Come creare e utilizzare i diagrammi di Gantt in Notion

Che tu stia lavorando da solo o come parte di un team più ampio, i diagrammi di Gantt sono un ottimo modo per gestire progetti complessi. Molti strumenti di gestione dei progetti offrono la possibilità di utilizzare i diagrammi di Gantt e Notion è uno di questi.

Sapere come utilizzare i diagrammi di Gantt in Notion può sembrare scoraggiante se non lo hai mai fatto prima. Ma se stai cercando un tutorial sei nel posto giusto, poiché è quello che ti mostreremo oggi.

Cos'è un diagramma di Gantt?

Prima di iniziare a vedere come utilizzare un diagramma di Gantt, vale la pena capire cosa sono. I diagrammi di Gantt sono strutture che puoi utilizzare per misurare lo stato di avanzamento di progetti di grandi dimensioni. Anche se li vedrai spesso utilizzati nelle organizzazioni più grandi, puoi anche utilizzare i diagrammi di Gantt se sei un libero professionista o uno studente. Sono eccellenti anche per i team che operano in remoto.

I diagrammi di Gantt in genere presentano uno schema di ciascuna attività all'interno del progetto, come la riprogettazione di un sito Web o il lancio di una campagna di marketing. È quindi possibile visualizzare la cronologia delle date di completamento previste, insieme alle percentuali di avanzamento. Come con molti altri metodi di gestione del progetto, puoi delegare compiti anche ad altri.

Se fai parte di un team remoto, puoi dare un'occhiata a questi i migliori strumenti di gestione dei progetti per collaborare in remoto.

Come creare e utilizzare un diagramma di Gantt in Notion

Anche se puoi creare un diagramma di Gantt in Notion da zero, è molto più semplice utilizzare un modello predefinito, soprattutto se sei un principiante. Notion dispone di un modello di diagramma di Gantt gratuito che puoi scaricare e utilizzare nel tuo spazio di lavoro preferito, ed è ciò che utilizzeremo per questo tutorial.

Ecco come ottenere il modello:

1. Vai a Pagina del modello Gnatt in Notion e seleziona Inizia con questo modello.
2. Scegli l'area di lavoro in cui desideri duplicare il tuo modello.
3. Attendi che Notion duplichi il modello e inizi a personalizzarlo come preferisci.

Ora che hai il modello, passiamo alla personalizzazione e all'utilizzo del diagramma di Gantt in Notion.

1. Immissione dei nomi dei progetti

Prima di iniziare con gli aspetti di personalizzazione più complessi, dovresti iniziare inserendo i nomi dei tuoi progetti. Farlo è molto semplice:

1. Vai a Progetto scheda.
2. Passa il cursore sul progetto che desideri modificare e seleziona Aprire.
3. Inserisci il nuovo nome del tuo progetto nella casella di testo in alto.

In alternativa, puoi fare clic sul nome che desideri modificare all'interno della tabella e personalizzarlo secondo necessità. Ripeti entrambi i processi finché non avrai modificato tutti i nomi dei progetti per adattarli alle tue esigenze.

2. Personalizzazione delle specifiche di ogni progetto

Dopo aver cambiato il nome di ciascun progetto nel diagramma di Gantt Notion, sei pronto per iniziare a personalizzare più dettagli. È possibile modificare ciascuno dei seguenti elementi:

• Aggiunta di attività secondarie all'interno di ciascuna finestra.
• Aggiornamento del tuo stato e dei tuoi progressi.
• Sequenza temporale

Per semplificare il processo da seguire, li suddivideremo in diverse sezioni di seguito.

Aggiunta di sottoattività in ciascuna finestra

L'aggiunta di attività secondarie è forse il punto migliore da cui iniziare dopo aver modificato i nomi dei progetti. Ecco come farlo:

1. Apri l'attività che desideri personalizzare. Puoi farlo andando al Progetto sezione o facendo clic sulla scheda all'interno della visualizzazione della cronologia.
2. Potresti notare un numero preimpostato di attività già elencate in Notion. Fare clic su ciascuno di essi per personalizzare il nome, il task manager e lo stato. Puoi anche aggiungere commenti se necessario.
3. Per aggiungere nuove attività da zero, fare clic su + pulsante. Quindi, scegli una pagina da collegare o creane una nuova digitando "creare" nella barra di ricerca e toccando “Nuova creazione in Attività”.
4. Per rimuovere attività, seleziona - icona dopo aver posizionato il cursore su quell'attività specifica.

Dopo aver aggiunto nuove attività, puoi personalizzare tutto nello stesso modo in cui faresti con le versioni preimpostate.

Aggiornamento dello stato della tua attività

Se desideri aggiornare le attività nel modello Notion Gantt, apri la scheda relativa al tuo progetto o attività secondaria. Qui troverai una sezione chiamata Stato; espandi il menu a discesa e scegli lo stato attuale del progetto.

Probabilmente noterai la sezione percentuale nel file Progresso scheda. Puoi aggiornarlo completando le attività secondarie all'interno del tuo progetto.

Se sei nuovo a Notion, considera la possibilità di consultare questa guida su cose utili che puoi fare in Notion.

Sequenza temporale

Se è necessario modificare la tempistica per ciascuna attività, è possibile utilizzare il file Cronologia sezione. Scegli le nuove date di inizio e fine quando viene visualizzato il calendario.

Puoi anche spostare il tuo progetto sulla sequenza temporale del diagramma di Gantt trascinando e rilasciando le attività richieste.

3. Modifica della vista

Se desideri modificare la visualizzazione all'interno del diagramma di Gantt, hai un paio di opzioni. Sul lato destro vedrai un menu a discesa con una scala temporale specificata; potrebbe essere Mese, Anno, Trimestre, o qualcosa del genere.

Scegli l'intervallo di tempo che preferisci dal menu. Puoi anche usare il Oggi scheda per passare al giorno corrente.

Un'altra opzione è modificare la visualizzazione delle attività in base alla priorità. Per fare ciò, seleziona Per priorità sul lato sinistro dello schermo. In alternativa, scegli Tutti i progetti per una panoramica completa di tutto.

Tieni presente che puoi personalizzare tutti questi nomi se lo desideri. Potresti anche voler dare un'occhiata a questo guida rapida ai modelli di progetti e attività di Notion se hai appena iniziato.

4. Visualizzazione e delega delle attività

Se utilizzi un diagramma di Gantt per progetti personali, non hai bisogno di questa sezione. Ma se hai progettato il tuo diagramma di Gantt Notion per funzionare come parte di un team più grande, è importante che tu sappia come delegare le attività.

1. Scorri verso il basso fino a Compiti.
2. Clicca sul Assegnato scheda.
3. Digita il nome della persona a cui vuoi delegare l'attività.

In alternativa puoi seguire queste istruzioni:

1. Apri un'attività.
2. Vai all'attività secondaria.
3. Scegli la persona a cui vuoi delegare il tuo compito nel Assegnato sezione.

Se in seguito decidi che i diagrammi di Gantt non sono il modo ottimale per gestire i tuoi progetti, non preoccuparti. Parecchi alternative di gestione dei progetti ai diagrammi di Gantt esistere.

Crea diagrammi di Gantt efficaci in Notion

Anche se a prima vista i diagrammi di Gantt possono sembrare confusi, sono anche un modo efficace per gestire i tuoi progetti. Sapere come utilizzare i diagrammi di Gantt in Notion è un utile punto di partenza e di conseguenza potresti scoprire che il tuo team è più produttivo.

Anche se utilizzi questi grafici solo per progetti individuali, potresti anche trovare più semplice tenere traccia dei tuoi compiti più importanti. Puoi utilizzare i diagrammi di Gantt per diversi tipi di progetti e sono particolarmente utili per quelli a lungo termine.