7 fattori da considerare quando si sceglie una piattaforma di videoconferenza

Le piattaforme di videoconferenza sono diventate la pietra angolare del lavoro a distanza, dei seminari a distanza, delle lezioni online e di molte altre istituzioni fondamentali. Tuttavia, la selezione di un'applicazione che desideri utilizzare per i tuoi clienti, classi o attività commerciali può essere difficile. Ci sono molte opzioni, ognuna con diversi punti di forza e di debolezza.

Sebbene queste piattaforme di videoconferenza possano variare, dovresti sempre cercare di dare uno sguardo sano alle tue esigenze. Pensa a breve e lungo termine, quindi considera questo il nostro elenco di fattori importanti.

1. Limite massimo di partecipanti

Una delle cose più importanti da considerare è quante persone puoi avere contemporaneamente in una videochiamata. Un team di presentazione di un gruppo di corsi universitari potrebbe non aver mai bisogno di prendere in considerazione qualcosa del genere. Ma se stai facendo qualcosa come un seminario, una grande lezione online o una riunione a livello aziendale, questo è il fattore più importante nella scelta della tua app di videoconferenza.

Varie app di videoconferenza popolari hanno un limite massimo di partecipanti abbastanza ampio. Ad esempio, Zoom può consentirti di avere fino a 500 persone in una riunione in un dato momento se paghi per il suo piano Enterprise. Puoi saperne di più sui prezzi e sui livelli dei partecipanti leggendo il nostro articolo su quanto costa Zoom.

Tuttavia, non pensare che questo limite di partecipanti sia lo standard per i concorrenti. Google Meet, ad esempio, ha una capacità massima di 250 partecipanti al suo piano di livello più alto e Webex ha 1000 partecipanti al suo piano Enterprise.

2. Durata della videochiamata

Questo potrebbe non essere importante quanto il numero massimo di partecipanti, dal momento che non stai considerando che qualcuno verrebbe "escluso" dalla tua videochiamata. Tuttavia, può essere dirompente se devi iniziare una nuova riunione ogni ora e potrebbe sembrare poco professionale.

Molti livelli gratuiti di app di videoconferenza limitano la durata delle riunioni a 40 minuti o un'ora. Ma alcuni potrebbero lasciarti andare avanti per più di 24 ore se si tratta di una riunione individuale, come Microsoft Teams e Webex Meetings.

E se il tempo è tutto ciò di cui hai bisogno e non ti dispiace essere limitato a soli 25 partecipanti, allora un'app come Discord può essere utile poiché non ha limiti per quanto tempo puoi rimanere in una videochiamata.

Ad ogni modo, una volta che non è più un livello gratuito, dovresti avere fino a 30 ore di streaming video costante sulla maggior parte delle piattaforme. Sebbene sia raro aver bisogno di più di 30 ore, ci sono alcune piattaforme di videoconferenza che potrebbero offrirti questo; dovresti leggere di più sui loro livelli di prezzo prima di impegnarti.

3. Quanto costa

Se stai scegliendo un'applicazione di videoconferenza con un budget limitato, la cosa migliore che puoi fare è rivedere attentamente tutte le tue opzioni. Mentre alcune app di videoconferenza sono proprio questo, altre ti iscrivono a una suite di funzionalità aziendali di cui potresti non aver bisogno, ma che pagherai a caro prezzo.

Ad esempio, Slack e Microsoft Teams ti faranno pagare per ogni utente che aggiungi al tuo piano. Non ne avrai bisogno se non desideri l'intero pacchetto di spazio di lavoro virtuale fornito con le loro offerte.

Tuttavia, supponiamo che tu voglia tutte le funzionalità di produttività aziendale online che seguono un abbonamento Slack e Microsoft Teams. Una rapida occhiata alle loro tabelle dei prezzi rivelerà che Microsoft Teams costa $ 1,49 in meno a persona. È uno dei motivi per cui Microsoft Teams è migliore di Slack.

In genere, se non sei sicuro di quali siano i prezzi per l'app che desideri, un buon modo per condurre la tua ricerca è digitare il nome del prodotto e i "prezzi" in Google. Fai clic sul risultato migliore e più pertinente per trovare la relativa tabella dei prezzi. Fai lo stesso per tutte le app che hai in mente e scegli quella che funziona meglio per il tuo budget.

4. Buona disponibilità multipiattaforma

Questo non è certo un problema perché la maggior parte delle moderne app di videoconferenza sono veramente multipiattaforma. Prendi Zoom, ad esempio, ha un'app Web, un'app Windows, un'app macOS, un'app Android e un'app iOS, e ci sono client Zoom su distribuzioni Linux.

La maggior parte delle piattaforme di videoconferenza mainstream ha anche questo tipo di disponibilità multipiattaforma perché è un punto di forza per un'applicazione di videoconferenza.

Tuttavia, alcune persone potrebbero prendere in considerazione l'utilizzo di un percorso più informale per le videoconferenze, come FaceTime. FaceTime funziona perfettamente se non hai bisogno di più di 32 partecipanti. Tuttavia, solo Mac, iPad e iPhone con ID Apple possono avviare una riunione FaceTime Gli utenti Android e Windows possono ora partecipare alle riunioni FaceTime.

Ciò squalifica FaceTime come una buona opzione se stai considerando una vera disponibilità multipiattaforma. Dovresti ottenere uno strumento di videoconferenza a cui chiunque può accedere tramite un'app nativa, indipendentemente dal proprio sistema operativo.

5. Interfaccia utente e accessibilità

Potrebbe essere una vera seccatura spiegare come navigare in un'app di videoconferenza. Prende tempo dalla riunione, può frustrare gli ospiti e potrebbe uccidere lo slancio se la riunione è già in corso.

Ecco perché dovresti testare le app di videoconferenza sui loro livelli gratuiti per vedere se sono facili da capire. Se sembra che tu abbia difficoltà a disattivare un microfono, aggiungere ospiti o mostrare una presentazione, allora dovresti scegliere qualcosa con un'interfaccia utente più intuitiva.

La funzione di accessibilità più importante che dovresti trovare nella tua app di videoconferenza sono i sottotitoli in tempo reale. Possono aiutarti a trascrivere l'audio e aiutare le persone con perdita dell'udito. Molte app (come Zoom e Google Meet) lo hanno come funzione integrata gratuita. Altre app (come Webex) lo offrono in lingue oltre all'inglese sui loro piani a pagamento.

6. Registrazione dello schermo e condivisione dello schermo

La maggior parte delle riunioni, delle lezioni e dei seminari prevedono presentazioni. E non c'è modo migliore per condividere una presentazione online che condividere lo schermo. Qualsiasi piattaforma di videoconferenza degna di questo nome ha una funzione di condivisione dello schermo se guardi bene. Puoi provarlo per vedere come si comporta prima di scegliere.

Dall'altro lato di questa medaglia c'è la registrazione dello schermo. Alcune persone perderanno le riunioni e dovranno recuperare il ritardo con il resto una volta che ne avranno la possibilità. Invece di creare verbali riepilogati o ospitare del tutto una nuova riunione, come host, puoi registrare il tuo schermo e la riunione e condividerli con gli assenti.

Queste sono due caratteristiche eleganti che dovresti cercare. Anche se pensi di non averne bisogno, molto probabilmente lo farai.

7. Qualità audio e video premium

In sostanza, la qualità video e audio si ridurrà all'hardware e all'illuminazione, ma alcune app di videoconferenza mettono un paywall prima dello streaming di video HD. Zoom e Google Meet, ad esempio, ti permetteranno di trasmettere gratuitamente i tuoi video in HD. Tuttavia, Webex e Discord hanno bisogno che tu sborsi prima qualche dollaro.

In ogni caso, alcune app sono migliori di altre nell'ottimizzare i suoni e migliorare la grafica con potenziatori software. Ma uno dei migliori risultati video che puoi ottenere in una videochiamata è usare un iPhone con FaceTime.

Scegli la migliore piattaforma di videoconferenza per soddisfare le tue esigenze

Secondo questo elenco, molte combinazioni di esigenze potrebbero richiedere app diverse. È una buona idea creare il proprio elenco di priorità e scegliere un'app di videoconferenza in base a quale funzionalità è più importante per te.

Indipendentemente da ciò, puoi iniziare esaminando le migliori app con un approccio unico per tutte le loro funzionalità.