ClickUp è un potente strumento per la gestione di attività, progetti e altro. Ma sapevi che puoi renderlo ancora più potente con l'automazione? Ecco come.

ClickUp è un solido strumento di gestione delle attività e dei progetti e puoi renderlo ancora più potente con le automazioni del flusso di lavoro. Con questa funzione, non devi sopportare attività noiose e ripetitive: ClickUp farà il lavoro pesante per te.

Tutto quello che devi fare è impostare istruzioni automatizzate per eseguire ciò che devi fare. Ciò eliminerà gli errori, accelererà il flusso di lavoro e farà risparmiare tempo per concentrarsi sulle cose che contano davvero. E sai qual è la parte migliore? Non è richiesta alcuna esperienza di codifica!

Quindi, approfondiamo le automazioni ClickUp e vediamo come può elevare il tuo gioco di produttività.

Che cosa sono le automazioni ClickUp?

IL Fare clic su Lo strumento di automazione è un potente set di funzionalità che ti consente di automatizzare le attività ripetitive e semplificare il tuo flusso di lavoro. Ogni automazione creata in ClickUp comprende tre componenti: un trigger, una condizione e un'azione.

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1. Grilletto

L'evento che attiva l'automazione. Un trigger può essere qualsiasi cosa, dalla creazione di una nuova attività all'arrivo in una data di scadenza.

2. Condizione (facoltativo)

Ulteriori controlli possono essere aggiunti al trigger, e devono essere soddisfatti, per attivare l'automazione. Ad esempio, potresti voler automatizzare un'attività solo se assegnata a un particolare membro del team o se ha una data di scadenza specifica.

3. Azione

Questo è ciò che accadrà quando il trigger e le condizioni saranno soddisfatte. Questo potrebbe essere qualsiasi cosa, dall'invio di una notifica e-mail all'aggiornamento dello stato di un'attività. Puoi impostare tutte le azioni che desideri.

Come attivare le automazioni ClickUp

Prima di poter configurare qualsiasi automazione nell'area di lavoro di ClickUp, è necessario abilitarla Automazioni In Fare clic su App. Puoi accedere a ClickApps dalla navigazione della barra laterale principale o dalla navigazione superiore dell'area di lavoro.

1. Clicca sul tuo icona del profilo sul pannello di navigazione laterale.

2. Selezionare Fare clic su App dal menu a comparsa.

Accedi a ClickApps dalla tua area di lavoro

1. Fare clic sulla freccia a discesa del personalizzare pulsante nell'angolo in alto a destra dell'area di lavoro.

2. Selezionare Fare clic su App dall'elenco a discesa.

Quando si apre la pagina ClickApps, assicurati Automazione è abilitato. Quindi fare clic su INDIETRO pulsante per tornare alla pagina precedente.

Come impostare un'automazione ClickUp di base

Prima di configurare un'automazione ClickUp, assicurati di trovarti all'interno dello spazio, della cartella o dell'elenco specifico in cui desideri applicare l'automazione.

Se non conosci ClickUp e desideri comprendere la differenza tra aree di lavoro, spazi, cartelle ed elenchi, questo guida per principianti alla terminologia di ClickUp ti aiuterà a chiarire ogni dubbio e confusione.

Ora che hai abilitato l'automazione, il personalizzare pulsante nell'area di lavoro cambia in Automatizzare, su cui puoi fare clic per aprire la pagina delle automazioni.

Dalle opzioni a discesa, fare clic su Aggiungi automazione.

Utilizzare i modelli di automazione per creare un'automazione

Proprio come puoi aggiungi i modelli di progetto di ClickUp al tuo spazio di lavoro per avviare rapidamente i tuoi piani di progetto, puoi anche scegliere da una libreria di modelli di automazione per configurare la tua prima automazione. Questi modelli sono stati raggruppati sotto Categorie E Integrazioni nel riquadro sinistro della pagina Automazioni.

Mentre le automazioni elencate in Categorie sono di base e influiscono solo sulle modifiche interne, quelle in Integrazioni ti consentono di apportare modifiche dirette relative ad app esterne. Attualmente, ClickUp supporta solo automazioni dirette con le seguenti app:

  • Insetto
  • Con calma
  • E-mail
  • Git Hub
  • Punto centrale
  • Twilio

Quindi puoi selezionare uno qualsiasi dei gruppi di automazione dal pannello di sinistra, quindi scegliere un'automazione specifica correlata al gruppo a destra, personalizzarla in base alle tue esigenze e salvarla.

Crea automazioni da zero

Puoi anche scegliere di creare automazioni personalizzate da zero. Per iniziare, fai clic su + Animazione personalizzata pulsante nell'angolo in alto a destra della pagina di automazione.

Sotto il Quando sezione, è necessario impostare un evento trigger (contrassegnato come "1" nell'immagine sottostante). Alcune delle opzioni di attivazione disponibili includono:

  • Attività creata,
  • Cambiamenti di assegnatario,
  • Cambiamenti di stato,
  • Modifiche di priorità,
  • Modifiche alla data di scadenza,
  • Modifiche alla data di inizio, ecc.

Puoi scegliere di specificare qualsiasi condizione (contrassegnata come "2" nell'immagine sopra) che deve essere soddisfatta, in questo caso nessuna, per avviare l'azione o le azioni.

E sotto il Poi sezione, aggiungi le azioni (contrassegnate come "3") che dovrebbero verificarsi una volta soddisfatte le condizioni e l'evento di attivazione. Alcune delle azioni tra cui puoi scegliere includono:

  • Crea un'attività,
  • Crea una sottoattività,
  • Cambia priorità,
  • Cambia assegnatari,
  • Aggiungi un commento,
  • Elimina attività, ecc.

Al termine, fare clic su Creare pulsante per salvare e attivare l'automazione.

Tieni presente che i piani gratuiti e illimitati di ClickUp non ti consentono di aggiungere condizioni e più di un'azione alla configurazione dell'automazione. Dovrai acquistare il piano Business, Business Plus o Enterprise per rimuovere questa restrizione.

Come gestire le tue automazioni ClickUp

Durante l'impostazione di nuove automazioni avvengono sotto il Navigare scheda, la gestione delle tue automazioni viene eseguita sotto il Maneggio scheda.

Quando sei qui, puoi aggiungere una descrizione alla tua automazione (contrassegnata come "1") per spiegarne la funzione o fornire un contesto a chiunque altro possa visualizzare il tuo spazio di lavoro. Puoi anche disabilitare l'automazione (contrassegnata come "2") per metterla in pausa senza eliminarla.

Quando passi il mouse sopra l'automazione, puoi duplicarla, modificarla o eliminarla.

Se stai lavorando con lunghi elenchi di automazioni, ClickUp semplifica l'individuazione di ognuna di esse fornendo più opzioni di filtro.

Innanzitutto, puoi filtrare per Attivo E Inattivo automazioni. Quando disabiliti qualsiasi automazione attiva, va nella sezione inattiva.

Puoi anche filtrare le automazioni in base agli spazi, alle cartelle o agli elenchi in cui sono state create.

Infine, puoi filtrare in base al trigger, alla condizione o all'azione delle automazioni e anche in base alla persona che l'ha aggiornata per ultima o ha apportato modifiche.

Come tenere traccia dell'utilizzo dell'automazione

Mentre puoi creare automazioni illimitate in ClickUp, il numero di volte che verranno eseguite è limitato. Pertanto, ogni volta che un'azione automatizzata viene eseguita in background, conta per il tuo utilizzo, che può essere monitorato sotto il Utilizzo scheda.

Il piano gratuito è limitato all'esecuzione di 100 azioni automatiche ogni mese. Non puoi acquistare automazioni aggiuntive mentre sei nel piano gratuito, quindi devi prima acquistare un piano a pagamento. Ecco il numero massimo di azioni automatizzate consentite su ciascun piano a pagamento.

  • Illimitato: 1.000/mese
  • Attività commerciale: 10.000/mese
  • Affari più: 25.000/mese
  • Impresa: 250.000/mese

Per aiutarti a rimanere aggiornato sul tuo utilizzo, ClickUp invia avvisi di utilizzo ai proprietari e agli amministratori dell'area di lavoro tramite e-mail quando l'utilizzo dell'area di lavoro raggiunge il 90% e il 100%. Se raggiungi il limite di utilizzo e desideri acquistare automazioni aggiuntive, costa $ 19,99 per ulteriori 1000 azioni al mese, $ 99,99 per ulteriori 10.000 e $ 299,99 per ulteriori 100.000 azioni.

Lavora in modo più intelligente, non di più, con le automazioni ClickUp

ClickUp Automations è una funzionalità semplice ma potente che aiuterà a eliminare le attività ripetitive e ad aumentare la produttività complessiva. Seguendo i passaggi descritti in questa guida per principianti, sarai sulla buona strada per padroneggiare le automazioni ClickUp e trasformare il tuo lavoro. E se vuoi portarlo al livello successivo, i modelli ClickUp sono un ottimo modo per farlo.