Come eliminare il disordine di carta e organizzare la tua vita digitalmente

Il disordine di carta può essere fastidioso da eliminare, soprattutto quando ci sono pile ovunque. Indipendentemente dalla tua attenzione, la carta si accumula e l'organizzazione di grandi quantità di carta può essere travolgente.

Tuttavia, l'adozione di un approccio ecologico all'organizzazione della carta e l'utilizzo di un sistema digitale mantiene il tuo spazio ordinato e confortevole. Ecco alcuni passaggi per aiutarti a eliminare il disordine di carta e organizzare la tua vita in modo digitale.

1. Valuta la tua situazione attuale

Riordinare e organizzare il tuo spazio può essere un processo travolgente e stressante. Inizialmente, potresti sentirti incerto su come e dove iniziare il processo di riordino. Ma prendere qualche minuto per valutare la tua attuale situazione di disordine cartaceo prima di immergerti in un completo restyling digitale aiuta molto.

Puoi iniziare classificando i tuoi documenti in base alla loro importanza. Quindi, determina dove hai la maggior parte dei documenti, come i cassetti dell'ufficio, la scrivania o gli scaffali. Inoltre, determina quali dispositivi e risorse di archiviazione ti serviranno per l'organizzazione digitale, ad esempio a

soluzione di archiviazione cloud gratuita, uno scanner di immagini e applicazioni mobili.

Valutare il tuo spazio facilita il decluttering e ti consente di pianificare una strategia efficace per la digitalizzazione. Puoi persino visualizzare il tuo sistema digitale e il tuo nuovo spazio di lavoro per motivarti per le attività future.

2. Digitalizzare documenti esistenti

Puoi cercare un documento specifico ma non riesci a trovarlo perché il tuo tavolo di lavoro è coperto da pile di fogli, vecchie fatture, ricevute ed e-mail stampate. Digitalizzare i documenti significa che non è più necessario conservare o archiviare pile di documenti e fatture. Non dovrai cercare tra schedari e cassetti per trovare file specifici.

Digitalizza i tuoi documenti scansionandoli e archiviandoli, permettendoti di recuperare le informazioni quando necessario. Puoi usare uno scanner di immagini o app scanner sul tuo iPhone e smartphone Android per acquisire i tuoi documenti. Quindi, puoi salvare le tue scansioni come JPG o PDF. Ciò ti consentirà di condividere facilmente i tuoi file con altri, eliminando la necessità di compilare e inviare documenti tramite corriere.

3. Abilita la fatturazione e gli estratti conto online

Immagina di ricevere via e-mail tutte le fatture, le ricevute e i rendiconti finanziari. Non ci sarebbe bisogno di frugare tra pile di ricevute e fatture alla ricerca di un particolare tagliando, e il tuo spazio sarà privo di carta.

Con la fatturazione e gli estratti conto online, riduci in modo significativo la quantità di disordine cartaceo intorno a te. Ciò consente di praticare la conservazione ambientale riducendo l'impatto ambientale della produzione di carta.

Puoi ricevere tutte le tue fatture e ricevute online, rendendole facilmente accessibili tramite il tuo dispositivo mobile o laptop. La fatturazione online ti aiuta anche a tenere traccia della cronologia dei pagamenti e a registrare transazioni e spese.

Inoltre, numerosi app per la gestione delle ricevute E app di fatturazione gratuite offrono funzionalità come il monitoraggio delle spese e i promemoria di pagamento, che ti consentono di rimanere aggiornato ed evitare pagamenti mancati.

4. Automatizza la firma digitale dei documenti

Il mondo è diventato così digitale che puoi facilmente manovrare la seccatura di firmare documenti con una penna su carta. Con app per la firma di documenti online, puoi risparmiare tempo ed eliminare l'ingombro di carta generato stampando e firmando copie fisiche dei documenti.

Alcune piattaforme di firma di documenti digitali offrono anche crittografia dei dati come misura di sicurezza, riducendo il rischio di manomissione dei documenti.

L'adozione di una pratica di firma di documenti digitali ti aiuta a coltivare una mentalità senza carta, dove diventi più ricettivo ad abbracciare altre pratiche di decluttering della carta e organizzare il tuo stile di vita digitalmente.

5. Archivia i documenti nel cloud

Il cloud storage è diventato uno dei modi più innovativi al mondo per archiviare e conservare i dati sensibili. È un ottimo modo per mantenere la tua carta spaziale ordinata e organizzata. Non avrai più bisogno di archiviare o conservare molte copie fisiche di documenti, eliminando la necessità di conservare i documenti in armadi, raccoglitori e scaffali.

L'archiviazione dei tuoi file nel cloud ti aiuta anche a gestire e organizzare meglio i tuoi documenti. Numerose piattaforme di cloud storage forniscono strumenti per una facile organizzazione, garantendo un facile recupero dei file. La tecnologia di archiviazione cloud offre anche servizi di sicurezza di fascia alta che salvaguardano il tuo documento, consentendoti di condividere i file con altri in modo sicuro.

Se non vengono archiviati correttamente, i documenti fisici sono più soggetti a danni, perdite e furti. Tuttavia, l'archiviazione dei file nel cloud garantisce la conservazione a lungo termine, proteggendo i documenti da danni e smarrimento.

Inoltre, il cloud storage offre ampio spazio per archiviare tutti i documenti che desideri e trasferirli ad altri tramite il tuo dispositivo mobile o laptop.

6. Imposta i valori predefiniti della stampante su Fronte-retro

La stampa fronte/retro comporta la personalizzazione della stampante per stampare automaticamente su entrambi i lati della carta. Questo aiuta a ridurre la quantità di disordine di carta nel tuo spazio.

Stampare meno carta significa ridurre il numero di documenti che conservi fisicamente nei tuoi armadi e scaffali. Ti incoraggia inoltre a ridurre al minimo l'uso della carta e mirare a un ambiente e uno stile di vita ordinato e ordinato.

La stampa fronte/retro non solo ti aiuta a dimezzare il volume della carta ingombrante; consente inoltre di risparmiare sui costi della carta e favorisce la conservazione dell'ambiente riducendo il numero di alberi utilizzati per produrre la carta.

7. Elimina carta da scrivania/vassoi per lettere

I vassoi per la carta da scrivania diventano spesso un posto comodo per impilare i fogli in arrivo, il che causa disordine di carta. Puoi iniziare a organizzare la tua vita digitalmente eliminando i vassoi della carta. Sì, conservare i vassoi della carta può essere allettante, soprattutto quando si desidera un facile accesso ai propri file.

Tuttavia, se desideri uno spazio di lavoro ordinato e ordinato, dovresti optare per un approccio digitale all'organizzazione cartacea. Eliminando i vassoi carta, puoi elaborare e gestire i documenti in arrivo più velocemente e mantenere una scrivania ordinata.

Inoltre, passerai meno tempo a organizzare e pulire i vassoi della carta da scrivania quando archivi e gestisci i tuoi documenti in modo digitale. L'eliminazione dei vassoi di carta ti aiuta anche a sviluppare una mentalità ordinata, influenzandoti ad adottare uno stile di vita più organizzato.

Transizione in uno spazio senza carta

È normale che la carta si accumuli nel tempo durante il lavoro. Tuttavia, adottare un approccio digitale per organizzare i tuoi documenti e mantenere uno spazio senza carta è un modo più efficiente e sostenibile per gestire la tua attività e la tua vita.

Scoprirai che la digitalizzazione della tua carta ti aiuta a organizzare la tua vita personale e lavorativa in modo efficiente. Dà inoltre la priorità ai documenti essenziali, rendendoli facilmente accessibili e meglio archiviati.