Mantenere la produttività durante le riunioni online può essere una vera sfida. Ecco alcuni strumenti per aiutarti a mantenere organizzate le tue riunioni.

Punti chiave

  • Utilizza app di pianificazione come Calendly o Cal per pianificare e pianificare facilmente le riunioni, tenendo conto della disponibilità di tutti.
  • Utilizza strumenti come la soppressione del rumore in-app o app come Krisp e Noise Blocker per garantire chiamate cristalline e ridurre al minimo il rumore di fondo.
  • Automatizza le note della riunione con app come Krisp, Magical o Supernormal, consentendo all'intelligenza artificiale di trascrivere e riassumere le tue chiamate in modo che tu possa concentrarti sulla conversazione.

Anche se le riunioni sono fondamentali per il corretto funzionamento di team e organizzazioni, a volte possono essere inefficienti e ostacolare la produttività. Le riunioni online sono spesso afflitte da frasi come "Scusa il ritardo", "Non riesco a sentirti" e "Puoi ripetere l'ultima parte?".

Tuttavia, con gli strumenti giusti, rimanere concentrati nonostante queste distrazioni non è difficile. Di seguito sono riportati i migliori strumenti per garantire un'efficienza ottimale per le tue riunioni online.

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Programma come un professionista

Pianificare e programmare le riunioni può essere impegnativo, dato che devi tenere conto della disponibilità di tutti. Capire il momento migliore per tutti è particolarmente impegnativo con i lavoratori remoti in tutto il mondo. Fortunatamente, alcune app possono rendere le riunioni di pianificazione meno complicate:

Calendly è un'app di pianificazione intuitiva che aiuta a prevenire le doppie prenotazioni. L'app ti consente di sincronizzare più calendari, assicurando che le persone vedano solo le fasce orarie gratuite e prenotabili. Con questo, puoi rivelare la tua disponibilità mantenendo privati ​​i dettagli sottostanti delle tue riunioni.

Come Calendly, anche Cal considera più calendari per visualizzare le fasce orarie libere. Inoltre, Cal offre un'opzione Teams a pagamento, in cui puoi aggiungere altri membri al tuo team. Questo è l'ideale per prenotare riunioni di gruppo, in quanto tiene conto della disponibilità di più persone.

Magical è un'estensione di Chrome che non solo può sincronizzare i calendari, ma è un assistente per riunioni virtuali completo. Magical può pianificare riunioni, creare collegamenti di prenotazione e assicurarti di non perdere mai un'altra riunione. L'estensione Magical si integra perfettamente con il tuo browser Google Chrome per mostrarti esattamente quando e qual è la tua prossima riunione.

Avere chiamate cristalline

Le riunioni virtuali fanno molto affidamento sulla chiarezza della voce. Nel comfort delle nostre case, sono destinati a essere presenti rumori come quelli di bambini, animali domestici, elettrodomestici e traffico. Ma ci sono alcuni metodi che puoi provare a ridurre questi rumori durante le tue chiamate:

4. Soppressione del rumore in-app

Molti popolari app per riunioni online come Zoom, Microsoft Teams e Discord hanno funzionalità di soppressione del rumore integrate. Con questo, dovresti essere in grado di sopprimere la maggior parte del rumore di fondo senza la necessità di app aggiuntive.

Krisp è una delle app per la soppressione del rumore più popolari. Riduce il rumore di fondo e migliora l'audio che senti filtrando il rumore di fondo degli altri partecipanti alla riunione. Krisp è facile da configurare sulla maggior parte dei dispositivi e si integra perfettamente con la maggior parte dei software per riunioni.

Noise Blocker è un'altra eccellente app per la soppressione del rumore. Questa app ti consente di regolare l'intensità e la soglia della soppressione del rumore, il che è perfetto se preferisci mantenere un po' di rumore ambientale. L'unico inconveniente è che Noise Blocker è disponibile solo per Windows 10 e versioni successive.

Automatizza le tue note di riunione

Registrare parti della riunione o annotare dettagli importanti durante una chiamata può essere noioso. Potresti anche perdere la discussione in corso mentre prendi appunti. Ecco alcune app che possono esternalizza la tua presa di appunti con l'intelligenza artificiale, permettendoti così di essere pienamente presente ai tuoi incontri:

Oltre alla sua funzionalità di soppressione del rumore di prim'ordine, Krisp può anche fornire eccellenti trascrizioni di riunioni. Se hai già configurato Krisp per l'audio, crea automaticamente trascrizioni e note della riunione e riepiloga la tua chiamata per te.

Sebbene Magical includa un calendario delle riunioni, non è tutto quello che c'è da fare. Magical può partecipare alle tue chiamate come assistente virtuale che prende appunti e aiuta a creare agende basate su riunioni precedenti. AI Notetaker trascrive le chiamate in tempo reale e genera rapidamente riepiloghi delle riunioni e passaggi successivi.

Con la potenza dell'intelligenza artificiale, Supernormal può registrare e trascrivere le riunioni in modo che tu possa concentrarti sulla conversazione. Può generare note dettagliate, evidenziare le decisioni chiave e documentare le azioni affrontate durante la riunione.

Ottieni il massimo dalle tue riunioni

Gli strumenti sopra menzionati possono migliorare significativamente l'efficienza delle tue riunioni. Utilizzando le app e gli strumenti appropriati, vedrai che creare un flusso di lavoro e un ambiente di riunione che soddisfi perfettamente le tue esigenze è relativamente facile. Dopotutto, non importa di cosa hai bisogno, c'è un'app per questo!

Queste app potrebbero essere in grado di rimuovere i blocchi relativi al software, ma dovresti anche considerare come sfruttare al meglio queste chiamate creando un ambiente di supporto per la discussione.