Molti di noi hanno utilizzato Zoom, ma pochi conoscono le sue funzionalità più efficaci. Con questi suggerimenti, puoi creare la migliore esperienza Zoom per tutti.
Punti chiave
- Pianifica riunioni ricorrenti con un unico collegamento per risparmiare tempo e consentire ai partecipanti di pianificare in anticipo.
- Avvia le riunioni con i partecipanti in modalità mute per eliminare le distrazioni e consentire una comunicazione efficace.
- Disabilita gli aggiornamenti software automatici per evitare ritardi durante le chiamate e garantire un'esperienza dell'app sempre aggiornata.
Poiché il posto di lavoro virtuale è diventato sempre più la norma, sempre più persone si affidano a Zoom per le chiamate online. Le chiamate Zoom sono diventate lo standard de facto per riunioni e collaborazioni remote.
Sin dal suo inizio, Zoom ha costantemente introdotto nuove funzionalità che gli utenti come noi possono sfruttare per rendere le nostre riunioni più efficienti. Tuttavia, nonostante l'aumento della sua popolarità, non molti di noi sanno come utilizzare al meglio l'app.
In questo articolo, diamo un'occhiata ad alcuni suggerimenti e trucchi per rendere più efficaci le tue chiamate Zoom.
Se hai riunioni che si verificano a intervalli regolari nel tempo (giornalmente, settimanalmente, mensilmente, ecc.), l'organizzazione di riunioni ricorrenti è la soluzione ideale. Con le riunioni ricorrenti di Zoom, puoi utilizzare lo stesso ID riunione e le stesse impostazioni per ogni occorrenza.
La pianificazione di riunioni ricorrenti può aiutarti a prenotare diverse riunioni in anticipo, riducendo così il tempo perso a crearne di nuove ogni volta. Consente inoltre ai partecipanti di pianificare i loro eventi con largo anticipo, in quanto possono vedere tutte le riunioni imminenti quando lo fanno collega il loro calendario a Zoom.
È possibile pianificare riunioni ricorrenti facendo clic su Programma un evento sul client Zoom.
2. Riunioni Kickstart con partecipanti in modalità mute
Discorsi che distraggono e rumori di sottofondo possono facilmente ostacolare la tua chiamata altrimenti produttiva. In qualità di organizzatore di una riunione, puoi scegliere di disattivare l'audio di tutti coloro che si uniscono alla chiamata. Ciò garantisce uno spazio silenzioso in cui i partecipanti possono scegliere di riattivare l'audio solo quando desiderano parlare.
Puoi scegliere di chiedere a tutti i partecipanti di riattivare l'audio quando necessario o impostare un processo di pre-approvazione per riattivare l'audio dei singoli partecipanti.
Puoi abilitarlo andando su Impostazioni > Visualizza altre impostazioni > Programma riunione, quindi abilitando Disattiva l'audio di tutti i partecipanti quando si uniscono a una riunione.
3. Disabilita gli aggiornamenti automatici del software
Zoom aggiorna spesso il suo software per correggere bug e aggiungere nuove funzionalità, il che è fantastico! Ma aspettare che gli aggiornamenti vengano eseguiti quando devi saltare una chiamata può essere estremamente fastidioso. Per evitare questo fastidio, puoi semplicemente disabilitare gli aggiornamenti automatici.
Al termine della riunione, puoi verificare e installare eventuali aggiornamenti disponibili. Ciò riduce i ritardi delle chiamate, garantendo al contempo di ottenere l'esperienza dell'app più aggiornata.
Per disabilitare gli aggiornamenti software automatici, vai a Impostazioni > Generale e deseleziona la casella di controllo per Mantieni aggiornato automaticamente il client desktop Zoom.
4. Controlla il tuo spazio con le sale d'attesa
Con la funzione Waiting Room di Zoom, l'host può determinare quando un ospite si unisce alla chiamata. Hai la possibilità di ammettere i partecipanti uno per uno o di ammettere tutti contemporaneamente dalla sala d'attesa.
Se hai impostato una sala d'attesa per la tua riunione, i partecipanti vedranno una schermata predefinita quando si uniscono alla chiamata. Zoom ti consente anche di personalizzare questa schermata. Puoi aggiungere il logo della tua azienda, del testo e un video introduttivo che i partecipanti possono guardare prima di unirsi.
Per abilitare le sale d'attesa, vai a Impostazioni > Visualizza altre impostazioni > Sicurezzae attiva il pulsante di attivazione/disattivazione per Sala D'Attesa.
5. Sfrutta il potenziale delle stanze per sottogruppi di lavoro
La funzionalità delle stanze per sottogruppi di lavoro di Zoom è altamente consigliata per le riunioni che potrebbero richiedere la partecipazione e la collaborazione di più gruppi più piccoli.
Questo può essere l'ideale per sessioni di brainstorming o progetti di gruppo. Una riunione Zoom può essere suddivisa in un massimo di 50 stanze per sottogruppi di lavoro. L'organizzatore può scegliere di assegnare automaticamente o manualmente i partecipanti alle stanze per sottogruppi di lavoro.
Per abilitare i gruppi di lavoro, vai a Impostazioni > Visualizza altre impostazioni > In riunione (avanzato)e attiva il pulsante di attivazione/disattivazione per Stanza per gruppi di lavoro - Stanze.
6. Elimina il rumore di fondo
Le riunioni online sono molto suscettibili all'interruzione del rumore di fondo. Il rumore del traffico esterno, i bambini che piangono in un'altra stanza o gli avvisi degli elettrodomestici possono facilmente ridurre l'efficacia della chiamata.
L'utilizzo della funzione di cancellazione del rumore in Zoom può essere d'aiuto migliorare la qualità audio di Zoom riducendo il rumore di fondo. La funzione di cancellazione del rumore di Zoom offre vari livelli di cancellazione del rumore che puoi scegliere in base al tuo utilizzo.
Per utilizzare la cancellazione del rumore integrata di Zoom, vai a Impostazioni > Audio > Soppressione del rumore di fondoe seleziona il pulsante di opzione ottimale per la tua configurazione (Auto, Basso, Medio, Alto).
7. Ottieni sottotitoli a portata di mano
La trascrizione delle riunioni sta diventando sempre più essenziale nei luoghi di lavoro che cercano di essere accessibili e inclusivi. Le trascrizioni sono eccellenti anche per creare appunti, rapporti e altro materiale scritto dopo una riunione.
Strumenti di trascrizione come Lontra o la funzione di trascrizione integrata in croccante, utilizza l'intelligenza artificiale per la trascrizione in tempo reale, rendendo così le riunioni facili da seguire per tutti i partecipanti. L'assistente alla riunione di Otter può anche generare contenuti in base ai dati della riunione e rispondere alle domande nella chat.
Per abilitare i gruppi di lavoro, vai a Impostazioni > Visualizza altre impostazioni > In riunione (avanzato)e attiva il pulsante di attivazione/disattivazione per Sottotitoli automatici.
8. Migliora l'accessibilità con l'evidenziazione del mouse
Se stai facendo una presentazione o una demo e desideri condividere lo schermo, assicurati che l'opzione Spotlight del mouse sia attivata. Il pubblico sarà maggiormente in grado di concentrarsi sul contenuto sullo schermo e seguire le tue istruzioni utilizzando la modalità di messa a fuoco in Zoom.
Quando la funzione Spotlight del mouse è attiva, un cerchio colorato o un riflettore evidenzierà visivamente la posizione e i movimenti del cursore. Puoi anche utilizzare la funzione "Vanishing Pen" per contrassegnare e prendere appunti sulla lavagna o sullo schermo condiviso senza preoccuparti di cancellare o annullare i tuoi scarabocchi.
Durante la condivisione dello schermo durante una riunione, la funzione Spotlight è disponibile solo nella barra degli strumenti "Annota" dopo aver iniziato a condividere lo schermo.
9. Migliora l'esperienza della riunione con la visualizzazione immersiva
La visualizzazione immersiva può aiutare rendere la tua esperienza Zoom più divertente. Questa funzione fornisce diversi sfondi virtuali, come un auditorium, un'aula e un bar, dove possono essere mostrati tutti i partecipanti.
Se un partecipante utilizza un client desktop, un'app per dispositivi mobili o una Zoom Room che non supporta la visualizzazione immersiva, vedrà gli altri partecipanti nella visualizzazione predefinita della galleria o nella visualizzazione relatore.
La funzione Immersive View è disponibile quando si fa clic su Visualizzazione nell'angolo superiore destro della schermata della riunione.
10. Riunioni master con scorciatoie da tastiera
Puoi ottenere molto di più da Zoom se ti prendi il tempo per imparare e utilizzare le varie scorciatoie da tastiera disponibili. Questi ti consentono di fare rapidamente cose come disattivare o riattivare l'audio, andare a schermo intero, condividere lo schermo e altro ancora.
Ecco alcune utili scorciatoie da provare:
- Alt+V per avviare/arrestare il video
- Alt+A per disattivare/riattivare l'audio
- Alt+F per entrare/uscire dalla modalità a schermo intero
- Alt+Maiusc+I per copiare il link di invito alla riunione
Per visualizzare tutti i scorciatoie da tastiera disponibili su Zoom, vai a Impostazioni > Tasti rapidi.
Ingrandisci la tua strada attraverso le chiamate online
Con caratteristiche così sorprendenti, Zoom è lo strumento ideale per mantenere le connessioni in un ambiente di lavoro o di apprendimento distante. È un ottimo modo per restare in contatto con le persone in quest'epoca di lavoro a distanza e isolamento sociale, sia che tu abbia un incontro con i colleghi, parli con i parenti o organizzi un compleanno virtuale festa.
Esplora i suggerimenti e le funzionalità sopra menzionate per chiamate Zoom più efficaci che impressioneranno allo stesso modo i tuoi colleghi e amici.
