Come utilizzare le automazioni Airtable per una gestione dei progetti senza sforzo

Se sei costantemente alla ricerca di uno strumento efficiente per la gestione dei progetti, non cercare oltre Airtable. La piattaforma offre numerose funzionalità per un'eccellente visualizzazione dei dati e una modifica semplificata. Oltre a questi, Airtable può anche automatizzare le attività, riducendo il tempo e gli sforzi dedicati alla gestione dei dati.

Le automazioni Airtable sono ottime per eseguire attività ripetitive come l'immissione di dati e gli aggiornamenti via email. Diamo un'occhiata a tutti i tipi di automazioni che puoi ottenere con la versione gratuita di Airtable.

Cosa sono le automazioni Airtable?

Tavolo gonfiabile le automazioni sono sequenze o flussi di lavoro predefiniti che possono aumentare significativamente la tua produttività automatizzando le attività ripetitive. Riducono i tassi di errore dei processi manuali risparmiando tempo e fatica su attività ripetitive.

Sono tre gli elementi principali nelle automazioni Airtable:

• Grilletto: Ciò definisce l'evento che avvia la sequenza di automazione.
• Configurazione del trigger: Questa è la condizione in cui viene attivato il grilletto. Qui dovresti definire i dettagli della tabella e le condizioni a livello di campo a cui un record deve corrispondere per attivare un evento.
• Azioni: Ciò definisce l'azione o la sequenza di azioni che devono essere eseguite quando viene attivata un'automazione.

Quando un'automazione Airtable è accesa, cerca eventi nella tua base che corrispondono alla configurazione del trigger. Un'automazione si attiva solo quando vengono soddisfatte tutte le condizioni del trigger.

Come creare un'automazione su Airtable

Per creare un'automazione, devi configurare il trigger e l'insieme di azioni che seguono il trigger. Ecco come impostare un'automazione su Airtable:

Passaggio 1: aggiungi un trigger

Nella scheda Automazioni, fare clic su Aggiungi trigger. Questo mostra un elenco di trigger tra cui puoi scegliere. L'elenco include trigger all'interno della base Airtable e integrazioni esterne che possono attivare un evento, ad esempio un evento creato su Google Calendar.

Passaggio 2: configurare il trigger

Dopo aver selezionato il trigger, è possibile visualizzare e modificare le proprietà del trigger. Puoi anche scegliere di modificare il tipo di trigger qui.

Imposterai l'evento di attivazione in base al tipo di attivazione. Ad esempio, se il tipo di trigger è Quando il record corrisponde alle condizioni, dovrai specificare la tabella da monitorare oltre alle condizioni che un record deve soddisfare per attivare questo evento.

Passaggio 3: aggiungi l'azione

Successivamente, devi scegliere l'azione che desideri eseguire. Qui hai diverse opzioni, che vanno dalla creazione e aggiornamento dei record all'invio di e-mail o notifiche su applicazioni esterne. Ad esempio,

Passaggio 4: configurare l'azione

Ora dovrai configurare l'azione in base all'azione selezionata. Ad esempio, se l'azione è Invia un'e-mail, dovrai specificare i destinatari dell'e-mail, l'oggetto, il contenuto e tutti i dettagli che desideri includere nell'e-mail.

Passaggio 5: aggiungi condizioni o azioni aggiuntive

Puoi introdurre logica e azioni aggiuntive alla tua automazione in base alle azioni precedenti. Puoi farlo ripetendo i passaggi 4 e 5 secondo necessità.

Passaggio 6: testare l'automazione

Prima di eseguire l'automazione appena creata, fare clic su Testare l'automazione per verificare se il trigger e le azioni sono stati impostati come previsto.

Passaggio 7: accendere l'automazione

Puoi attivare l'automazione una volta che sei sicuro della tua configurazione. Tieni presente che quando un'automazione Airtable è attivata, non si applicherà ai record esistenti che soddisfano la configurazione del trigger.

Come integrare le automazioni Airtable

Le automazioni di Airtable non si limitano solo alla creazione/aggiornamento dei record di base e all'invio di email. Puoi anche integrarlo con applicazioni esterne come Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Fogli, posta elettronica di Outlook, calendario di Outlook, problemi di GitHub, pagine Facebook, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center, Twilio e Hootsuite.

Ecco alcuni casi d'uso di esempio per integrazioni esterne dell'automazione Airtable:

1. Invia messaggi a un collega su Slack quando vengono assegnati a un record: Il trigger per questa automazione è Quando il record corrisponde alle condizioni, e la condizione è che l'assegnatario di un record cambi in un determinato utente. Pertanto, Airtable eseguirà il file Slack > Invia messaggio azione se tutti i trigger sono presenti. È possibile configurare il testo del messaggio e i destinatari.
2. Aggiungi una voce a un elenco di attività quando un l'evento viene creato su un Google Calendar: Ecco, il grilletto è Google Calendar > Quando è stato creato l'evento, e l'azione è Crea registrazione. È possibile selezionare dove posizionare il nuovo record e inserirne i dettagli.
3. Aggiungi attività completate a un foglio Google: Il grilletto qui è Quando il record corrisponde alle condizioni che il campo stato di un record è cambiato in completato oppure che il record è ora in una visualizzazione filtrata che mostra solo le attività completate. L'azione è Fogli Google > Aggiungi riga. Puoi selezionare il foglio Google che desideri aggiornare e i campi da migrare dalla base al foglio.

Limitazioni delle automazioni Airtable

Sebbene le automazioni su Airtable possano essere molto utili, presentano alcune limitazioni. Per ogni base Airtable, puoi avere un massimo di 50 flussi di lavoro di automazione, attivi o inattivi. Tuttavia, puoi aggirare questo problema combinando più azioni in un'unica automazione.

Ogni automazione Airtable può avere fino a 25 azioni. Anche questo non rappresenta un grosso ostacolo, poiché l'output di un'azione può essere l'input per un'altra nello stesso flusso di lavoro. Inoltre, le automazioni Airtable hanno limiti di esecuzione variabili, a seconda del piano. Ciò include sia le esecuzioni riuscite che quelle fallite.

Airtable conserva una cronologia delle tue esecuzioni di automazione con i dettagli di ciascuna automazione eseguita. La portata di questa funzionalità dipende anche dal piano dello spazio di lavoro.

Con la versione gratuita di Airtable puoi solo inviare e-mail automatizzate ai collaboratori all'interno della base selezionata. Tuttavia, puoi configurarlo per indirizzi e-mail esterni in altri piani dell'area di lavoro.

Solo le nuove modifiche possono attivare l'automazione. Inoltre, vale la pena menzionarlo integrazioni con Google Docs, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center e Twilio non sono disponibili nel piano gratuito.

Risparmia tempo con le automazioni Airtable

Le automazioni su Airtable sono modi potenti per ottimizzare i processi e ridurre il lavoro manuale. Con la giusta configurazione del flusso di lavoro, puoi recuperare diverse ore ogni settimana nella routine di gestione del progetto.

Quindi, la prossima volta che imposti un progetto, prenditi il ​​tempo e lo sforzo per impostare le automazioni di Airtable in modo da poterti rilassare e lasciare che le attività si gestiscano da sole.