7 funzioni essenziali di Excel per i proprietari di piccole imprese

Excel è un potente strumento per gestire le tue finanze come piccolo imprenditore. Il suo arsenale di strumenti di manipolazione dei dati può farti risparmiare tempo e fatica nel tenere traccia delle tue spese, entrate e altri dati finanziari.

Le funzioni sono la spina dorsale di Excel e la fonte dei suoi superpoteri. Se non conosci Excel, ecco alcune funzioni essenziali che dovresti imparare a gestire le tue finanze in modo efficace.

1. SOMMA

SOMMA è forse la funzione più comunemente utilizzata in Excel ed è ancora più utile in finanza. Ti consente di sommare un intervallo di celle e ottenere il totale.

=SUM(values)

È possibile inserire i valori direttamente nella funzione SOMMA o farvi riferimento come celle e intervalli.

Ad esempio, puoi utilizzare la funzione SOMMA per sommare le vendite totali di ciascun articolo in un periodo specifico.

=SUM(D2:D8)

In questo esempio, RE2: RE8 è l'intervallo di celle contenente il valore delle vendite che si desidera aggiungere. La funzione SOMMA accetta tutti i valori in questo intervallo e calcola le vendite totali di tutti gli articoli.

2. MEDIA

La funzione MEDIA è un'altra funzione utile quando si ha a che fare con i numeri. MEDIA calcola il valore medio di un intervallo di celle.

=AVERAGE(range)

Ad esempio, puoi utilizzare la funzione MEDIA per calcolare il prezzo medio di diversi articoli.

=AVERAGE(B2:B8)

In questa formula, SI2: SI8 è l'intervallo di celle contenente i prezzi degli articoli per i quali si desidera calcolare la media. La funzione MEDIA calcolerà il valore medio di tutti i numeri in quell'intervallo e produrrà il prezzo medio dell'articolo.

3. CONTARE

La funzione COUNT conta il numero di celle che contengono un valore numerico.

=COUNT(range)

È possibile utilizzare questa funzione per ottenere il conteggio degli articoli che sono stati venduti. Se il conteggio delle vendite dell'articolo è vuoto o non è numerico, COUNT non lo conterà.

=COUNT(C2:C8)

In questo esempio, COUNT esamina le vendite in entrata DO2:DO8 e restituisce il numero di articoli con le vendite. Il prodotto A e il prodotto D non hanno vendite, quindi COUNT li ometterà.

Zero è anche un numero e COUNT lo includerà nel suo output. Di conseguenza, questa configurazione funziona solo se non inserisci zero per gli articoli senza vendite e li lasci invece vuoti. Puoi utilizzare COUNTIF e COUNTIFS per specificare condizioni personalizzate per le celle che vuoi contare.

4. CONTA.SE

COUNTIF è una versione più avanzata di COUNT. Dove COUNT conta solo le celle con valori numerici, COUNTIF conta le celle che soddisfano una condizione specifica.

=COUNTIF(range, criteria)

In questa sintassi, allineare è l'intervallo in cui si desidera che COUNTIF cerchi i valori che soddisfano il criteri.

Puoi utilizzare COUNTIF per contare il numero di articoli che sono stati venduti più di un importo specifico.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

In questo esempio, CONTA.SE controlla le vendite in entrata RE2: RE8 e restituisce il conteggio degli articoli venduti pari o superiore a $ 600.

5. SE

La funzione SE verifica una condizione e restituisce un valore in base al risultato del test. Puoi impostare output personalizzati per entrambi i risultati del test.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

Nella sintassi, espressione_logica è la condizione che vuoi testare. SE tornerà output_if_true O output_if_false, a seconda dei risultati del test. Puoi annidare più funzioni IF l'una nell'altra specificare varie condizioni.

Ad esempio, puoi utilizzare la funzione IF per verificare se un articolo specifico ha raggiunto il suo obiettivo di vendita e restituire un messaggio in base al risultato.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

In questa formula, D2 è la cella con le vendite totali di un articolo, e E2 è la cella con l'obiettivo di vendita di quell'articolo. Se il valore in D2 è maggiore o uguale a E2, verrà restituita la funzione SE Obiettivo raggiunto. Se il valore in D2 è minore di E2, verrà restituita la funzione SE Obiettivo fallito.

Puoi trascinare la maniglia di riempimento automatico sul resto delle celle per popolarle. Per ulteriore enfasi, puoi usare formattazione condizionale in Excel per visualizzare i risultati IF in stili distinti.

6. CERCA.VERT

IL funzione CERCA.VERT può trovare un valore in una tabella e restituire il valore corrispondente nella stessa riga.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Nella sintassi, valore di ricerca è quello che vuoi cercare, matrice di tabella è dove vuoi guardare, e col_indice_num è il numero di colonna di table_array che contiene il valore restituito. range_lookup è un argomento facoltativo che consente di decidere se cercare risultati approssimati. Inserimento VERO consente corrispondenze approssimative e input FALSO consente solo corrispondenze esatte.

Ad esempio, se disponi di una tabella contenente nomi e prezzi di prodotti e desideri visualizzare altrove il prezzo di un determinato prodotto, puoi utilizzare la funzione CERCA.VERT.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

In questo esempio, Prodotto A nella cella A2 è il valore che vuoi trovare nella tabella di riferimento, L2:N8 è l'intervallo di celle che contiene la tabella, 2 è il numero di colonna che contiene i prezzi dei prodotti e FALSO dice a VLOOKUP di restituire una corrispondenza esatta.

7. CONCATENARE

La funzione CONCATENA unisce più valori o celle insieme e li visualizza in una singola cella.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

La sintassi per CONCATENATE è semplice. Si chiama la funzione e si immettono i valori che si desidera unire, separati da una virgola.

È possibile utilizzare questa funzione per combinare e riepilogare i dati da più celle. Ad esempio, supponiamo che tu abbia un foglio di calcolo con dati finanziari per la tua azienda. È possibile creare un riepilogo per ciascun articolo, inclusi il tag, la vendita target e la vendita effettiva.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Non allarmarti per la lunghezza di questa formula. Tutti gli argomenti sono dello stesso tipo e rappresentano parti di una frase completa. In questa formula, CONCATENATE prende il nome dell'elemento da A2, la categoria da F2, il numero di unità vendute da C2e le vendite totali da D2. Le stringhe di testo collegano i valori insieme per formare una frase.

Quando si lavora con formule lunghe come questa, è importante prestare attenzione alle virgole e alle virgolette. Posiziona le stringhe di testo tra virgolette e ricontrolla di chiudere ogni virgoletta e inserire una virgola tra gli argomenti. Puoi aggiungere spazi o simboli come il simbolo del dollaro alla stringa di testo prima o dopo il valore.

Fai crescere la tua attività con Excel

La gestione e la manipolazione dei dati finanziari è essenziale per qualsiasi attività commerciale; la tua non fa eccezione. Excel è una centrale elettrica per questo scopo. Con una conoscenza adeguata delle funzioni e delle capacità di Excel, puoi trasformare Excel da un avversario intimidatorio in un amichevole compagno di lavoro.

Padroneggiando le funzioni essenziali di Excel descritte qui, sarai sulla buona strada per gestire in modo efficiente le finanze della tua piccola impresa. La pratica costante con Excel può aiutarti a diventare un esperto nell'utilizzo di questo programma e far crescere la tua attività oltre i limiti attuali.