10 modi migliori per chiedere follow-up piuttosto che dire "non ti ho sentito"

Le persone spesso iniziano le e-mail di follow-up con la stessa frase di apertura: "Non ho ancora avuto tue notizie". Anche se semplice, risulta anche maleducato. Devi scegliere attentamente il tuo fraseggio per trasmettere un tono assertivo ma educato quando invii e-mail di lavoro.

È probabile che i destinatari ricevano dozzine di messaggi che iniziano con "Non ho ancora ricevuto da te", quindi prova a utilizzare un'altra riga di apertura. Ecco alcuni modi professionali e pratici per chiedere follow-up.

1. "Ti sto solo dando seguito se hai avuto la possibilità di [inserire una richiesta precedente]"

"Segui solo se hai avuto la possibilità di [richiesta]" è un messaggio di follow-up modesto ma proattivo. Incoraggia risposte pronte senza sembrare passivo-aggressivo. I destinatari preferiscono gentili colpetti e sottili riferimenti a richieste precedenti piuttosto che aperture che inducono sensi di colpa.

Inoltre, questa linea implica che qualsiasi risposta ritardata non è intenzionale. Un approccio empatico crea un rapporto: è più probabile che susciti una reazione positiva se mostri considerazione per la situazione dell'altra parte.

Prendi l'e-mail qui sotto come esempio. Il mittente evita un tono di vendita ponendo una domanda premurosa ma proattiva prima di inserire un breve invito all'azione (CTA).

2. "È stato fantastico vederti a [evento o raduno]"

La frase "È stato bello vederti a [evento o raduno]" è un comodo rompighiaccio. Stabilisce che hai già incontrato di persona il destinatario e ricorda i momenti condivisi. Le persone danno la priorità alle e-mail di coloro che conoscono piuttosto che di estranei.

Fare riferimento a conversazioni precedenti ti aiuta anche a seguire eventuali offerte o presentazioni senza sembrare di vendita. L'abbandono improvviso degli inviti all'azione allontanerà solo i lettori. Per suscitare una risposta favorevole, costruisci una relazione professionale e guadagna prima la fiducia dell'altra parte.

Il networking va oltre il semplice invio di inviti a LinkedIn. Utilizzare efficace consigli di rete per l'avanzamento di carriera, come costruire una presenza online e definire obiettivi chiari.

3. "Basta portare questo messaggio in cima alla tua casella di posta"

Dì "Sto solo sbattendo questo messaggio in cima alla tua casella di posta" per un'apertura spensierata ma urgente. Sottolinea l'importanza di risposte rapide senza farti sembrare impaziente. I destinatari apprezzeranno la tua considerazione per le loro caselle di posta occupate.

L'utilizzo di questa linea ti risparmia anche il fastidio di inviare nuovamente i messaggi. Assicurati solo di rispondere al thread corretto in modo che i destinatari possano fare rapidamente riferimento alle parti precedenti della conversazione.

4. “La tua casella di posta deve essere caricata in questo momento. Preferiresti discutere [inserire argomento] con una breve telefonata?"

I follow-up su argomenti più complessi richiedono piani d'azione specifici. Invece di inviare semplicemente un altro messaggio, suggerisci una soluzione chiara e diretta per raggiungere obiettivi comuni. Diciamo che stai lanciando un progetto critico. Puoi accelerare il processo dicendo: "La tua casella di posta deve essere caricata in questo momento. Preferiresti discutere [questione] piuttosto che una telefonata veloce?" È diretto e proattivo ma rispettoso.

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5. "Sto solo inviando un gentile promemoria su [Inserisci attività] poiché è sensibile al tempo"

Prendi il controllo della conversazione dicendo: "Sto solo inviando un gentile promemoria su [attività] poiché è sensibile al tempo". È un'apertura autorevole ma rispettosa che attira l'attenzione del lettore. E spiegando l'urgenza della situazione, capiranno meglio perché hai inviato un follow-up.

Usa questa linea con parsimonia, costantemente assillante e la microgestione del tuo team ostacola la produttività.

6. "Ci scusiamo per l'inconveniente, ma [Inserisci richiesta]"

La riga "Ci scusiamo per l'inconveniente, ma [richiesta]". è un'apertura mite ed educata per i follow-up. Usalo quando chiedi favori o assistenza. I destinatari potrebbero ignorarti del tutto se la tua email li bombarda di richieste.

Sebbene rispettoso, sconsigliamo di dirlo all'inizio delle conversazioni. Le persone con cattive intenzioni approfittano di coloro che si scusano inutilmente o sono eccessivamente educati. Ricorda: non tutti meritano la tua gentilezza.

7. "Volevo solo ricontrollare se [inserire domanda]?"

"Volevo solo ricontrollare se [inserire domanda]?" è neutro. A differenza di altre aperture, non presuppone che il lettore abbia trascurato le tue e-mail precedenti. È un follow-up semplice e diretto che consente all'altra parte di scusarsi per il ritardo o di spiegare la situazione.

Brevi righe di apertura eliminano anche il disordine nelle tue e-mail. I destinatari spesso ritardano la lettura e la risposta ai messaggi con un'introduzione lunga e noiosa. Smettila di girare intorno al cespuglio, altrimenti perderai la loro attenzione.

8. "C'è qualcos'altro che potremmo aiutare con [Inserisci progetto o attività] per far girare la palla?"

Puoi dire: "C'è qualcos'altro che potremmo aiutare con [inserire progetto o attività] per far girare la palla?" per tiri più aggressivi e diretti. Dice ai destinatari che sei pronto a concludere l'affare in qualsiasi momento. Considerando il suo tono di vendita, usalo solo su coloro che sono già interessati a fare affari con te.

9. "Volevo chiederti se sei ancora interessato a [Inserire offerta] e ricontrollare con te prima di finalizzare tutto da parte nostra"

"Volevo chiederti se sei ancora interessato a [offer] e ricontrollare con te prima di finalizzare tutto da parte nostra." Questo è un modo proattivo ma educato per chiudere le trattative. La prima parte chiede una conferma diretta. Implica che hai contattato perché il destinatario è interessato alla tua offerta.

Nel frattempo, la seconda affermazione dimostra una mentalità incentrata sul cliente. Indipendentemente dalla natura della tua transazione, è più probabile che i partner commerciali reagiscano positivamente se dai la priorità alle loro esigenze.

Semplifica il processo di chiusura con programmi software per la gestione dei contratti. Crea copie digitali sicure del tuo accordo che tutte le parti possono firmare.

10. "Basta sbattere questo messaggio nel caso in cui sia scivolato attraverso la rete"

Dire l'espressione "basta sbattere questo messaggio nel caso in cui sia sfuggito alla rete" sembra accessibile. Invia un gentile promemoria mantenendo un tono positivo. L'altra parte non si sentirà in imbarazzo per la sua risposta prematura, favorendo così una relazione collaborativa e comprensiva.

Detto questo, scegli attentamente i tuoi idiomi. Sebbene aggiungano colore alle conversazioni, le frasi insolite creano malintesi. Usane solo uno ogni pochi messaggi e assicurati che i lettori lo capiscano in base al contesto.

Invia e-mail di follow-up educate e professionali

Non esiste un modello unico per la comunicazione di lavoro, quindi personalizza di conseguenza le righe di apertura sopra. Il tuo tono generale dipenderà dalla natura della tua conversazione. Ad esempio, puoi usare frasi casuali con i tuoi colleghi, ma le e-mail di lavoro serie richiedono un linguaggio formale.

E non smettere di modificare alla riga di apertura. La tua e-mail deve avere una solida introduzione, un corpo accattivante e una forte linea di chiusura per lasciare una solida impressione. Altrimenti, i destinatari potrebbero non prenderti sul serio. Modifica la tua bozza più volte per problemi che ti fanno sembrare poco professionale, ad esempio errori di battitura, lanugine e allegati non necessari.