Come scrivere un'e-mail di condoglianze al lavoro (con modelli)

Quando un collega subisce una perdita, la tua premurosa dimostrazione di sostegno può essere un senso di grande conforto per lui. Ma esprimere le tue condoglianze via e-mail può essere piuttosto difficile. Invece di consolarlo, potresti finire per causare ancora più angoscia al tuo collega dicendo accidentalmente qualcosa di sbagliato.

Questo è il motivo per cui dovresti sapere come scrivere un'e-mail di condoglianze professionale al lavoro. Continua a leggere per scoprire cosa fare e cosa non fare nell'offrire consolazione tramite e-mail. Abbiamo anche incluso vari modelli di email di condoglianze che puoi utilizzare per esprimere le tue condoglianze.

Cose da fare quando si scrive un'e-mail di condoglianze

Ecco alcune cose che dovresti fare quando scrivi un'e-mail di condoglianze:

Una riga dell'oggetto appropriata

Inizia l'e-mail con un oggetto appropriato. Puoi usare frasi come "Mi dispiace per la tua perdita", "Le mie condoglianze", "Le mie condoglianze" o "Mi dispiace per la tua perdita".

L'obiettivo è scrivere qualcosa di conciso e pertinente, in modo che il tuo collega sappia immediatamente lo scopo dell'e-mail. Possono quindi decidere se vogliono aprirlo o meno.

Vai dritto al punto

Quando si tratta di impostazioni professionali, ce ne sono alcune errori comuni da evitare nelle righe di apertura delle e-mail. Quindi, non andare mai fuori strada e parlare di cose non correlate, specialmente quando scrivi e-mail di condoglianze professionali.

Devi capire che il tuo collega è in lutto, quindi non dovresti sprecare il suo tempo con e-mail inutilmente lunghe. Vai dritto al punto dicendo qualcosa del tipo: "Ho saputo della tua perdita e ti porgo le mie più sentite condoglianze", oppure semplicemente "Mi dispiace molto per la tua perdita".

Rendilo personalizzato

Se sai quale rapporto aveva il tuo collega con il defunto, considera di includere queste informazioni per rendere l'e-mail più personalizzata. Un esempio potrebbe essere: "Mi dispiace davvero per la morte di tuo fratello".

Se conosci personalmente la persona che è deceduta, considera di includere un suo ricordo condiviso nell'e-mail di condoglianze. Questo non solo onorerà la loro memoria, ma mostrerà anche il tuo sostegno alle persone in lutto.

Offri il tuo supporto

Nell'ultima sezione dell'e-mail di condoglianze, assicurati di offrire il tuo sostegno al tuo collega. Dì loro che sarai sempre lì per loro e che hanno il tuo pieno sostegno in questo momento difficile. In questo modo, il tuo collega non si sentirà solo nel suo processo di lutto.

Ancora più importante, sii pronto a offrire il tuo supporto se il tuo collega lo richiede, sia sotto forma di una telefonata veloce o di una visita personale. Ma anche se al momento non ha bisogno di alcun aiuto, il tuo collega apprezzerà sicuramente il gesto.

È quindi possibile terminare l'e-mail utilizzando una firma professionale in quanto è uno dei top galateo e-mail fare così. Non solo ti fa sembrare più professionale, ma aiuta anche il destinatario a contattarti se necessario.

Cose da evitare quando si scrive un'e-mail di condoglianze

Ecco alcune cose che dovresti evitare a tutti i costi quando scrivi un'e-mail di condoglianze in un ambiente professionale:

Un saluto casuale

Quando si tratta di e-mail professionali, la regola pratica è evitare i saluti casuali. Ciò è particolarmente importante quando si tratta di e-mail che offrono le condoglianze.

Ci sono vari saluti professionali che puoi usare invece, come "Saluti", "Caro Sig./Sig.ra" o un semplice "Sig./Sig.ra" prima del nome del tuo collega. Puoi usare un "Ciao" se la persona in lutto è un caro amico di lavoro. Ma qualsiasi cosa più informale può sembrare maleducata.

Assunzione di credenze religiose

Assumere le convinzioni religiose del tuo collega e incorporare le condoglianze religiose nella tua e-mail sulla base di questi presupposti non è mai una buona idea. Il tuo collega potrebbe trovarlo inappropriato o addirittura irrispettoso.

Ma se sei vicino alle persone in lutto e credi sinceramente che li conforterà se menzioni un detto religioso familiare, puoi farlo. Ma assicurati che sia breve e che le parole siano inquadrate correttamente.

Dare consigli non richiesti e confrontare la loro perdita con la tua

Molte persone commettono l'errore di fornire consigli non richiesti quando fanno le condoglianze. Devi capire che, se necessario, una persona chiederebbe consiglio da sola. Quindi, evita di dire cose come "Cerca di rimanere occupato per distogliere la mente da questa tragedia".

Inoltre, nessuno vuole che il proprio dolore sia invalidato o paragonato a quello di qualcun altro. Quindi, assicurati di evitare di creare parallelismi tra la perdita dei tuoi colleghi e la tua.

Modelli di email di condoglianze

Ecco alcuni modelli di email di condoglianze che puoi utilizzare per aiutarti a mostrare il tuo sostegno a un collega. Puoi anche creare:

Modello 1:

Linea tematica: Le mie condoglianze

Ciao [nome del collega],

Sono profondamente rattristato nel sentire della tua perdita. Voglio porgere le mie più sentite condoglianze. [Il nome del defunto] era una persona straordinaria, e li ricordo con affetto da quando ci siamo incontrati [Dichiara quando hai incontrato il defunto].

Voglio che tu sappia che sono qui per te se hai bisogno di qualcosa.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

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Modello 2:

Linea tematica: Mi dispiace per la tua perdita.

Salve [nome del collega],

Ho sentito della recente perdita della tua famiglia. Per favore accetta le mie più sentite condoglianze. Spero che troverai conforto nei bei ricordi che hai condiviso con loro. [Inserisci il bel ricordo condiviso] è ancora uno dei miei ricordi più cari con loro che amo profondamente.

Se hai bisogno di qualcosa o vuoi parlare con qualcuno, sappi che sono solo una chiamata.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Per saperne di più

Modello 3:

Linea tematica: Le mie simpatie.

Caro [nome del collega],

Sono profondamente dispiaciuto di apprendere che [nome del defunto] è deceduto. Spero che tu abbia tutto il supporto di cui hai bisogno per superare questo momento difficile. Per favore contattaci se hai bisogno di qualcosa.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Per saperne di più

Le e-mail di condoglianze professionali possono rafforzare i rapporti di lavoro

Queste sono le cose da fare e da non fare per scrivere un'e-mail di condoglianze professionale, insieme ad alcuni modelli per aiutarti. Inizia la tua email con un oggetto conciso e usa un saluto professionale.

Non dimenticare di mantenere l'e-mail breve, esprimere le tue condoglianze e mostrare il tuo supporto. Inoltre, assicurati di dare una seconda lettura alla tua email prima di premere "invia" per assicurarti di non dire accidentalmente qualcosa che peggiori le cose.