10 errori che rendono poco professionale la tua e-mail fuori sede

Ti ritroverai a lavorare contro il tempo prima di andare in ferie. Come la maggior parte dei dipendenti, devi delegare incarichi, terminare i risultati in sospeso e organizzare riunioni. Tutti questi impegni potrebbero richiedere un'intera settimana.

Considerando il tuo programma frenetico, potresti trascurare attività apparentemente minori ma critiche come l'impostazione di e-mail fuori sede (OOO). Sì, sei di fretta, ma per favore non copiare e incollare modelli. Mantieni un'immagine professionale e rispettabile anche durante la tua pausa evitando questi 10 errori nella tua e-mail fuori sede.

1. Abbreviazione di Out-of-Office come OOO

Usa l'abbreviazione OOO con parsimonia. Mentre la maggior parte delle persone sa cosa significa, digitare "fuori sede" sembra più professionale. Mantiene un tono formale. Gli individui conservatori potrebbero persino trovare inappropriato l'uso eccessivo delle abbreviazioni nella comunicazione aziendale.

La stessa regola vale per altri acronimi. Spiega sempre la prima menzione: usa il gergo solo dopo averli definiti esplicitamente. Rendi il più semplice possibile la comprensione delle tue e-mail.

Puoi usare OOO nel tuo riga dell'oggetto dell'e-mail se la frase completa è troppo lunga. Idealmente, rimani sotto i 60 caratteri.

2. Uso eccessivo di battute e giochi di parole

Molti dipendenti scherzano nelle loro e-mail fuori sede. Commenti spiritosi sul non rispondere perché stanno sorseggiando margarita o nuotando con i delfini sono comuni. Potresti averne già ricevuto qualcuno prima.

Mentre l'umorismo aumenta il morale e favorisce il cameratismo, devi esprimerlo con attenzione. C'è un tempo e un luogo per le battute sul posto di lavoro. E l'invio di massa di giochi di parole tramite messaggi fuori sede potrebbe causare malintesi, specialmente tra quelli che conosci a malapena.

Astenersi dall'usare barzellette nelle e-mail fuori sede. Puoi inviarli a colleghi stretti, ma evita battute offensive sul tuo datore di lavoro e colleghi. Usa battute sicure sul lavoro o niente affatto.

3. Non indicare quando tornerai in ufficio

Sebbene non comune, alcune persone dimenticano di menzionare la data di ritorno nelle e-mail fuori sede. Usano modelli generici o si concentrano su informazioni non necessarie. È un errore poco professionale e costoso. I tuoi colleghi potrebbero persino pensare che tu sia inaffidabile per aver trascurato dettagli così cruciali.

Per garantire chiarezza, analizza la tua disponibilità. Indica le date di congedo e di ritorno, quindi imposta i periodi in cui andrai online per rispondere ai messaggi di lavoro. Programmi dettagliati riducono al minimo il rischio di e-mail non richieste o indirizzate erroneamente.

4. Mancato specificare cosa costituisce una situazione di emergenza

Definisci in modo esplicito cosa costituisce un'emergenza se alleghi numeri di contatto alternativi nella tua e-mail fuori sede. Dicendo: "Sms in caso di emergenza!" è vago. Alcuni destinatari potrebbero oltrepassare i limiti e bombardarti di richieste legate al lavoro, interrompendo la tua pausa.

Per chiarezza, fornire esempi di incidenti che potrebbero verificarsi. Specifica i canali appropriati per problemi e protocolli non urgenti quando ti invii messaggi diretti. E non esitare a ignorare i colleghi che ignorano queste istruzioni.

5. Raccontare a tutti il ​​tuo numero di emergenza

Smetti di allegare i tuoi numeri di contatto a tutte le tue e-mail fuori sede. Alcune persone continueranno a oltrepassare i confini anche se imposti protocolli e istruzioni chiari. Sfortunatamente, non tutti rispettano le pause dei colleghi.

Invece di discutere con queste persone, limita del tutto la tua interazione con loro. Non dare loro i tuoi dati di contatto. Affida il tuo numero a poche persone selezionate con cui vai d'accordo dentro e fuori l'ufficio.

Assegna una persona di contatto temporanea invece di inviare in massa le tue informazioni di contatto personali. Chiedi loro di gestire i tuoi messaggi durante il tuo congedo. Dovrebbero organizzare le attività in sospeso in modo che tu possa iniziare rapidamente a lavorare al tuo ritorno in ufficio.

In casi come questi, assumere un assistente personale è conveniente. Se non riesci a ottenerne uno, chiedi ai tuoi colleghi se possono rispondere temporaneamente ai tuoi messaggi di lavoro. Assicurati solo di seguire la procedura corretta. Scaricare il tuo carico di lavoro su subordinati casuali è offensivo e ingiusto.

7. Condivisione di troppi dettagli sul motivo per cui sei in congedo

La trasparenza sul posto di lavoro è ammirevole, ma l'eccessiva condivisione nelle e-mail fuori sede ti fa sembrare poco professionale. Mantieni la tua vita personale privata. La maggior parte del tuo messaggio dovrebbe comprendere la data di ritorno e il punto di contatto temporaneo, non il motivo del congedo.

Inoltre, non devi una spiegazione ai tuoi colleghi. Mantieni segreto il motivo per cui vai in pausa a meno che non influisca sulle operazioni aziendali. Diciamo che il tuo partner sta subendo un intervento chirurgico. Dì solo che hai alcune questioni personali di cui occuparti invece di parlare a tutti dell'emergenza medica.

8. Dicendo che controllerai la tua casella di posta a intermittenza

Evita di dire che controllerai i tuoi messaggi. Offrire una disponibilità continua a titolo oneroso vanifica lo scopo dell'invio di e-mail fuori sede. I destinatari potrebbero anche non rispettare il tuo congedo. Penseranno che sia giusto chiamarti e inviarti messaggi come fanno regolarmente.

Attenersi alla data di ritorno specificata. Ovviamente puoi controllare la posta in arrivo, rispondere a messaggi critici e gestire le attività, ma non garantire mai la tua disponibilità. I tuoi colleghi non hanno alcun controllo sui tuoi affari personali.

9. Riciclaggio degli stessi modelli fuori sede generici

I lavoratori impegnati tendono a riciclare le loro e-mail fuori sede. Si limiteranno a copiare e modificare i loro vecchi messaggi, risparmiando loro il fastidio di scrivere da zero. Sebbene conveniente, sembra pigro. Alcuni destinatari potrebbero persino pensare che tu abbia inviato loro un messaggio come un ripensamento.

Invece, dimostra professionalità componendo nuove e-mail OOO ogni volta che vai in congedo. Scrivere non richiede così tanto tempo come potresti temere. Potresti anche prendere ispirazione da modelli online o ChatGPT durante la scrittura di email difficili—basta non copiarli e incollarli.

10. Solo invio di e-mail fuori sede tramite un'unica piattaforma di comunicazione

Configura i messaggi fuori sede sulle tue piattaforme di lavoro. Con le aziende moderne che massimizzano gli strumenti digitali, al giorno d'oggi è comune per gli impiegati destreggiarsi tra più canali di comunicazione. Usano app diverse per e-mail, messaggi istantanei e videochiamate. Copri tutte queste piattaforme per comunicare in modo efficiente il tuo congedo; in caso contrario, alcuni potrebbero non ricevere il tuo promemoria.

Inoltre, varia i tuoi messaggi fuori sede. Le e-mail richiedono un fraseggio formale, ma puoi seguire un approccio casuale sulle app di messaggistica istantanea. Supponiamo che il tuo ufficio utilizzi Slack. Invece di incollare la stessa e-mail fuori sede, componi un messaggio breve e rilassato e aggiorna lo stato del tuo profilo su "Assente".

La gestione di più app di lavoro è inefficiente. Maggior parte i lavoratori perdono ore a passare da una piattaforma all'altra—ottimizzare il sistema di gestione delle attività.

Non inviare mai un'altra e-mail fuori sede non professionale

Impegnati per un'e-mail fuori sede personalizzata. Dovrebbe rispondere alle domande che potrebbero porre i tuoi supervisori, partner e colleghi. In questo modo, la tua assenza non influirà sulle operazioni aziendali.

E prova a utilizzare nuove linee di chiusura per rendere le tue e-mail fuori sede ancora più professionali. Dicendo: "Non vedo l'ora di sentirti!" suona distante. I tuoi destinatari e-mail apprezzeranno un'uscita personalizzata ma adatta al lavoro.