Le basi dell'uso dei campi in Airtable

Tra i tanti strumenti di produttività disponibili, Airtable sta guadagnando costantemente popolarità, e per una buona ragione.

La combinazione unica di Airtable tra la funzionalità di un foglio di calcolo, la densità delle informazioni di un database e il la diversità dei suoi molteplici punti di vista lo ha reso attraente per molti come parte integrante della loro produttività arsenale.

Allora, da dove inizi quando hai appena allestito la tua prima base? Prenditi del tempo per esplorare le diverse opzioni e vedere come possono soddisfare al meglio le tue esigenze.

Cosa sono i campi in Airtable?

Sia che tu lo voglia utilizzare Airtable per gestire i progetti, organizzare dati o tenere traccia delle attività, dovrai familiarizzare con i campi Airtable per ottenere il massimo da Airtable.

I campi sono la pietra angolare della gestione dei dati in Airtable e fungono da contenitori per informazioni, formule e formattazione. Ogni campo occupa la propria colonna nella vista Griglia predefinita della tua nuova base. I campi si applicano allo stesso modo a ogni record della tabella. Non è possibile specificare stili di formattazione diversi per cella, il che potrebbe sembrare limitante per gli utenti puri di fogli di calcolo.

Tuttavia, puoi avere più visualizzazioni Griglia e tabelle in qualsiasi base, nascondere i campi se necessario e persino collegare le informazioni tra le tabelle. Inizialmente i compromessi potrebbero sembrare restrittivi, ma ciò potrebbe cambiare una volta acquisita familiarità con Airtable.

Il ruolo del campo primario in Airtable

Quando inizi la tua nuova base, noterai che alcuni campi sono già nella tua prima tabella. Il campo più a sinistra viene evidenziato in modo speciale e bloccato sul lato sinistro. Questo è il campo principale e svolge un ruolo importante come identificatore univoco per il tuo record, quasi come un'intestazione sotto la quale si trovano tutte le altre informazioni.

Il campo primario viene utilizzato come titolo del record Viste del tavolo aereo e in molti altri posti, come il nome di ciascuna scheda nella visualizzazione Kanban o il nome di riferimento nei record collegati. Per impostazione predefinita, il campo principale è un campo di testo a riga singola. Eppure, secondo il Documentazione di supporto Airtable, se necessario, puoi modificare il campo primario in diversi altri tipi di campo.

Come aggiungere un nuovo campo in Airtable

Esistono due modi per aggiungere un campo in Airtable; il primo metodo è tramite la visualizzazione Griglia di Airtable. Accanto alle intestazioni dei campi esistenti, vedrai un'intestazione con un segno più sopra. Facendo clic sul segno più si apre un menu che visualizza tutti i campi disponibili. Seleziona un tipo di campo, segui le istruzioni aggiuntive per impostare il campo e fai clic Crea campo.

Il secondo modo per aggiungere un campo è all'interno di ogni singolo record della tua base, accessibile nella maggior parte delle visualizzazioni facendo clic sul record. Nella parte inferiore del record, fare clic su Aggiungi un nuovo campo a questa tabella.

Verrà visualizzato un popup che ti consentirà di aggiungere un nuovo campo di testo a riga singola al record. Inserisci un nome per il campo, quindi utilizza il menu a discesa di selezione per modificare il tipo di campo, se necessario. Segui le eventuali istruzioni aggiuntive visualizzate per impostare il campo e fai clic Salva.

Ricorda che l'aggiunta di un nuovo campo lo aggiunge a ogni record della tabella, quindi probabilmente troverai una colonna piena di spazi vuoti la prossima volta che accedi alla visualizzazione Griglia di quella tabella.

1. Campi di immissione testo

Esistono più formati di testo con tipi di campo corrispondenti in Airtable. Il campo di testo predefinito a riga singola è il campo più semplice ed è adatto per descrittori concisi. Se devi digitare di più, considera il campo Testo lungo, che consente l'inserimento di un massimo di 100.000 caratteri di testo, interruzioni di riga e formattazione RTF quando attivata.

Il campo Data consente l'immissione manuale o basata su calendario e ora. Inoltre, ci sono molti altri campi specializzati come numero di telefono, e-mail, URL, numero, valuta, durata e percentuale. Ogni campo è progettato per archiviare e formattare i rispettivi tipi di dati.

2. Campi basati sulla selezione

Airtable offre più campi in base alla selezione di diverse opzioni. Questi sono modi utili per classificare i record, tenere traccia delle attività o seguire un processo.

Il campo Casella di controllo aggiunge semplicemente una casella di controllo selezionabile ai tuoi record. Il campo Valutazione aggiunge un sistema di classificazione visiva da uno a dieci punti, impostato su cinque stelle per impostazione predefinita. I campi a selezione singola e a selezione multipla abilitano menu a discesa per la categorizzazione, mentre quest'ultimo consente selezioni multiple per un singolo record.

3. Campi di ricerca e conteggio

I campi Ricerca e Conteggio mostrano la funzionalità più distintiva di Airtable: la sua potente capacità di connettersi e interagire con diversi set di dati attraverso il modello di database relazionale.

Il campo Collega al record collega i record tra tabelle, creando ricchi livelli di informazioni associate. Basandosi su ciò, il campo Rollup consente di creare calcoli e riepiloghi basati su campi all'interno di record collegati.

Il campo Conteggio consente di contare il numero di record collegati a un campo Collega al record. Il campo Ricerca recupera i dati dai record collegati, facilitando la condivisione delle informazioni tra tabelle senza ridondanza.

Airtable include una serie di campi che memorizzano i metadati sui tuoi record. Questi campi hanno un valore inestimabile quando si gestiscono big data che cambiano frequentemente.

I campi Ora di creazione e Ora dell'ultima modifica tengono traccia del momento in cui i record sono stati creati o modificati l'ultima volta. Creato da e Ultima modifica da identificare i rispettivi utenti responsabili di queste azioni. Puoi scegliere condizioni specifiche in base alle quali questo campo verrà aggiornato, se necessario.

Il campo Autonumber assegna un numero sequenziale ai record, offrendo un sistema di numerazione coerente in tutta la tabella. Mentre Airtable stesso numera i tuoi record sul bordo all'estrema sinistra della visualizzazione Griglia, questa numerazione conta solo il numero di record visibili

5. Altri campi Airtable

Oltre ai campi di cui sopra, Airtable offre anche alcuni campi distintivi che funzionano in un campionato a sé stante. Il campo Formula porta alla tua base una delle funzionalità più utili del foglio di calcolo. Questo campo consente di eseguire calcoli, creare dati composti e creare funzionalità basate sulla logica.

Se sei abituato a strumenti come Microsoft Excel, saprai già come funziona il campo Formula, ma potresti voler leggere come utilizzare le formule in Airtable per assicurarti di ottenere il massimo dalle capacità di questo campo.

Il campo Utente ti consente di aggiungere qualcun altro che utilizza Airtable a un record selezionando il suo nome da un elenco a discesa o invitandolo alla base tramite e-mail. Alcune funzionalità di questo campo potrebbero richiedere uno dei piani a pagamento di Airtable.

Il campo Codice a barre memorizza i codici a barre e i codici QR scansionati tramite le app mobili di Airtable. Infine, il campo Pulsante ti consente di aggiungere pulsanti personalizzabili ai tuoi record, che possono visualizzare in anteprima le pagine Web, eseguire script, caricare estensioni Airtable personalizzate e altro ancora.

Organizza, annota e diventa più produttivo con i campi in Airtable

I campi ti aiutano a sfruttare al meglio i dati nella tua base Airtable e sono la porta d'accesso per liberare tutto il potenziale di Airtable per il tuo flusso di lavoro. Che si tratti di archiviare informazioni, acquisire nuove informazioni o creare flussi di lavoro su misura, Airtable è uno strumento versatile per aiutarti a lavorare in modo più intelligente.

Se incontri un tipo di campo che non hai mai utilizzato prima, non esitare a sperimentare e vedere se può migliorare i tuoi processi.