Passi troppo tempo a scrivere email? Scopri come utilizzare i modelli di email per risparmiare tempo e aumentare la tua produttività.
La comunicazione e-mail svolge un ruolo fondamentale nell'ambiente di lavoro digitale di oggi, ma può essere una sfida se ti ritrovi a inviare numerose e-mail ogni giorno e a dedicare molto tempo a scriverle.
Che tu debba presentarti, impostare una risposta fuori sede, richiedere feedback, invitare qualcuno a un evento, esprimere gratitudine o dare seguito a una conversazione, questi modelli ti danno le spalle. Con queste risorse pronte all'uso, puoi semplificare la comunicazione e-mail e concentrarti su ciò che conta davvero.
1. Introduzioni professionali
Creare una solida prima impressione e mostrare la tua proposta di valore è fondamentale quando miri a fare rete o entrare in contatto con potenziali clienti. È particolarmente importante se lavori da una configurazione puramente remota con interazioni faccia a faccia limitate o assenti. L'impressione che lascerai sui tuoi potenziali clienti o stakeholder sarà duratura.
In questo modello di email di presentazione professionale, includi il tuo nome, il ruolo, il motivo per cui hai contattato e un chiaro invito all'azione. Ricorda, stabilire un rapporto e dimostrare un interesse genuino è vitale.
Ecco un esempio:
Soggetto: Ciao da [Il tuo nome] presso [La tua azienda]
Ciao [Nome],
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Io sono [Il tuo nome], il [Il tuo ruolo] presso [La tua azienda]. Mi sono imbattuto nel tuo profilo su [Platform] e sono rimasto impressionato dal tuo lavoro in [Industria/Campo].
Ti scrivo perché penso che potresti essere interessato al nostro [Prodotto/Servizio], che aiuta [Dichiarazione di vantaggio]. Mi piacerebbe parlare di più su come possiamo aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.
Saresti disponibile per una chiamata di 15 minuti la prossima settimana? Se è così, per favore fatemi sapere quali giorni e orari funzionano meglio per voi.
Non vedo l'ora di risentirvi presto.
Migliore,
[Il tuo nome e firma]
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2. Risponditore automatico fuori sede
Quando sei lontano dal lavoro, sia per una vacanza, viaggio di lavoro o qualsiasi altro motivo, è importante disporre di un autoresponder fuori sede efficace che stabilisca aspettative chiare e fornisca contatti alternativi.
Questo modello garantisce che tu mantenga le persone informate sulla tua assenza:
Soggetto: Fuori sede fino al [data]
Ciao,
Grazie per la tua email. Al momento non sono in ufficio fino al [data] e avrò un accesso limitato alla mia posta elettronica.
Se il tuo messaggio è urgente o relativo a [lavoro], contatta [nome] all'indirizzo [e-mail/numero di telefono]. Altrimenti, ti ricontatterò il prima possibile al mio ritorno.
Grazie per la tua comprensione e pazienza.
Migliore,
[Il tuo nome e firma]
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3. Feedback o richiesta di recensione
Quando vuoi prenderne un po' feedback per un incontro o una recensione dei tuoi stakeholder sul tuo prodotto, servizio o lavoro, hai bisogno di un'e-mail che mostri il tuo apprezzamento e li incoraggi a condividere i loro pensieri.
Ecco un modello che puoi utilizzare:
Soggetto: Mi piacerebbe/ci piacerebbe sentire il tuo feedback!
Ciao [Nome],
Grazie per aver scelto [azienda] per le tue esigenze di [prodotto/servizio]. Ci auguriamo che tu sia soddisfatto dei risultati e dell'esperienza.
Apprezziamo la tua opinione e ti saremmo grati se potessi dedicare qualche minuto a condividere il tuo feedback con noi. Il tuo feedback ci aiuta a migliorare i nostri prodotti/servizi e a fornire un servizio migliore ai nostri clienti/clienti.
Fare clic su questo collegamento per completare un breve sondaggio: [link]. Non ci vorranno più di 5 minuti del tuo tempo.
Come segno del nostro apprezzamento, ti invieremo una [ricompensa] dopo che avrai completato il sondaggio.
Grazie per il tuo tempo e supporto.
Migliore,
[Il tuo nome e firma]
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4. Invito all'evento
Quando vuoi invitare qualcuno a un evento, che si tratti di un webinar, un workshop, una festa o per qualsiasi altra cosa, serve una mail che mostri i vantaggi della partecipazione e fornisca tutto il necessario dettagli. L'ultima cosa che vuoi è che il tuo invito appaia come un invito spam di Google Calendar ai tuoi destinatari Ecco un esempio che puoi utilizzare:
Soggetto: Sei invitato a [nome evento]!
Ciao [Nome],
Siamo entusiasti di invitarti al nostro prossimo evento: [nome evento].
Questa è una grande opportunità per te [vantaggi della partecipazione]. Imparerai a conoscere [argomenti trattati], fare rete con [altri partecipanti] e divertirti lungo il percorso.
L'evento si svolgerà il [data] alle [ora] tramite [piattaforma/link]. Durerà per circa [durata].
Per assicurarti un posto, registrati qui entro [scadenza]. I posti sono limitati, quindi non perdere questa occasione!
Non vediamo l'ora di vederti lì.
Migliore,
[Il tuo nome e firma]
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5. Nota di ringraziamento
Questo modello è utile quando vuoi ringraziare qualcuno per averti incontrato, intervistato o aiutato. Ti aiuta a mostrare la tua gratitudine e professionalità. Ecco come va:
Soggetto: Grazie per [motivo]
Ciao [Nome],
Volevo solo dire grazie per [motivo]. Apprezzo molto il tuo [tempo/impegno/consigli/supporto].
È stato fantastico [incontrarti/parlare/lavorare] con te e saperne di più su [qualcosa di rilevante]. Non vedo l'ora di [prossimi passi/follow-up/azione].
Per favore fatemi sapere se avete domande o avete bisogno di qualcosa da me.
Grazie ancora per tutto.
Migliore,
[Il tuo nome e firma]
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6. E-mail di follow-up
Quando vuoi ricordare qualcosa a qualcuno, come una scadenza, una richiesta o un'opportunità, devi scrivere un'e-mail di follow-up convincente che mostra il tuo interesse e la tua urgenza.
Ecco un modello standard che puoi utilizzare ma non dimenticare di adattarlo alla tua situazione per renderlo più utilizzabile:
Soggetto: In seguito a [argomento]
Ciao [Nome],
Spero che questo messaggio ti trovi bene.
Sto scrivendo per dare seguito a [topic]. Non ho ricevuto tue notizie dal [data/ultima comunicazione] e volevo verificare con te se hai aggiornamenti. [Se applicabile, riformula la tua richiesta/offerta/proposta di valore]
Per favore fatemi sapere se siete ancora interessati e qual è la vostra tempistica. Non voglio che tu perda questa [opportunità/scadenza/opportunità].
Non vedo l'ora di risentirvi presto.
Migliore,
[Il tuo nome e firma]
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