Come scegliere il giusto strumento di gestione dei progetti

Se stai lavorando a qualcosa di importante con un piccolo team o a un progetto personale, è importante rimanere al passo con le cose e organizzare il tuo flusso di lavoro. Il modo migliore per farlo è investire in uno strumento di gestione dei progetti. L'utilizzo di software specializzato può aiutare a semplificare il flusso di lavoro e mantenere tutte le parti mobili organizzate.

Tuttavia, con così tante opzioni là fuori, come scegliere quella giusta? Il primo passo è sapere quali caratteristiche e aspetti cercare. Concentrati su ciò che conta davvero per te e per il tuo team. Pensa a funzionalità, flessibilità, interfaccia, sicurezza e supporto.

1. Caratteristiche e funzionalità

Prima di cercare uno strumento di gestione del progetto, dovresti capire le funzionalità che ti aiuteranno a fare le cose in modo efficiente. Fatti alcune domande prima di andare avanti. Ad esempio, lavorerai da solo o con una squadra? Se è quest'ultimo, qual è la dimensione e la portata della tua squadra? Di quali strumenti hai bisogno e di cosa puoi fare a meno?

In generale, vorrai opzioni per la creazione di attività, traguardi, pianificazioni e tempistiche per tenere tutti sotto controllo. Più questi strumenti sono personalizzabili e flessibili, meglio è. Alcuni strumenti ti consentono di impostare attività ricorrenti, dipendenze e notifiche per mantenere i progetti in movimento in modo efficiente.

Alcuni strumenti sono più versatili di altri. Ad esempio, puoi utilizzare ClickUp come strumento per la produttività personale così come per le piccole squadre. Quindi, il primo passo è valutare le esigenze del tuo flusso di lavoro e quindi scegliere lo strumento più adatto.

2. Un'interfaccia che userai davvero

Molti strumenti di gestione dei progetti sono altamente versatili e possono adattarsi a diverse situazioni. Per esempio, c'è molto che puoi fare con Notion, come prendere appunti, creare elenchi di cose da fare o persino creare un CRM personalizzato. Sebbene sia forse uno dei migliori strumenti per la produttività, alcuni potrebbero preferire qualcosa di più semplice con cui sentirsi a proprio agio rapidamente.

In tal caso, cerca un design semplice e intuitivo che sia facile da navigare con pochi clic. Le funzionalità dovrebbero essere facilmente accessibili e non sepolte sotto strati di menu. Punti elenco, elenchi numerati e molto spazio bianco rendono le istruzioni e le informazioni facili da scansionare.

L'app dovrebbe inoltre presentare una dashboard che offre una panoramica immediata di attività, pianificazioni e notifiche per aiutarti a rimanere aggiornato su tutto in modo efficiente. Ricorda, utilizzerai questo strumento quasi ogni giorno, quindi trova qualcosa che ti potrebbe davvero piacere usare.

3. Opzioni di personalizzazione

Lo strumento ideale dovrebbe darti il ​​controllo completo su quali funzioni e visualizzazioni sono visibili a te o al tuo team. Alcuni di voi potrebbero aver bisogno di una semplice scheda Kanban e di un elenco di attività, mentre altri preferiscono grafici, grafici e time tracker per aiutare a visualizzare tutti quei dati. In ogni caso, le sezioni dovrebbero essere personalizzabili e facili da abilitare o disabilitare.

Dovresti anche essere in grado di aggiungere campi, visualizzazioni e filtri personalizzati per tenere traccia dei progressi che contano davvero. Ad esempio, potresti voler contrassegnare determinate attività con il nome o il livello di priorità di un cliente. Allo stesso modo, potresti volere una visualizzazione personalizzata che mostri solo le attività ad alta priorità assegnate al tuo team.

4. Collaborazione e comunicazione

La collaborazione è la chiave di ogni buon strumento di gestione dei progetti. Vuoi qualcosa che ti permetta di lavorare facilmente con i membri del team e i clienti, in modo che tutti possano tenere traccia dei progressi e rimanere informati. Assicurati di poter aggiungere utenti e specificare il loro livello di accesso.

Dovresti essere in grado di aggiungere amministratori, membri del team con autorizzazioni diverse e clienti con accesso limitato. Anche l'assegnazione di compiti e scadenze dovrebbe essere semplice. Quando viene assegnata un'attività, l'assegnatario deve essere avvisato immediatamente tramite una notifica. Oltre a ciò, i membri del team dovrebbero essere in grado di commentare attività, condividere aggiornamenti, porre domande e condividere facilmente file.

5. Flessibilità

Un buon strumento di gestione del progetto è quello che si adatta alle tue esigenze man mano che il tuo progetto cresce in ambito, complessità e dati. Lo strumento dovrebbe essere in grado di gestire questo aumento di dati e complessità senza compromettere le prestazioni o la collaborazione.

Quando espandi ulteriormente il progetto, alla fine avrai bisogno di più strumenti per gestire tutti i processi. Pertanto, è importante che lo strumento possa integrarsi bene con altri software come app di condivisione file, servizi di posta elettronica e strumenti aziendali.

6. Accessibilità mobile

Se alcuni membri del tuo team lavorano in remoto e non hanno sempre accesso a uno spazio di lavoro dedicato, un'app mobile può aiutarli a rimanere in contatto praticamente ovunque. Controlla se lo strumento ha un'app iOS o Android dedicata e se le funzionalità vengono trasferite dall'esperienza desktop completa.

Come minimo, gli utenti dovrebbero essere in grado di rispondere ai commenti, controllare le attività assegnate e tenere il passo con l'avanzamento del progetto durante l'utilizzo dell'app mobile. Questo è meno un problema in questi giorni come alcuni di i migliori strumenti di gestione dei progetti dispongono già di app mobili dedicate che offrono un'esperienza produttiva.

7. Sicurezza e riservatezza dei dati

Mentre molte persone potrebbero trascurare l'aspetto della sicurezza, è essenziale quando si affidano allo strumento dati, documenti e informazioni sensibili relativi al progetto. Strumenti di crittografia come Le certificazioni SSL sono molto importanti. Ciò significa che i tuoi dati e documenti sono codificati per impedire l'accesso non autorizzato.

Anche l'autenticazione a due fattori è importante, poiché richiede non solo una password, ma anche un codice inviato al telefono o un'app di autenticazione. Ciò rende molto più difficile per gli hacker accedere al tuo account.

Infine, cerca gli strumenti di backup e ripristino dei dati. È possibile che i server del software si interrompano o diventino vittime di attacchi informatici. Backup automatici regolari e un piano per ripristinare e far funzionare i dati sono vitali in queste situazioni.

8. Prezzi e piani

Molti strumenti di gestione dei progetti sono gratuiti, ma la maggior parte di essi ha funzionalità bloccate dietro un abbonamento. Potresti essere in grado di utilizzare un determinato strumento in modo completamente gratuito, ma avrai un accesso limitato al numero di persone che puoi aggiungere a bordo.

Assicurati che lo strumento che utilizzi abbia un prezzo ragionevole in modo che si adatti perfettamente al budget del tuo progetto. Tenendo conto del prezzo, controlla le recensioni online per vedere se l'assistenza clienti è buona. Desideri un facile accesso per chattare, chiamare o inviare un'e-mail all'azienda nel caso in cui qualcosa vada storto.

Uno strumento di gestione del progetto è molto importante per le aziende o le persone che cercano di costruire qualcosa con una potenziale crescita in futuro. Potrebbe non essere così importante per i liberi professionisti indipendenti, ma aiuta comunque molto a semplificare il flusso di lavoro e ad assicurarsi di non perdere le scadenze.

La parte migliore è che molti di questi strumenti sono più di un semplice software di gestione dei progetti. Puoi usarli per prendere appunti, creare mappe stradali o anche come calendario di lavoro. Questa funzionalità all-in-one li rende di grande valore se riesci a trovare i casi d'uso giusti per ciascuna funzionalità.