8 suggerimenti per ospitare con successo un webinar

In questi giorni, molti luoghi di lavoro moderni si stanno allontanando dalle conferenze fisiche più tradizionali che sono state la norma nel mondo aziendale per molti anni. Invece, hanno iniziato ad abbracciare la facilità che i seminari virtuali, o webinar, possono offrire.

I webinar ti consentono di incontrare colleghi in molti luoghi diversi e sono relativamente più facili da organizzare rispetto alle riunioni fisiche. Sono accomodanti in settori con luoghi di lavoro in gran parte remoti o ibridi. Prima di programmare il tuo primo o il prossimo webinar, dovresti notare alcune cose per assicurarti che sia un successo strepitoso.

1. Evidenzia l'obiettivo del webinar

Puoi ospitare un webinar fluido solo delineando prima lo scopo della riunione virtuale. I webinar svolgono molte funzioni, come sessioni di brainstorming di gruppo, riunioni con i clienti, presentazioni e persino seminari virtuali.

Evidenziare gli obiettivi chiave del tuo webinar ti aiuterà a curare i contenuti migliori e più pertinenti per il tuo pubblico presente. Ti aiuterà anche a tenere traccia della struttura generale del tuo webinar.

Dovresti delineare chiaramente il tuo obiettivo; in caso contrario, il tuo webinar potrebbe andare fuori dai binari man mano che procede. Ciò è particolarmente importante se stai ospitando un webinar per la prima volta e vuoi assicurarti che funzioni in modo fluido ed efficace.

2. Raccogliere informazioni sui partecipanti per pertinenza

Sapere con chi parlerai è fondamentale, motivo per cui devi fare le tue ricerche e raccogliere informazioni sulle persone che parteciperanno al tuo webinar. Ti aiuterà a creare una connessione più personale con loro e ti farà sapere quali parti della tua presentazione possono o meno risuonare con loro.

Non basta installare una webcam e parlare con loro; devi anche capire i tuoi partecipanti. Allo stesso modo, ti aiuterà a interagire con loro e li incoraggerà a interagire con te durante il tuo webinar.

Molti strumenti sono disponibili per te se stai cercando di organizzare l'agenda per il tuo webinar. Alcuni strumenti divertenti potrebbero aiutarti a rendere il tuo webinar molto più interattivo.

La maggior parte delle piattaforme come Zoom, Google Meet e altre software di hosting webinar alternativo hanno funzionalità che ti consentono di programmare gli inviti in anticipo e quasi tutti hanno uno strumento di chat a portata di mano che offre ai tuoi partecipanti un spazio per fare commenti, fornire feedback utili e porre qualsiasi domanda che potrebbero avere senza interferire con il flusso del tuo presentazione.

Queste e altre caratteristiche, come trascrizione e strumenti di condivisione dello schermo, può contribuire a rendere il tuo webinar più interattivo e ben organizzato.

4. Crea accattivanti diapositive di presentazione

In generale, le persone hanno tempi di attenzione brevi, quindi sicuramente vuoi evitare di annoiare i tuoi partecipanti durante il tuo webinar. Puoi farlo coinvolgendoli con diapositive visivamente accattivanti.

Le tue diapositive dovrebbero essere colorate e concise, rendendole più facili da seguire. Puoi anche utilizzare una vasta gamma di ausili visivi per illustrare i tuoi punti, come grafici e diagrammi.

Un altro ottimo modo per mantenere coinvolgenti le diapositive è evitare caratteri inutilmente piccoli e aggiungere immagini pertinenti alla discussione in ogni fase della presentazione. Per il tuo webinar, puoi condividere le tue diapositive utilizzando lo strumento di condivisione dello schermo sulla tua piattaforma webinar preferita. Prendi in considerazione la possibilità di modificarli utilizzando special strumenti di presentazione delle diapositive per il miglior impatto.

5. Rendilo interattivo con una sessione di domande e risposte

Alla gente piace sentirsi vista e ascoltata. Un ottimo modo per connettersi a questo e sfruttare al meglio quel desiderio è incoraggiare i partecipanti a porre domande e quindi rispondere adeguatamente alle loro domande.

Questo non solo dà loro lo spazio per chiarire qualsiasi confusione che potrebbero avere riguardo al webinar, ma li tiene anche attivamente coinvolti. Puoi programmare la tua sessione di domande e risposte durante brevi pause tra le tue presentazioni o gestirle dopo aver concluso il tuo webinar.

In alternativa, puoi rispondere a qualsiasi domanda che i partecipanti hanno per te mentre scorri le diapositive. Tuttavia, questo potrebbe interrompere il flusso generale.

6. Mantieni il contatto visivo con la fotocamera in modo ottimale

Si dice che gli occhi siano le finestre dell'anima. Mantenere un buon contatto visivo con la videocamera dà ai partecipanti l'impressione che tu stia parlando in modo più diretto e intimo con loro e li aiuta a mantenere la concentrazione durante il webinar.

Imposta la tua fotocamera in modo da poter presentare le tue diapositive in una posizione comoda, permettendoti di guardare direttamente nella tua fotocamera e non sullo schermo. Se sei ospitare un webinar su uno smartphone, dovrai prestare ancora più attenzione nel posizionare la videocamera.

7. Ospita il webinar in uno spazio che non distragga

Anche le cose apparentemente più insignificanti potrebbero rapidamente diventare distrazioni distruttive. Ospitare un webinar in uno spazio di lavoro disordinato o in un ambiente affollato distrarrà solo te e i tuoi partecipanti.

Pianifica in anticipo dove ospiterai il tuo webinar, declutter eventuali spazi disordinati, prendere nota di eventuali disturbi che potrebbero sorgere e gestirli prima di iniziare la sessione. Dovresti anche ricordarti di mettere a tacere tutti i dispositivi che non ti serviranno durante il tuo webinar e di disattivare la funzione di notifica sul tuo personal computer.

8. Fai un giro di prova prima del giorno del webinar

Anche se ritieni che il tuo piano sia perfetto, fare un giro di prova prima di iniziare il tuo webinar non farà male. Un test ti aiuterà a individuare ed eliminare tutto ciò che potrebbe interrompere il flusso della tua presentazione, assicurandoti che il tuo webinar si svolga senza intoppi.

Puoi condividere il link al tuo webinar con una manciata di persone che possono partecipare come partecipanti sostitutivi e darti feedback su cose come la tua qualità audio e video, il tuo ambiente e persino il fascino generale del tuo presentazione.

Sarebbe anche un'ottima opportunità per controllare la tua attrezzatura e assicurarti che funzioni correttamente. Non vorresti che la tua fotocamera si inclinasse in una strana angolazione nel mezzo della tua presentazione.

Ospitare un webinar di grande impatto

Chiunque può condurre con successo un webinar di grande impatto considerando questi suggerimenti essenziali per l'hosting. Ti permetteranno di organizzare e strutturare il tuo webinar, incoraggiare i partecipanti a partecipare attivamente, evitare qualsiasi prevedibile intrusione o distrazione e sfruttare al meglio la tua attrezzatura.

Puoi sempre applicare questi suggerimenti a qualsiasi software di videoconferenza che utilizzi per il tuo webinar. Ti aiuteranno a stabilirti correttamente nella piattaforma e a garantire che il processo si svolga senza intoppi.