Cerchi modi per migliorare le tue riunioni online? Ecco alcuni strumenti essenziali che ti aiuteranno a rendere le tue riunioni più produttive e coinvolgenti.
Le riunioni online sono diventate indispensabili sul posto di lavoro, sia che lavori da casa o in ufficio. Sebbene siano innegabilmente convenienti, poiché collegano le persone a livello locale e globale, quanto spesso sono produttive?
Ci sono diverse sfide da superare per garantire che le riunioni online siano efficaci e valgano il tuo tempo. Fortunatamente, puoi creare un ambiente di riunione più collaborativo con la giusta combinazione di strumenti. Di seguito, tratteremo alcuni strumenti essenziali per riunioni online produttive.
1. Ingrandisci per riunioni online sincrone o in tempo reale
Una riunione online produttiva non sarà possibile senza il miglior software di videoconferenza per il lavoro remoto. Con una vasta gamma di strumenti per riunioni virtuali che offrono varie caratteristiche e funzioni, Zoom si distingue per la sua interfaccia intuitiva.
Questo non vuol dire che Zoom manchi di funzionalità potenti, in quanto offre funzionalità video e audio, registrazione e condivisione dello schermo di alta qualità.
Non è tutto; puoi anche utilizzare la funzione Sfondo virtuale di Zoom per cambiare lo sfondo, il che può essere utile se hai uno spazio di lavoro disordinato. Zoom supporta anche le integrazioni con altri popolari strumenti di produttività come Slack, Google Calendar e Asana, semplificando la creazione di un ambiente virtuale collaborativo.
2. Telaio per riunioni asincrone
Cosa succede quando non riesci a riunire tutti contemporaneamente per una riunione online? Questo è uno dei più sfide comuni del lavoro a distanza affrontati da team che lavorano in diversi fusi orari.
Una soluzione efficace a questo problema sarebbe avere riunioni asincrone, che non richiedono che le persone siano online contemporaneamente. Inoltre, le riunioni online asincrone sono in genere più produttive poiché puoi fornire scambi più ponderati e avere discussioni ininterrotte.
Fortunatamente ce ne sono diversi strumenti di videocomunicazione asincrona puoi utilizzare per le tue riunioni virtuali. Uno di questi è Loom, che ti consente di registrare video e condividerli con i tuoi team a tuo piacimento. Questo è l'ideale per creare tutorial passo-passo o inviare feedback ai membri del team senza dover pianificare una riunione.
3. croccante per eliminare il rumore di fondo durante le riunioni
Il rumore di fondo ostacola la produttività sul posto di lavoro in diversi modi, soprattutto durante le riunioni virtuali. Che si tratti del tuo cane che abbaia, di un bambino che piange, di lavori fuori dalla finestra o di colleghi che parlano in sottofondo, il rumore può essere una distrazione durante le riunioni virtuali.
Krisp è uno straordinario strumento di cancellazione del rumore basato sull'intelligenza artificiale che può aumentare la produttività delle riunioni online eliminando il rumore di fondo indesiderato. Puoi utilizzare Krisp per assicurarti che la tua voce sia chiara, riducendo al minimo le distrazioni e creando un ambiente di lavoro più produttivo.
Inoltre, Krisp è compatibile con alcuni degli strumenti di comunicazione online più diffusi, tra cui Microsoft Teams, Zoom, Skype e altri.
4. Mimetica per utilizzare il tuo smartphone come webcam
Dopo aver risolto una sfida uditiva sotto forma di rumore di fondo, rivolgiamo la nostra attenzione a un problema visivo comune durante le riunioni virtuali. La maggior parte delle persone utilizza computer con webcam integrate scadenti per le videoconferenze. Camo è lo strumento perfetto se stai cercando di migliorare la qualità delle tue videochiamate e avere un aspetto più professionale durante le riunioni online.
Se hai familiarità con Continuity Camera di Apple, che consente ai proprietari di Mac di utilizzare i loro iPhone come webcam, Camo fa lo stesso per gli utenti macOS, Windows, iOS e Android. Tutto quello che devi fare è scaricare Camo sul tuo smartphone e computer e associare entrambi i dispositivi utilizzando un cavo USB o tramite una connessione wireless scansionando un codice QR.
Dopo aver associato il tuo dispositivo, puoi personalizzare le impostazioni in base alle tue preferenze e iniziare a usarlo con le app di videoconferenza più diffuse come Zoom per le tue riunioni online.
5. Con calma per programmare le riunioni
Quindi, come fai a convincere spesso i tuoi colleghi o clienti a partecipare alle tue riunioni online? Scommettiamo che passi molto tempo a inviare e-mail o effettuare chiamate per capire l'orario più adatto a tutti. Calendly è un efficace strumento di pianificazione delle riunioni online che può aiutarti ad automatizzare il processo di pianificazione, così puoi concentrarti su scambi produttivi con i tuoi clienti o colleghi.
Pianificazione di riunioni e attività utilizzando Calendly è semplice. Tutto quello che devi fare è creare un tipo di evento, dalle riunioni individuali a quelle di gruppo. Scegli un nome, un luogo, una descrizione, una durata e una data per l'evento.
Dopo aver inserito tutti i dettagli necessari, puoi condividere il link via email con i tuoi invitati per consentire loro di scegliere l'orario migliore in base alla tua disponibilità. Eccotene alcune Suggerimenti Calendly per aiutarti a migliorare la programmazione.
6. Otter.ai per registrare le riunioni
Uno dei modi migliori per garantire che le tue riunioni online siano produttive è registrare tutti i punti chiave discussi durante la sessione. Tuttavia, prendere appunti manualmente durante una sessione attiva può essere impegnativo, soprattutto durante una lunga riunione o quando si ascoltano oratori veloci. Ecco dove Otter.ai può essere utile.
Otter è un assistente alle riunioni basato sull'intelligenza artificiale che registra l'audio e trascrive il parlato in testo in tempo reale. Puoi utilizzare Otter per registrare riunioni online in tua assenza, generare riepiloghi, acquisire diapositive nelle tue note e trovare informazioni pertinenti cercando parole chiave.
Con Otter, puoi concentrarti sul rendere le tue riunioni virtuali più coinvolgenti e produttive mentre ti fornisce note e trascrizioni generate dall'intelligenza artificiale.
7. Trello per trasformare le note della riunione in attività attuabili
Le riunioni fungono da piattaforma per lo scambio di idee e la discussione di strategie e soluzioni. Ma cosa succede dopo che l'incontro è finito? Come garantire che tutti i piani e le strategie discussi durante la riunione si trasformino in attività attuabili? Puoi usa Trello per organizzare i tuoi progetti.
Trello è uno strumento di gestione dei progetti in stile Kanban che può aiutarti a organizzare le tue attività personali e professionali. È uno strumento ideale per i team che desiderano una panoramica visiva dei progetti creando Schede per ogni progetto e Carte per compiti specifici all'interno del progetto.
È quindi possibile impostare date di scadenza, assegnare attività ai membri del team e allegare file relativi all'attività. Ciò trasforma facilmente le note della riunione in attività attuabili.
Senza gli strumenti giusti, le tue riunioni online possono diventare rapidamente disordinate ed eventi che fanno perdere tempo. Tuttavia, puoi utilizzare questi strumenti per automatizzare le attività ripetitive, registrare e riepilogare le conversazioni e trasformare le note delle riunioni in attività utilizzabili, tra le altre cose. Tutto ciò ti aiuterà a ottenere il massimo dalle riunioni del tuo team virtuale e ad assicurarti che siano coinvolgenti e produttive.