsoft Excel salva i tuoi file in formato basato su XML, il che semplifica lo scambio di dati con altre applicazioni e sistemi. Tuttavia, se hai bisogno di ridurre rapidamente le dimensioni del file, puoi salvare il foglio di calcolo Excel in formato binario.

Per salvare un foglio di calcolo Excel in formato binario, utilizzare questi passaggi:

1. Apri il tuo foglio di calcolo Excel.
2. Clicca su File poi Salva come.
3. Seleziona la posizione preferita per salvare il file.
4. Clicca il Salva come tipo menu a discesa per selezionare Cartella di lavoro binaria di Excel (*.xlsb).
5. Clicca il Salva pulsante.

Ciò salverà il tuo file Excel in un formato binario, che richiede meno spazio di archiviazione. Se desideri che Microsoft Excel salvi sempre i tuoi file in formato binario, puoi modificare il formato di salvataggio predefinito in Microsoft Excel. Ecco come:

1. Apri Microsoft Excel e vai su File > Opzioni.
2. Seleziona il Salva scheda dalla barra laterale sinistra.
3. Utilizza il menu a discesa accanto a Salva i file in questo formato per selezionare il Cartella di lavoro binaria di Excel (*.xslb) opzione.
4. Clic OK per salvare le modifiche.

Una volta completati i passaggi precedenti, Excel salverà tutti i file in formato binario se non diversamente specificato.

7. Converti il ​​foglio di calcolo in un file ZIP

Se non vuoi preoccuparti di modificare le impostazioni di Excel, puoi semplicemente convertire il tuo foglio di calcolo in un file ZIP. Puoi farlo utilizzando la funzionalità di compressione file integrata di Windows. In questo modo potrai ridurre la dimensione del tuo file Excel senza aprirlo. Ecco come procedere.

1. Premere Vinci+E per aprire Esplora file.
2. Passare alla cartella in cui è salvato il file.
3. Fare clic con il tasto destro sul file Excel e selezionare il file Comprimi in un file ZIP opzione dal menu contestuale.

Windows salverà il file compresso nella stessa posizione del file originale. Puoi anche usare a strumento affidabile di compressione file di terze parti per questo. Una volta compresso, puoi condividere il tuo foglio di calcolo Excel senza doverti preoccupare delle sue dimensioni.

Riduci i tuoi file Excel con facilità

I file Excel di grandi dimensioni possono essere ingombranti, lenti da caricare e difficili da condividere via e-mail. Fortunatamente, non è necessario sopportare nulla di tutto ciò. Seguire i suggerimenti riportati di seguito ti aiuterà a ridurre le dimensioni del tuo file Excel in pochissimo tempo.