Come creare rapidamente note di riunione in Google Docs

Se sei responsabile di prendere appunti sulla riunione e di condividerli con il tuo team, sai quanto può essere difficile tenere traccia di tutto durante lo svolgimento della riunione. Devi rimanere organizzato, annotare i punti chiave, perfezionare i dettagli e designare le azioni da intraprendere per i partecipanti durante la riunione.

Per fortuna, il modello di note della riunione di Google Docs semplifica questo processo. Questa funzionalità è semplice, ma può migliorare significativamente la produttività della riunione.

Come creare e condividere note di riunione in Google Docs

I modelli sono il pane quotidiano della produttività. Invece di dedicare tempo prezioso alla costruzione di una struttura coerente per i tuoi appunti, puoi utilizzare Modelli di documenti Google e concentrati sulle cose importanti. Questo modello ottiene i dettagli della riunione dal tuo agenda della riunione in Google Calendar—permettendoti di prendere rapidamente appunti e condividerli con i colleghi.

Creare e condividere note sulla riunione utilizzando il modello integrato di Google Docs è piuttosto semplice. Ecco cosa dovrai fare:

1. Apri il file di Google Documenti.
2. Tipo @ nel documento e selezionare Appunti di riunione (situato sotto Costruzioni) dal menu a discesa.
3. Apparirà un menu popolato con tutti gli eventi del tuo Google Calendar. Seleziona la riunione o l'evento pertinente.
4. Aggiungi i partecipanti e inizia a prendere appunti.

Per allegare le note della riunione all'evento del calendario, fare clic su Allegare pulsante a destra. Ciò consentirà ai partecipanti di accedere alle note della riunione dal proprio Google Calendar.

In alternativa, puoi scegliere di inviare via email gli appunti della riunione ai partecipanti. Per fare ciò, fare clic su icona della busta sulla sinistra.

Puoi anche allegare eventuali file Drive supplementari alle note della riunione. Per fare ciò, fare clic sui tre punti a sinistra e fare clic Allega file di Drive.

Come creare e assegnare elementi di azione in Google Documenti

Durante l'incontro, il tuo team probabilmente concorderà alcuni aspetti elementi di azione che devono essere completati. Google Documenti fornisce un modo semplice per registrare queste azioni e assegnarle a membri specifici dei tuoi team, consentendo facili follow-up. Ecco come puoi farlo:

1. Elenca le attività che devono essere completate Elementi di azione.
2. Fare doppio clic sull'attività per evidenziarla.
3. Clicca il Aggiungi un commento icona e digita il tuo commento.
4. Nella stessa casella di testo, digitare un segno di chiocciola (@) seguito dal nome della persona responsabile dell'attività.
5. Seleziona la casella di controllo nella casella dei commenti per assegnare l'attività. Devi selezionare questa casella affinché la persona riceva una notifica sull'azione.
6. Infine, fai clic Assegnare.

Vantaggi dell'utilizzo di Google Documenti per prendere appunti

L'utilizzo del modello per prendere appunti di Google Documenti può aumentare la produttività della riunione e aumentare la collaborazione. Il vantaggio principale dell'utilizzo di Google Docs rispetto ad altri strumenti per prendere appunti durante le riunioni è che lavorerai in uno spazio di lavoro familiare e non dovrai installare nulla di nuovo.

Ecco alcuni altri motivi per cui dovresti iniziare a utilizzare Google Documenti per registrare note importanti ed azioni:

1. Collaborazione in tempo reale

Strumenti di collaborazione in tempo reale di Google Docs consentire a tutti i partecipanti alla riunione di vedere gli aggiornamenti, le attività assegnate e gli elementi completati man mano che si verificano.

2. Migliore responsabilità

L'assegnazione di azioni con caselle di controllo ai membri del team appropriati garantisce la responsabilità e può incoraggiare il team a completare le attività in tempo.

3. Accessibilità remota

Poiché Google Docs è basato su cloud, le note della riunione sono accessibili da qualsiasi luogo tramite una connessione Internet. I membri del team possono rivedere, modificare e tenere traccia di note e attività indipendentemente dalla loro posizione fisica.

4. Efficienza temporale

L'interfaccia intuitiva e il modello integrato per prendere appunti ti liberano dal fastidio di organizzare gli appunti durante la riunione. Ciò ti consente di partecipare attivamente alla riunione invece di impantanarti nel prendere appunti e nell'organizzazione.

Semplifica gli appunti delle riunioni con Google Documenti

Creare note sulla riunione utilizzando Google Documenti è semplicissimo. Questa elegante funzionalità ti consente di annotare le note in modo più rapido ed efficiente rispetto a prima.

Inoltre, la perfetta integrazione con Google Calendar garantisce che tu e tutti gli altri partecipanti possiate visualizzare, collaborare e tenere traccia delle attività in tempo reale. Adottando questo modello, puoi aumentare la produttività e migliorare la collaborazione all'interno del tuo team.