9 errori non professionali quando si ospitano videochiamate di lavoro

Molti professionisti sottovalutano ancora le riunioni virtuali. Fanno poca o nessuna preparazione poiché queste chiamate avvengono tramite piattaforme di videoconferenza, inoltre potrebbero spegnere la fotocamera e il microfono.

Sebbene le riunioni virtuali siano più convenienti delle riunioni di persona, non sono meno importanti. Essere impreparati potrebbe causare ritardi, impedire la collaborazione o messaggi confusi. Per garantire riunioni virtuali professionali ed efficienti, segui questi suggerimenti quando ospiti e partecipi a videochiamate di lavoro.

1. Trascurare le misure di sicurezza

Trascurare le misure sulla privacy prima di lanciarsi in videochiamate di lavoro è poco professionale e pericoloso. Metterai le tue riunioni a rischio di attacchi di intrusione in cui terze parti dirottano chiamate di videoconferenza casuali, ad esempio tramite Zoom Bombing. Tieni presente che gli intrusi hanno motivazioni diverse. Alcuni sono solo troll di Internet che cercano di infastidire le persone, ma altri sono abili criminali informatici che eseguono furti di dati.

L’approccio migliore è salvaguardare le riunioni:

• Impostazione delle password: Imposta una password univoca per ogni riunione: assicurati di inviarla ai partecipanti in privato.
• Abilitazione delle sale d'attesa: Ti permetteranno di selezionare e confermare i partecipanti prima di unirsi.
• Limitare i partecipanti: È più semplice gestire riunioni virtuali con partecipanti limitati.

Vale la pena informarsi sui modi per farlo mantieni intatta la tua privacy quando utilizzi piattaforme di videoconferenza.

2. Lasciare il microfono acceso durante le riunioni

Smetti di lasciare il microfono acceso durante le riunioni video. Rilevarà rumori casuali provenienti da persone vicine, animali domestici e apparecchi in funzione, che i partecipanti potrebbero trovare fonte di distrazione. Nei casi peggiori, il suono proveniente da te potrebbe soffocare le voci degli altri.

Per garantire la chiarezza del suono e della voce, utilizzare con giudizio la funzione di disattivazione dell'audio. Accendi il microfono mentre parli, disattiva l'audio mentre ascolti e fai clic sugli emoji sullo schermo se devi interrompere gli altoparlanti.

Certo, attivare e disattivare il microfono potrebbe diventare fastidioso durante le riunioni lunghe. Ma è un modo semplice ma efficace per mostrare rispetto per i contributi degli altri e attenzione durante le conversazioni.

3. Impostazione di sfondi per videochiamate non validi

I dipendenti dovrebbero trovare un background accurato e professionale per le riunioni virtuali: migliorerà l'impressione che lasci sugli altri. Ti vedranno come un individuo organizzato che è sempre al passo con le cose. In alternativa, un ambiente disordinato e sporco ti fa sembrare qualcuno che frequenta a malapena riunioni o collaborazioni online.

Naturalmente, questo non vuol dire che dovresti costruire scaffali di biblioteca nel tuo ufficio a casa. Un muro semplice e pulito con ostacoli minimi sembra semplice e minimalista, inoltre non include elementi di distrazione.

Ma se lavori con spazio limitato, modifica lo sfondo. Diciamo che usi spesso Zoom. Puoi scorrere gli sfondi virtuali di Zoom o sfocare l'ambiente circostante appena prima dell'inizio della chiamata Zoom. Potresti anche voler imparare come progettare il tuo sfondo Zoom.

4. Utilizzo delle funzioni di chat privata per conversazioni personali

Evita di utilizzare la funzione di chat privata sulle app di videoconferenza per conversazioni personali, soprattutto quando condividi questioni non legate al lavoro. È possibile che i tuoi supervisori possano vedere questi messaggi. Sebbene gli organizzatori non possano vedere le chat private in tempo reale, alcune app le mostrano nei registri delle riunioni post-chiamata. È lecito ritenere che i datori di lavoro abbiano il controllo totale sui conti forniti dall’azienda.

Ma anche se i tuoi manager non esaminano manualmente le conversazioni private, fare commenti denigratori durante le chiamate di lavoro è inappropriato. Potresti essere penalizzato se qualcuno vede i tuoi messaggi. Concentrati sul mantenimento di un'atmosfera rispettosa e produttiva: risparmia le battute per i canali appropriati.

5. Partecipare a riunioni online in ambienti inadeguati

Mentre i modelli di lavoro remoto e ibrido offrono flessibilità, dovresti comunque partecipare alle riunioni virtuali nelle impostazioni appropriate. Smetti di partecipare alle chiamate di lavoro mentre guidi, viaggi o mangi. Distrarrai semplicemente gli altri se lanci risposte casuali e insensate quando la tua attenzione è divisa.

L’approccio migliore è comunicare la tua situazione. Riprogrammare le riunioni in base alla prossima disponibilità o rinunciare del tutto alla partecipazione: entrambe le soluzioni sono più appropriate che unirsi a loro per simulare la partecipazione. Se non disponi di un ambiente adatto per effettuare chiamate a casa, potresti anche prendere in considerazione l'idea di unirti a uno spazio di coworking. Se lo fai, assicurati di farlo considera vari fattori prima di scegliere il tuo spazio di coworking.

Scrivi un'e-mail OOO professionale e personalizzata prima di andare in ferie. Assicurati che i tuoi colleghi sappiano chi contattare per richieste e messaggi urgenti, altrimenti interromperanno la tua pausa.

6. Partecipazione tardiva alle riunioni online

La puntualità è importante sia per le riunioni di persona che per quelle virtuali. È sconsiderato rispondere alle chiamate troppo tardi e causare ritardi. Perderai il tempo di tutti aspettandoti.

Inoltre, la maggior parte delle app di videoconferenza visualizzano avvisi quando gli utenti entrano o escono dalla stanza, cosa che altri potrebbero trovare fastidiosa. Prendi Zoom come esempio. Crea forti suoni di bolle ogni volta che qualcuno si unisce alla chiamata: non puoi intrufolarti nelle riunioni senza farti notare. Potresti anche interrompere il filo dei pensieri dell’oratore principale.

Per evitare questi ritardi, pianifica promemoria sulle app di calendario. Imposta le sveglie in modo che suonino cinque minuti prima degli appuntamenti, quindi sincronizzale su tutti i tuoi dispositivi personali e di lavoro.

7. Impossibile preparare il dispositivo per la condivisione dello schermo

Prepara i tuoi dispositivi in ​​anticipo se utilizzerai la funzione di condivisione dello schermo per una chiamata di lavoro. Idealmente, dovresti cancellare tutte le cartelle in cui navigherai. Nascondi file riservati, file personali e contenuti inappropriati, oltre ad altri elementi non correlati al lavoro, per presentazioni senza interruzioni. Non c'è niente di più imbarazzante che vedere i tuoi colleghi vedere qualcosa di privato.

I professionisti che tengono spesso presentazioni dovrebbero chiedere dispositivi di lavoro specifici; altrimenti perderai tempo a cancellare e ripristinare i file.

8. Non dare alcun pensiero al tuo aspetto

Smetti di dare per scontato che le riunioni virtuali siano facoltative con la fotocamera. I tuoi partner commerciali o supervisori potrebbero occasionalmente chiederti di accendere la fotocamera: dovresti prenderti cura del tuo aspetto. Lavati il ​​viso, pettinati e indossa un top adatto al lavoro. Inoltre, posiziona la fotocamera vicino a una fonte di luce in modo che il tuo viso sia chiaro e visibile.

9. Impegnarsi con noncuranza in conversazioni informali

È normale che i dipendenti si impegnino in chiacchiere mentre aspettano che altri partecipanti si uniscano alle chiamate di lavoro. I convenevoli rompono il silenzio imbarazzante prima dell'inizio delle riunioni. Anche se puoi sollevare un po' argomenti non legati al lavoro, ti preghiamo di limitarti a commenti appropriati per il lavoro. Non eccitarti troppo solo perché anche i tuoi amici sono alla chiamata. Immagina quanto sarebbe imbarazzante se i tuoi partner commerciali, clienti, colleghi e supervisori si unissero improvvisamente.

Se stai ospitando la chiamata, abilita la sala d'attesa in modo da poter selezionare i partecipanti e avvisare gli altri utenti. Assicurati che tutti si ricompongano prima di far entrare persone autorevoli. Nel frattempo, i partecipanti dovrebbero prestare attenzione alle notifiche sonore per i nuovi partecipanti.

Ospita chiamate di lavoro come un professionista aziendale

Con un numero sempre maggiore di aziende che adottano il lavoro ibrido e remoto, le riunioni virtuali diventeranno gradualmente la norma. Dovresti smettere di trattarli meno degli incontri di persona. Errori apparentemente minori, come spegnere la fotocamera, apparire trasandato e utilizzare uno sfondo disordinato, non sono professionali. La tua mancanza di preparazione potrebbe eventualmente offendere i colleghi.

Crea una semplice routine prima di partecipare alle videochiamate. Prendi l'abitudine di indossare abiti da lavoro, testare i tuoi dispositivi e impostare sfondi decenti.