8 suggerimenti per ottenere il massimo dalla tua app per prendere appunti

Prendere appunti è un'abilità essenziale che ti aiuta a organizzare i tuoi pensieri e le tue attività e a progredire con il lavoro in modo efficiente. E con il tuo smartphone o laptop come compagno quotidiano, prendere appunti in movimento è più facile che mai.

Sebbene siano disponibili diverse app per prendere appunti, ognuna con funzioni uniche, la maggior parte di questi strumenti condivide anche funzionalità simili. Indipendentemente dall'app per prendere appunti che utilizzi, ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a ottenere il massimo da essa.

Ci saranno sempre momenti in cui dovrai annotare rapidamente un'idea o informazioni importanti. Tuttavia, la tua app per prendere appunti può diventare rapidamente disordinata se non hai un modo per organizzare i tuoi appunti e a cosa servirebbe se non riuscissi a trovare le informazioni ogni volta che ne hai bisogno? La maggior parte delle app per prendere appunti offre diversi modi per organizzare le tue note, incluse cartelle e tag.

Le cartelle sono ottime per raggruppare note o argomenti correlati e tenerli separati dalle altre note. Ad esempio, puoi creare cartelle per lavoro, scuola, lettura o film e archiviare tutte le note correlate in ciascuna cartella. Se utilizzi cartelle specifiche più di altre, puoi dare loro un posto in prima fila contrassegnandole come preferite o aggiungendole alla barra laterale dell'app.

I tag sono un altro modo utile per organizzare le tue note, poiché ti consentono di aggiungere parole chiave a ciascuna nota che puoi utilizzare in seguito per cercare e ordinare le tue note. Ad esempio, se contrassegni diverse note con una data specifica, puoi recuperare rapidamente tutte le note relative a quella data, indipendentemente dalle loro cartelle.

2. Utilizzare una convenzione di denominazione coerente

Va benissimo ordinare le tue note usando cartelle e tag, ma se non hai una convenzione di denominazione coerente per le tue note, sarà difficile distinguerle.

Quante volte hai cercato una nota in base a come pensavi di averla chiamata, solo per trovare più documenti con titoli simili o niente? Il modo migliore per evitarlo è utilizzare un sistema di denominazione semplice e coerente.

Alcune best practice per assegnare un nome alle note includono:

1. Utilizza un formato semplice e coerente (ad esempio, AAAAMMGG_Titolo).
2. Includi parole chiave brevi e significative nel titolo in modo che sia facile cercarle in seguito.
3. Evita caratteri speciali come !, ?, O * poiché possono essere difficili da cercare.
4. Usa una versione comune e abbreviata del soggetto/argomento se è lungo (ad esempio, "Fin_Strat" ​​per "Strategie finanziarie").

Seguendo queste best practice o creandone di tue, puoi sviluppare un sistema di denominazione prevedibile che rende molto più facile trovare le note che ti servono quando le cerchi. La cosa più importante è essere coerenti e utilizzare un sistema che funzioni per te.

3. Sfrutta la registrazione vocale

Alcuni le migliori app per prendere appunti offrono funzionalità di registrazione vocale che ti consentono di registrare note audio, permettendoti di catturare idee anche quando non hai tempo per scriverle. Questa funzione potrebbe essere utile durante le riunioni o le lezioni in cui si desidera acquisire tutti i dettagli ma non è possibile scrivere alla stessa velocità con cui parla l'oratore.

Allo stesso modo, se, per qualche motivo, non riesci a digitare i tuoi appunti, magari perché le tue mani sono impegnate con qualcos'altro, quindi puoi sfruttare la funzione di sintesi vocale del tuo telefono per dettare rapidamente le idee nel prendere appunti app. Entrambe queste funzionalità possono farti risparmiare tempo e rendere più facile catturare i tuoi pensieri mentre sei in movimento.

4. Proteggi le tue note con un passcode

La tua app per le note probabilmente contiene informazioni personali e professionali riservate, come password, dettagli di contatto o documenti finanziari. Per garantire che questi dati rimangano al sicuro e per ottenere il massimo dalla tua app per prendere appunti, è importante proteggere le tue note con un passcode efficace.

In questo modo, anche se qualcun altro può accedere al tuo smartphone, non sarà in grado di accedere a queste informazioni. Dovresti trovare questa funzione nelle impostazioni della maggior parte delle app per prendere appunti.

5. Sincronizza le tue note su tutti i dispositivi

Una delle funzionalità più importanti da sfruttare sulla tua app per prendere appunti è la possibilità di sincronizzare le tue note su più dispositivi e piattaforme. Ad esempio, ogni volta che hai un'idea, puoi annotarla rapidamente nella tua app per prendere appunti sul tuo smartphone, quindi accedere o apportare modifiche alla nota dal tuo laptop o tablet.

In questo modo, puoi facilmente tenere traccia di tutte le tue idee e cose da fare senza perdere un colpo. Mentre la maggior parte delle app per prendere appunti salva e sincronizza i dati automaticamente, a volte potresti volerlo fare manualmente se non eri connesso a Internet quando hai creato una nota.

Inoltre, per ulteriore precauzione, potresti voler esportare le tue note e conservarne una copia sul tuo computer o soluzione di archiviazione cloud. In questo modo, se c'è un problema con il tuo dispositivo o con l'app, puoi sempre ripristinare le tue note e assicurarti che le tue note più importanti siano al sicuro.

Collegare la tua app per prendere appunti con altri strumenti nel tuo toolkit è un ottimo modo per risparmiare tempo e massimizzare l'efficienza. Ad esempio, uno dei migliori trucchi per ottenere il massimo da Evernote è collegarlo al tuo account Google Calendar. Questo ti dà una vista dall'alto delle tue note e degli eventi del calendario, permettendoti di pianificare la tua giornata in modo più efficace.

Questa è solo la punta dell'iceberg, poiché potresti essere in grado di connettere la tua app per prendere appunti a Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook e Gmail, solo per citarne alcuni. Questo è uno dei elementi essenziali da considerare prima di scegliere la tua prossima app per prendere appunti.

7. Usa modelli

I modelli sono una funzionalità utile offerta da molte app per prendere appunti, poiché ti aiutano a risparmiare tempo. Sono particolarmente utili per attività ricorrenti che richiedono lo stesso tipo di input, come la pianificazione dell'agenda di una riunione, l'inserimento nel diario o la presa di appunti durante una sessione di brainstorming. Questi modelli sono in genere personalizzabili, consentendoti di adattarli alle tue esigenze.

8. Aggiungi promemoria alle tue note

Uno dei modi migliori per sfruttare al meglio la tua app per prendere appunti è aggiungere promemoria alle tue note, poiché elimina la necessità di ricordare ogni elemento della tua lista di cose da fare. Ciò è particolarmente utile se la tua app per prendere appunti funge anche da task manager o app per l'elenco delle cose da fare. Quindi, se vuoi assicurarti di rimanere aggiornato sulle tue attività o ricordarti di rivedere un'idea che hai annotato, l'aggiunta di promemoria è un ottimo modo per farlo.

Aumenta la tua produttività con questi suggerimenti per prendere appunti

La tua app per prendere appunti è un pezzo importante del tuo puzzle di produttività, simile a un "secondo cervello". L'implementazione dei suggerimenti che abbiamo menzionato ti aiuterà a ottenere il massimo dalle tue app per prendere appunti e dai contenuti che salvi al loro interno. La giusta combinazione di strumenti e strategie è la chiave per costruire il tuo secondo cervello e organizzare il tuo digitale.