Come utilizzare il metodo Ivy Lee in Microsoft To Do

È comune guardare l'elenco delle cose da fare e chiedersi da dove cominciare. Con così tante cose da fare, scegliere un punto di partenza ogni mattina può essere difficile, per non dire stressante.

Usando il metodo Ivy Lee per pianificare le tue cose da fare, saprai esattamente da dove iniziare ogni giorno. E abbinandolo ai semplici layout dell'elenco di controllo in Microsoft To Do, ti ritroverai con un solido processo di gestione delle attività. Vuoi imparare come? Innanzitutto, ci immergeremo in una breve spiegazione del metodo Ivy Lee.

Qual è il metodo Ivy Lee?

Il metodo Ivy Lee è un modo eccellente per eliminare lo stress dalla pianificazione quotidiana. Ecco una rapida panoramica di come funziona:

• Annota sei attività ogni sera per concentrarti sul giorno successivo.
• Elencali in ordine, mettendo prima gli elementi con priorità più alta.
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• Il giorno seguente, esamina l'elenco e spunta gli elementi man mano che procedi.
• Se finisci l'elenco, evita di aggiungere altre attività, magari usa il tempo per recuperare cose più piccole o un po' di relax.
• Qualunque cosa sia rimasta nella tua lista, portala avanti al giorno successivo mentre scrivi la tua nuova lista.

L'idea è che saprai esattamente da dove iniziare il giorno successivo e quale compito verrà dopo. Se tu confronta Promemoria Apple, Google Keep e Microsoft To Do, noterai che offrono tutti un formato di elenco di controllo. Ma quest'ultimo sembra pensato per il metodo Ivy Lee, grazie al suo Mio giorno E Compiti visualizzazioni elenco.

Potresti chiederti cosa succede a tutte le altre tue attività, le sei che non fanno l'elenco giornaliero. La mia giornata e le mie attività lavorano insieme per evitare che le cose vadano a rotoli. La mia giornata è l'elenco giornaliero e Attività è per tutto il resto. Puoi chiamarlo il tuo arretrato.

Creazione di un backlog in Microsoft To Do

Un backlog è dove memorizzi tutte le tue cose da fare. Può sembrare un po' caotico, ma non c'è bisogno di diventare troppo granulari. Pensa alle attività lavorative, alle faccende e ai progetti che non accadono come parte della tua routine quotidiana. Ad esempio, correggere le bozze di un rapporto o scrivere una proposta di marketing, non controllare le e-mail o lavare i piatti.

Quando conosci l'attività, la aggiungi al tuo backlog dove non sarà dimenticata, non sarà una distrazione ed è facilmente accessibile in qualsiasi momento.

Il posto perfetto per il tuo backlog in Microsoft To Do è nella scheda Attività. Lo troverai nella barra laterale a sinistra. Creare un elenco di cose da fare qui è semplice come digitare gli elementi che desideri includere nel file aggiungere un'attività campo e premendo invio.

Se desideri aggiungere ulteriori dettagli alle attività, fai clic su quella che desideri espandere e si aprirà una barra laterale destra. Qui si può:

• Aggiungi l'attività all'elenco La mia giornata.
• Crea promemoria.
• Assegna una data di scadenza al tuo compito.
• Mettilo in ripetizione, rendendolo un'attività ricorrente giornaliera, settimanale, mensile, annuale o personalizzata.
• Classifica i tuoi compiti.
• Allega un file.
• Scrivi una nota.

Non è necessario essere eccessivamente dettagliati, ma ti consigliamo di includere informazioni sufficienti sull'attività per ricordare i dettagli in seguito. Questo è particolarmente importante per gli elementi che potrebbero rimanere nel tuo arretrato per un po'.

Dopo aver elencato tutte le cose da fare, utilizzerai il tuo arretrato per pianificare la tua lista di cose da fare quotidiana.

Scrivere l'elenco delle cose da fare quotidiane in Microsoft To Do

Proprio come il backlog, Microsoft To Do offre il posto perfetto per il tuo elenco quotidiano, il Mio giorno scheda. Puoi trovarlo nella barra laterale di sinistra in alto. È importante ricordare che il tuo elenco si cancellerà automaticamente una volta cambiata la data, quindi non vorrai spostare gli elementi mentre scegli cosa vuoi fare il giorno successivo.

Invece, mentre rivedi gli elementi nel tuo backlog, fai clic sulla stella sui sei elementi su cui vuoi lavorare.

Al mattino, fai clic sulle attività che desideri spostare e seleziona Aggiungi alla mia giornata fare così. Rimarranno anche nel backlog o nella scheda Attività con l'etichetta Mio giorno. Quando Microsoft To Do cancella tutti gli elementi non finiti, puoi ritrovarli rapidamente, grazie alle stelle che hai posizionato su di essi in precedenza.

Certamente, sarebbe più facile se la tua lista non si cancellasse ogni notte, ma questo ti dà il tempo di rivedere le tue attività al mattino e anche un nuovo inizio ogni giorno. Dentro il tuo Mio giorno scheda, puoi fare clic e trascinare gli elementi qui per assegnargli la priorità. Puoi anche dare un'altra occhiata ad alcuni degli elementi nel tuo backlog facendo clic Suggerimenti nell'angolo in alto a destra.

Quando deselezioni un'attività, puoi trovarla nel file Completato sezione della scheda Attività. Inoltre, puoi attivare il Completato elenco intelligente nelle tue impostazioni, l'ingranaggio nell'angolo in alto a destra dello schermo, per mostrare le tue attività completate nella barra laterale.

Potresti trovare un numero diverso di attività che funzionano per te. Nessun problema se non riesci a trovarne sei ogni giorno, soprattutto se sai che non ne completerai così tanti.

Elenchi intelligenti da utilizzare insieme al metodo Ivy Lee in Microsoft To Do

Ci sono molti modi produttivi per usare Microsoft To Do. Oltre ai suoi semplici layout di elenchi di cose da fare, Microsoft To Do offre elenchi intelligenti per aiutarti a rimanere organizzato e fare le cose. Questi sono particolarmente utili se desideri conservare elenchi aggiuntivi per promemoria, idee o cose casuali per evitare che ingombrino l'elenco delle attività o il backlog.

Ecco cosa fanno:

• Importante— facendo clic sulla stella accanto a qualsiasi elemento lo si considera importante. Microsoft To Do quindi arrotonda queste attività nella scheda Importante nell'app, in modo che tu possa trovarle tutte in un unico posto. Ciò è particolarmente utile se il tuo arretrato è lungo e desideri trovare rapidamente i tuoi articoli speciali.
• Pianificato—Microsoft To Do raccoglie anche tutti gli elementi a cui assegni una data nella scheda Pianificato. Qui troverai le tue attività in gruppi come Oggi, Domani, La prossima settimana, E Dopo.
• Assegnato a me: se collabori con altri in Microsoft To Do o Microsoft Planner, puoi anche verificare qui le attività che ti hanno delegato.
• Tutto—questo elenco intelligente mostra tutte le cose da fare che crei in Microsoft To Do.
• Completato—un posto per tutti i tuoi compiti finiti. Dopo aver spuntato un articolo, puoi trovarlo qui o nel Completato sezione del suo elenco.

Se non vuoi che uno o nessuno di questi appaia nella barra laterale, puoi disattivarli nelle impostazioni sotto l'icona a forma di ingranaggio in alto a destra. Inoltre, puoi nascondere automaticamente gli elenchi intelligenti vuoti e nascondere i titoli della barra laterale dalle app connesse—Pianificatore E E-mail contrassegnata.

La possibilità di nascondere ciò che non usi porta maggiore attenzione alle funzionalità che fai. In questo modo, presti attenzione solo a ciò che è più importante e le attività hanno meno probabilità di essere trascurate o dimenticate.

Impedisci alle attività di cadere tra le fessure con Microsoft To Do

Microsoft To Do sembra quasi che i suoi sviluppatori avessero in mente il metodo Ivy Lee. Le sue schede Attività e La mia giornata si accoppiano per offrirti un elenco giornaliero senza soluzione di continuità che ti aiuterà a rendere la pianificazione un gioco da ragazzi. Se devi portare con te la tua lista di cose da fare, scarica semplicemente l'app mobile. Meglio ancora, Microsoft To Do è disponibile gratuitamente con un account Microsoft.