10 competenze di base necessarie per gestire qualsiasi file PDF

Il PDF è tra i formati di file più utilizzati per i documenti, dai curriculum e moduli ufficiali agli eBook. Detto questo, è essenziale possedere le competenze di base nella gestione dei PDF. Esamineremo alcuni di quelli chiave con te di seguito.

1. Modifica il testo in un PDF

Una delle cose più frustranti quando si utilizza un PDF è quando è necessario modificarlo o aggiornarlo. Questo può accadere quando le persone convertono un file Excel, Word o PowerPoint in un PDF prima di inviartelo.

Per impostazione predefinita, non puoi modificare i PDF a meno che tu non abbia il file originale in un formato modificabile e lo modifichi lì prima di convertirlo nuovamente in PDF. Le cose si complicano se non hai il file originale.

Fortunatamente, ci sono alcune soluzioni alternative per superare questa frustrante limitazione. Poiché Adobe ha creato PDF, ha senso che abbiano lo strumento per modificarlo. Tuttavia, avrai bisogno della versione completa di Adobe Acrobat per modificare un PDF. Se ce l'hai, puoi modificare un PDF procedendo come segue:

1. Lancio Acrobata e apri un file.
2. Clicca il Modifica PDF strumento nel riquadro di destra.
3. Utilizza gli strumenti di modifica di Acrobat per aggiungere e modificare il testo, inclusa la modifica dei caratteri del testo.
4. Una volta fatto, clicca Salva.

Se non hai accesso ad Adobe Acrobat, puoi utilizzare L'editor PDF online gratuito di Adobe. Se trovi che le sue funzionalità sono limitate, puoi anche provare altri software come PDFelement. Un'altra alternativa è trasformare il PDF in un formato modificabile, come un documento Word. Dopo aver apportato le modifiche necessarie, riconvertirlo in un PDF.

2. Salva una pagina specifica

La maggior parte dei file PDF contiene molte pagine. Se hai bisogno solo di poche pagine dal file, puoi estrarle e salvarle come un nuovo PDF. Se stai usando un Mac, puoi farlo aggiungere, rimuovere o estrarre pagine da un file PDF utilizzando Anteprima. Per fare questo:

1. Apri il PDF con Anteprima. Assicurati che la barra laterale sia presente. Fallo andando a Visualizzazione > segno di spunta Mostra sempre barra laterale.
2. Seleziona le pagine che desideri estrarre. Fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl e seleziona Esporta come nel menu contestuale.
3. Inserisci un nome file e dove vuoi salvarlo. Clic Salva.

Se sei un utente Windows:

1. Apri il file. Selezionare File > Stampa.
2. Scegli le pagine che vuoi salvare inserendo le pagine. Se le pagine non sono consecutive separarle con una virgola (es. 2, 5, 7 ).
3. Clic PDF > seleziona Salva come PDF dal menu a tendina.
4. Scegliere Salva.

3. Converti file PDF

Puoi convertire i file PDF in formati come TXT, HTML, DOCX e tipi di file immagine come PNG e JPG. Ci sono molti modi per farlo sul tuo desktop. Ad esempio, puoi utilizzare Anteprima sul tuo Mac per convertire il tuo PDF in diversi tipi di file immagine:

1. Apri il file PDF in Anteprima.
2. Selezionare File > Esportare. Seleziona il tuo formato preferito dal menu a discesa accanto Formato. Puoi premere Opzione per visualizzare altre opzioni relative al formato file.

Poiché Windows non ha una controparte di anteprima, è necessario utilizzare una soluzione alternativa Convertitore PDF gratuito di Adobe o app di terze parti. Puoi anche usa Google Drive per convertire il tuo PDF in Word.

4. Salva le pagine Web come file PDF

Il salvataggio di pagine Web come file PDF è utile quando si prevede di non disporre di una connessione Internet ma è comunque necessario accedere a pagine Web specifiche. Per fortuna, la maggior parte dei browser ti consente di salvare le pagine Web come file PDF.

Se utilizzi Google Chrome, premi Ctrl+P su Windows o Comando + P su Mac. Assicurati di selezionare Salva come PDF come il Destinazione e premere Salva.

Intanto ci sono diversi modi per salvare le pagine Web come file PDF in Safari, a seconda delle tue preferenze. Il modo più semplice per salvare una pagina Web come PDF in Safari è utilizzare il seguente metodo:

1. Apri la pagina web che desideri salvare in Safari.
2. Clicca il File menù.
3. Selezionare Esporta come PDF...
4. Nella finestra di dialogo, inserisci un nome per il file PDF e seleziona una posizione in cui salvarlo.
5. Clicca il Salva pulsante.

Puoi anche salvarlo in Vista del lettore per eliminare il disordine web non necessario o salvarlo esattamente come appare sul browser.

5. Crea un portfolio PDF

Poiché il file PDF supporta un'ampia gamma di tipi di file, è possibile creare un portfolio PDF per unire diversi tipi di file in un'unica unità PDF integrata. Un portfolio PDF consente ai file di mantenere le proprie identità individuali ma vengono raccolti in un unico file PDF.

In un portfolio PDF è possibile aprire, formattare e modificare ciascun file componente indipendentemente dagli altri file nel portfolio. Quando modifichi un file non PDF, il file, ad esempio un foglio di calcolo, si apre nella sua applicazione nativa all'interno del tuo portfolio PDF. Quindi salva tutte le modifiche apportate all'interno del tuo portfolio.

L'avvertenza è che puoi farlo solo in Adobe Acrobat. Altri strumenti simili includono Editor Nitro PDF E PDFelement. Se hai Adobe Acrobat sul desktop, ecco come creare un portfolio PDF:

1. Aprire Acrobata > File > Creare.
2. Selezionare Portafoglio PDF.
3. Trascina i file nella finestra di dialogo o fai clic Aggiungere i file e seleziona tra le opzioni disponibili.
4. Clic Creare.
5. Riorganizza e rimuovi i file spostando le miniature dei file nel riquadro di sinistra.

6. Unisci PDF

Se non hai problemi a convertire tutti i file in PDF, puoi utilizzare Adobe Acrobat Combina file attrezzo. Questo converte tutti gli altri tipi di file in PDF e li unisce. Esistono soluzioni alternative se non si dispone di Adobe Acrobat. Puoi combinare immagini e file PDF sul tuo Mac in un unico PDF.

Per fare ciò, selezionare gli elementi, fare doppio clic per visualizzare il menu contestuale e selezionare Azioni rapide > Crea PDF. Tuttavia, questo non funziona se aggiungi documenti e fogli di lavoro di Word. Se prevedi di aggiungere questi tipi di file, devi prima convertirli in PDF prima di unirli.

Puoi anche usare Lo strumento di unione PDF gratuito di Adobe.

7. Ruota e ritaglia pagine PDF

A volte, una vista particolare (verticale o orizzontale) si adatta meglio al testo nel documento PDF. Un modo semplice per cambiare la visualizzazione del testo è ruotare la pagina o l'intero documento. Per fortuna, la maggior parte dei lettori PDF ha questa funzione. Apri semplicemente il documento con il tuo lettore e cerca il file Ruotare opzione.

Se stai usando Adobe Acrobat, puoi premere Maiusc + Ctrl + Più (+) ruotare in senso orario e Maiusc + Ctrl + Meno (-) per ruotare in senso antiorario. In alternativa, puoi provare Lo strumento di rotazione PDF gratuito di Adobe.

Su Mac, puoi utilizzare Anteprima per ruotare le pagine del tuo file PDF. Apri il file PDF in Anteprima, seleziona pagine specifiche o tutte dalla barra laterale, quindi fai clic su Strumento Ruota nella barra degli strumenti.

8. Oscura informazioni riservate

Un errore che molte persone commettono quando provano a proteggere informazioni sensibili in parti di documenti (come license numeri e dettagli di contatto) è utilizzando uno strumento di markup e disegnando un rettangolo nero con un riempimento uniforme loro.

Il modo migliore per coprire queste informazioni è tramite uno strumento di redazione, presente nella maggior parte dei software PDF. Invece di coprire testo o immagini, sostituiscono le aree selezionate pixel per pixel utilizzando il riempimento di redazione.

9. Proteggi i PDF con password

I PDF rendono la condivisione molto più semplice, ma corri il rischio che cadano nelle mani sbagliate. La protezione tramite password dei PDF crittografa il contenuto del documento e richiede ai destinatari di inserire una password prima di ottenere l'accesso.

Come la maggior parte delle funzionalità sopra menzionate, la maggior parte dei lettori PDF ti consente di aggiungere una password al tuo documento. Se non hai un lettore PDF, puoi usarlo Lo strumento di protezione tramite password PDF gratuito di Adobe O creare un PDF protetto da password in Word.

10. Aggiungi filigrane

L'aggiunta di filigrane ai tuoi PDF è il modo più semplice per proteggere la tua proprietà intellettuale. Informa inoltre le persone se il documento è originale o una copia. Aggiungerli può anche fungere da "timbro" e migliorare il riconoscimento del marchio.

La maggior parte dei lettori PDF richiede di sborsare dei soldi per questa funzione. Per fortuna ci sono modi gratuiti per aggiungere una filigrana ai tuoi PDF online.

Padroneggia i tuoi PDF

Con gli strumenti e le tecniche giuste, dalla modifica alla protezione, puoi navigare e ottimizzare facilmente i tuoi documenti PDF. Sfruttare queste competenze può aiutarti ad aumentare l'efficienza e la produttività quando si tratta di gestione dei documenti digitali.