Come incorporare il metodo Zen to Done Productivity nella tua vita quotidiana

Zen To Done (ZTD) è un sistema di gestione delle attività basato sull'approccio Getting Things Done. Segue una serie di pratiche che aiutano con una gestione efficiente del tempo e ti aiutano a concentrarti sugli obiettivi a lungo termine che sono veramente essenziali per te.

Comprendere le 10 abitudini di ZTD

Secondo Leo Babauta di Zen Habits, il creatore di ZTD, questo sistema mira a rimanere produttivi mantenendo le cose il più semplici possibile. Lui dice:

ZTD cattura lo spirito essenziale del nuovo sistema: quello della semplicità, di un focus sul fare, nel qui e ora, invece che sulla pianificazione e sul sistema.

Le abitudini ZTD sono meglio apprese e praticate una alla volta. Puoi adottare le abitudini nell'ordine che preferisci e non devi necessariamente adottarle tutte.

1. Raccogliere

Metti per iscritto le tue idee annotando qualsiasi attività, idea, progetto o altro pensiero che ti viene in mente. Puoi utilizzare un semplice taccuino o schede indice per raccogliere le tue idee mentre sei in movimento. Meno complicati sono gli strumenti, più facile sarà per te portarli in giro. Andrà bene anche annotarli tramite Google Keep o Notes.

2. Processi

Questa abitudine è una delle suggerimenti per aiutarti a porre fine alla pigrizia e procrastinazione. Rendi una routine decidere rapidamente ed evitare di ritardare decisioni importanti. Elabora tutte le tue caselle di posta, inclusi e-mail, taccuini, messaggi vocali e posta fisica, almeno una volta al giorno. Decidi cosa fare con ogni elemento e fallo se non ci vuole molto tempo, oppure pianificalo per un secondo momento.

3. Piano

Imposta le tue attività più importanti (MIT) per la settimana e il giorno. Inoltre, crea un elenco giornaliero da uno a tre MIT e completalo ogni giorno. È un'ottima idea incontrare i tuoi compiti più importanti all'inizio della giornata per portarli a termine e toglierti di mezzo.

4. Fare

Questa è una delle abitudini più cruciali da sviluppare come parte di ZTD e concentrarsi su un compito alla volta. Per prima cosa, rimuovi tutte le distrazioni che possono disturbare la tua concentrazione: puoi usarle Estensioni di Chrome per aiutarti a evitare le distrazioni online.

Puoi anche impostare un timer per l'attività e concentrarti esclusivamente su questa cosa durante quel periodo. Se sei interrotto da qualcosa, registra eventuali richieste, nuove attività o informazioni nel tuo taccuino e riprendi la tua attività.

5. Semplice sistema affidabile

Come parte di ZTD, è essenziale mantenere elenchi semplici ed evitare strumenti o sistemi complicati, inclusi Outlook, pianificatori o sistemi di tag. Usa il app per prendere appunti più pulite e semplici puoi trovare o salvare i tuoi elenchi su schede, un piccolo taccuino o entrambi. Tieni un solo elenco per ogni contesto e un elenco di progetti e valutalo giornalmente o settimanalmente.

6. Organizzare

Designare un posto per ogni oggetto. Posiziona gli oggetti immediatamente dove vanno invece di impilarli per ordinarli in seguito. In questo modo puoi concentrarti sul tuo lavoro su una scrivania libera.

7. Revisione

ZTD pone una forte enfasi sulla valutazione dei tuoi obiettivi ogni settimana. Dovresti determinare i tuoi obiettivi annuali durante la tua revisione settimanale per vedere quanto sei arrivato lontano dalla settimana precedente. Dopo questo, puoi decidere i tuoi prossimi passi per farli avanzare.

8. Semplificare

Limita la portata dei tuoi obiettivi e del tuo lavoro. È importante rimuovere qualsiasi disordine per concentrarsi su attività e progetti essenziali. Cerca di trovare modi per semplificare i tuoi impegni e le informazioni in arrivo.

9. Routine

Puoi semplifica le tue routine mattutine con tecnologie come Alexa, incluso il controllo del tuo programma, la revisione degli elenchi dei contesti e la definizione dei tuoi MIT per la giornata. Puoi anche creare routine settimanali che includono rivedere la tua settimana, fare commissioni, fare il bucato e passare del tempo con i tuoi cari.

10. Trova la tua passione

Trova un lavoro di cui sei entusiasta. Esercitati a cercare le cose che ami e, quando le trovi, vedi se riesci a farne una carriera.

Come implementare ZTD nella tua vita quotidiana

Adottare qualsiasi nuova pratica può essere difficile all'inizio, ma può essere incredibilmente gratificante una volta che ci si abitua.

Inizia in piccolo e crea slancio

ZTD si concentra sullo sviluppo di modi semplici e senza stress per vivere una vita migliore. Inizia in piccolo scegliendo l'abitudine che potrebbe essere la più facile da adottare e lavoraci quotidianamente per un po' prima di passare a un'altra abitudine. Iniziare con qualcosa di gestibile aumenta le tue possibilità di successo e crea una solida base.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a farlo:

• Identifica una singola abitudine: Potrebbe essere qualcosa di semplice come meditare per cinque minuti ogni mattina o ripulire un'area della tua casa.
• Stabilisci obiettivi raggiungibili: Suddividi l'abitudine che hai scelto in obiettivi più piccoli e realizzabili, rendendo più facile tenere traccia dei progressi e celebrare le piccole vittorie.
• Crea promemoria: utilizza promemoria visivi come note adesive, promemoria digitali o sveglie sul telefono per chiederti di agire.
• Tieni traccia dei tuoi progressi: usa un diario, un'app di monitoraggio delle abitudini o un semplice calendario per segnare ogni giorno in cui completi l'abitudine.
• Aumenta gradualmente la difficoltà: considera di aumentare progressivamente la difficoltà o la durata una volta che la tua abitudine iniziale si è radicata nella tua routine.

Concentrandosi su un'abitudine alla volta

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a mantenere la concentrazione e fare progressi:

• Scegli un'abitudine prioritaria: Identifica l'abitudine più importante che vuoi coltivare o cambiare. Considera i tuoi obiettivi, valori e aree in cui desideri vedere miglioramenti.
• Distruggilo: Rompi la tua abitudine prioritaria in passaggi più piccoli e gestibili. Ad esempio, impegnati a leggere 10 pagine al giorno se vuoi leggere di più.
• Elimina le distrazioni: ciò potrebbe comportare la creazione di uno spazio di lavoro dedicato, la disattivazione delle notifiche sul telefono o l'impostazione di limiti con gli altri.
• Pratica la consapevolezza: Sii pienamente presente e consapevole di ciò che stai facendo. Ciò approfondirà la tua connessione con l'abitudine e migliorerà la tua esperienza complessiva.
• Valutare e regolare: valuta regolarmente i tuoi progressi e apporta le modifiche necessarie. Se trovi che l'abitudine non funziona bene o l'hai padroneggiata, considera se è il momento di introdurre una nuova abitudine o modificare quella esistente.

Integrare ZTD nella tua routine quotidiana

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a incorporare perfettamente i principi ZTD nella tua vita quotidiana:

• Definisci i tuoi MIT: Identifica i tuoi primi tre MIT che sono in linea con i tuoi obiettivi e valori a lungo termine. Concentrandoti su questi compiti essenziali, ti assicuri di fare progressi su ciò che conta di più.
• Crea un sistema semplice: trova un sistema che risuoni con te e semplifichi il monitoraggio, l'assegnazione di priorità e la gestione efficace delle tue attività.
• Pratica il single-tasking: Abbraccia il potenza del single-tasking con la giusta tecnologia. Concentrarsi su una cosa alla volta aumenta la produttività e riduce il disordine mentale.
• Stabilisci routine e rituali: La coerenza in queste routine aiuta a creare un senso di stabilità e ti consente di iniziare la giornata con intenzione.

Ostacoli comuni all'attuazione della ZTD

Come qualsiasi altra pratica, anche l'adozione di ZTD comporta delle sfide. Ecco alcuni degli ostacoli più comuni all'implementazione di ZTD.

Mancanza di motivazione

La mancanza di motivazione può impedirti di iniziare trovando una scusa o procrastinando la tua data di inizio. Per affrontare questo ostacolo, puoi:

• Riconnettiti con il tuo perché: Ricordare a te stesso il quadro più ampio può riaccendere la tua motivazione e fornire un senso di scopo.
• Trova ispirazione e responsabilità: Circondati di fonti di ispirazione, come libri, podcast o video relativi allo sviluppo personale e alla produttività.
• Festeggia le piccole vittorie: Riconosci e celebra i tuoi risultati, non importa quanto piccoli possano sembrare.

Difficoltà ad attenersi a una routine

Costruire una routine richiede disciplina e può richiedere tempo. Ecco perché molte persone che iniziano con una nuova abitudine hanno difficoltà a tenere il passo e attenersi a una routine.

Tuttavia, con alcune strategie e aggiustamenti, puoi superare questo ostacolo. Ecco come:

• Progetta il tuo ambiente: Imposta i tuoi ambienti fisici e digitali per supportare la tua routine ZTD. Rendere il più semplice possibile impegnarsi nelle abitudini desiderate.
• Crea trigger e promemoria: Ad esempio, se vuoi iniziare una pratica di meditazione quotidiana, posiziona un cuscino da meditazione in un punto visibile come trigger visivo.
• Abbraccia la flessibilità: Consenti a te stesso di essere imperfetto e concentrati sul progresso piuttosto che sulla rigida aderenza a una routine.

Sentirsi sopraffatti dai compiti

Potresti trovare difficile gestire i tuoi compiti quando costruisci una nuova abitudine per gestirli. Può farti sentire sopraffatto e rinunciare a formare la nuova abitudine.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a navigare attraverso compiti travolgenti:

• Usa la regola dei 2 minuti: se il completamento di un'attività richiede meno di due minuti, affrontala immediatamente. Affrontando rapidamente piccoli compiti, impedisci loro di accumularsi e contribuire a sopraffare.
• Esercitati a bloccare il tempo: dedicare tempo concentrato per lavorare su attività essenziali. Ad esempio, puoi utilizzare app che bloccano il tempo bloccare periodi dedicati al lavoro profondo e alla concentrazione ininterrotta.
• Chiedi aiuto o delega: Non esitate a contattare colleghi, amici o familiari che possono assistervi con compiti specifici.

Inizia con ZTD

Anche se è solo un'abitudine su dieci, l'implementazione di Zen to Done può aiutarti a migliorare significativamente le prestazioni. Prendi le cose con calma, fai un passo alla volta e persevera abbastanza a lungo per vedere i progressi.