Potenzia la comunicazione all'interno del tuo team con questi suggerimenti

Il modo più critico per avere successo con la tua attività è attraverso una comunicazione efficace. Il tuo team dovrebbe sentirsi libero di porre domande, avere una profonda comprensione degli obiettivi aziendali e sapere che i loro pensieri sono apprezzati. Le forti abitudini di comunicazione all'interno del tuo team non avvengono dall'oggi al domani. Ci vuole impegno per implementare strategie che funzionino e, in ultima analisi, creare un ambiente di lavoro aperto.

Se ti impegni ad aumentare la comunicazione efficace con il tuo team, continua a leggere per i suggerimenti che devi iniziare a implementare per trovare il successo e rendere tutti felici.

Comunicare attraverso la sintesi

L'ascolto attivo nella comunicazione consiste nel cercare di capire. È imperativo garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. I problemi di comunicazione si verificano troppo spesso nelle aziende e possono essere facilmente alleviati dal riepilogo delle pratiche.

"Il riassunto o la parafrasi è un'abilità di ascolto attivo che comporta la ripetizione di ciò che una persona ha comunicato", spiega Max Ade, CEO di Pickleheads. "Sebbene questo tipo di comunicazione possa sembrare ripetitivo, è il modo più efficace per prevenire un malinteso. Il processo prevede l'ascolto attivo di una persona che parla, riassumendo e ripetendo ciò che ha detto e confermando la comprensione tra il gruppo".

Come funziona in pratica? Ian Heyman, fondatore di Protezione antigoccia maschile condivide: "Può sembrare diverso per tutti, ma un modo per affrontarlo è avere una base di contatto con il tuo team in cui tutti ti eserciti a parafrasare. Ripetendo come ognuno di voi capisce un concetto o una conversazione, puoi evitare molti problemi di comunicazione. Questo può portare il tuo team a essere più produttivo perché tutti hanno chiaro su cosa stai lavorando".

Riassumere come abilità comunicativa richiede pratica. Per i leader, è meglio dare l'esempio e dare il via a questa strategia. Ci vorrà del tempo per coinvolgere tutti e abituarli a questo metodo di comunicazione, ma nel complesso sarà incredibilmente vantaggioso.

Imposta ordini del giorno chiari per tutte le riunioni

Una delle maggiori lamentele che molti dipendenti hanno riguardo alle riunioni è che impiegano troppo tempo e sono inefficaci. Questo tende ad accadere quando le riunioni non sono adeguatamente pianificate ed eseguite. Il metodo migliore per garantire che le riunioni siano vantaggiose per il team è disporre di ordini del giorno chiari delineati con largo anticipo.

"Non si può mai essere troppo preparati", afferma Max Schwartzapfel, CMO di Combattere per te. "Quando organizzi una riunione, prendi in considerazione la possibilità di mettere insieme un'agenda coerente e chiara almeno tre giorni prima. Ciò può dare al tuo team il tempo di preparare in anticipo eventuali risultati, domande o pensieri. Cercare di comunicare sul posto può lasciare spazio a informazioni perse, e nessuno lo vuole".

Spesso è molto facile che le riunioni sfuggano di mano. "Le riunioni programmate con ordini del giorno rigorosi sono un ottimo modo per assicurarti di portare a termine le cose", condivide Karim Hachem, vicepresidente dell'eCommerce di Maxine di Hollywood. "Traccia una sequenza temporale per ogni argomento e chiedi a qualcuno di tenere traccia del tempo in modo da rimanere nei tempi previsti. Puoi anche lasciare spazio alla fine delle riunioni per le domande; questa volta è anche un ottimo modo per determinare se un argomento necessita di maggiore attenzione. La tempistica delle riunioni ti aiuta ad assicurarti di raggiungere tutto ciò di cui vuoi discutere mentre capisci cosa necessita di ulteriore comunicazione.

Durante le riunioni, assicurati che il tuo team si senta libero di aprirsi su ciò che sta accadendo nell'azienda. Fai spazio alle domande, invita a discussioni animate e includi tutti nella conversazione. Quando hai una politica della porta aperta, questa dovrebbe essere la norma e il tuo team sarà ansioso di condividere i propri pensieri.

Ospita basi di tocco periodiche

Quando il tuo team è impegnato a svolgere il lavoro, la comunicazione può spesso cadere nel dimenticatoio. Ma senza quella comunicazione, il lavoro ne risentirà. È importante lasciare del tempo nel carico di lavoro del tuo team per toccare la base. Ciò potrebbe avvenire sotto forma di team individuali, team specifici per progetto, team completi o altro. La cui frequenza è qualcosa che puoi determinare per soddisfare le tue esigenze specifiche, a patto che ti assicuri che tutte le riunioni di base siano efficaci e non semplicemente assorbano tempo.

Christy Pyrz, Direttore Marketing di Peptidi paradigmatici dice: “Prendi in considerazione l'idea di far incontrare i leader con il loro team uno contro uno ogni mese. Non hai bisogno di ordini del giorno per quelle riunioni. Invece, puoi usarlo come un periodo di comunicazione aperta per discutere del lavoro, della salute mentale, della crescita e delle idee generali del dipendente per l'azienda".

Se noti che il morale della squadra sta diminuendo, prendi in considerazione l'aggiunta di basi di contatto per portare la squadra sulla stessa pagina. "Vedere un calo del morale della squadra? Prova a ospitare una riunione touch base", condivide Melissa Rhodes, CEO di Sensitivi1 contro1. "Mantenere piccolo il gruppo touch base, circa 5-6 persone, rende il processo ancora più agevole. Tutti dovrebbero poter parlare liberamente delle proprie idee e dei propri pensieri”.

Crea una zona senza giudizio

Uno dei motivi principali per cui molti dipendenti non si sentono liberi di parlare al lavoro è la paura. Temono che le loro parole non vengano prese sul serio o subiranno ripercussioni. Se sei seriamente intenzionato ad aumentare la comunicazione con il tuo team, devi creare un ambiente privo di giudizi per farlo.

"Non vuoi mai che i dipendenti vengano rimproverati per aver usato la loro voce", spiega Mary Kay Bitton, Head of Product Innovation di Flo Vitamine. "È essenziale valutare le opinioni di tutti e garantire che ogni persona si senta sicura di esprimere la propria opinione".

Se vuoi creare e promuovere una zona senza giudizio con il tuo team, implementa una politica della porta aperta per invitare il tuo team a esprimere i propri pensieri. Fornisci loro uno spazio sicuro per farlo, ad esempio in una riunione o uno contro uno. Mantieni tutti sulla stessa pagina con la politica e assicurati che tutti rispettino il precedente. Vuoi assicurarti che dietro le quinte non accada nulla che porti il ​​tuo team a chiedersi se questa politica abbia valore o meno.

Sebbene la tua azienda possa avere una politica della porta aperta, alcune persone potrebbero non sentirsi all'altezza di condividere apertamente i propri pensieri con un grande team, quindi è saggio offrire una soluzione alternativa. "Un fattore chiave per garantire che le persone si sentano bene quando parlano è dare loro l'opportunità di parlare in un modo che si senta sicuro per loro. Puoi farlo incoraggiando le persone a prenotare incontri con qualcuno con cui vogliono discutere di argomenti privati. Puoi anche avere una cassetta dei suggerimenti online per consentire ai dipendenti di inviare le loro preoccupazioni in modo anonimo.

Con qualsiasi nuova politica, l'implementazione richiede tempo e la costruzione di una cultura richiederà coerenza e tempo. Continua a farlo e alla fine diventerà la norma. "È importante continuare i propri sforzi, anche se non si notano miglioramenti immediati", afferma Ryan Delk, CEO di Primer. "Come la maggior parte di noi sa, le cose buone richiedono tempo, quindi continua ad andare avanti, soprattutto quando ti sembra difficile."

Tieni tutti informati sulle novità dell'azienda

Per far sentire tutti come se appartenessero all'azienda, vuoi che rimangano informati su tutto ciò che accade, anche se ciò non influisce direttamente sulla loro posizione o ruolo. Questa è una strategia chiave nel team building e garantisce inoltre che tutti rimangano aggiornati sulle attuali notizie dell'azienda, inclusi obiettivi, risultati e persino cose difficili.

"Un modo meraviglioso per garantire che tutti siano informati senza mantenere le cose troppo serie è avere una newsletter aziendale", condivide Justin Soleimani, co-fondatore di Caduta. "Potrebbe iniziare per necessità, ma può rapidamente trasformarsi in un modo per sollevare il morale. Ovviamente, vuoi comunque condividere gli aggiornamenti sull'attività, ma puoi anche includere storie edificanti sulla squadra, festeggiare traguardi e compleanni e altro ancora.

Un altro vantaggio delle newsletter interne o i riepiloghi settimanali via e-mail è che riducono le riunioni, migliorando in ultima analisi la produttività. "Se ritieni che tu e il tuo team stiate trascorrendo troppo tempo alle riunioni, provate a provare una raccolta settimanale di e-mail", afferma Brittany Dolin, co-fondatrice di Agenzia tascabile. “Molto di ciò che copri nelle riunioni potrebbe benissimo essere comunicato tramite e-mail. Puoi provare a inviare aggiornamenti settimanali con riepiloghi di ciò che sta accadendo. È un ottimo modo per condividere notizie fornendo anche qualcosa di concreto a cui fare riferimento in futuro, se necessario.

Quando hai grandi team, in particolare, e vuoi assicurarti che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno riguardo al azienda, prendere in considerazione la possibilità di trovare una soluzione per distribuire le informazioni con tutti i dettagli che possono essere referenziato. Questo riduce i pettegolezzi ed evita problemi di comunicazione.

Conclusione

Sicuramente non vuoi tagliare gli angoli quando si tratta di comunicazione di squadra. Quando la cattiva comunicazione diventa la norma, ci vorrà uno sforzo extra per rompere la cattiva abitudine e implementare una soluzione duratura.

Il modo migliore per iniziare è creare una piccola task force con membri del tuo team di tutti i livelli. Pensa a un piano su come sarà l'obiettivo finale della comunicazione e poi pianifica i passaggi necessari per arrivarci. Comunica questa nuova cultura con il team e coinvolgi tutti. È una vittoria per tutti.