Come creare una mappa del tempo per migliorare la tua produttività

Quante volte ti ritrovi perso, incapace di gestire il flusso infinito di compiti che ti vengono assegnati? Di notte ti sdrai sul letto pensando a tutto il lavoro che avresti potuto fare durante il giorno ma non ci sei riuscito.

Pensi a come avresti potuto gestire meglio il tuo tempo e fare di più. Ma il giorno è perduto. Se solo avessi fatto tutta quella pianificazione in anticipo. Se lo scenario sopra descritto descrive la tua situazione, devi considerare la mappatura temporale.

Cos'è la mappatura del tempo? In che modo è diverso dal blocco temporale?

La mappatura del tempo si riferisce al processo di creazione di un quadro che mappa le tue attività (lavoro, riunioni, impegni personali) rispetto al tempo. È facile confondere la mappatura del tempo con la pianificazione o i metodi convenzionali di gestione del tempo come il time blocking. Tuttavia, c'è una differenza notevole.

Una mappa temporale offre una visione olistica della giornata, della settimana o del mese. Fornisce chiarezza su come dovresti trascorrere le tue giornate, cosa devi fare e quando. Una volta che hai uno scheletro di come intendi trascorrere il tuo tempo, puoi iniziare a programmare periodi di tempo per attività ad alta priorità (blocco del tempo).

A differenza di altri metodi di gestione del tempo, la mappatura del tempo non consiste solo nell'allocare il tempo per il lavoro. È il piano completo per come trascorri il tuo tempo, dal lavoro e dagli hobby al tempo libero e alla famiglia. E una volta che prendi l'abitudine di mappare il tempo, accade la magia.

Ottieni una mappa chiara di ciò che devi fare, quindi l'affaticamento decisionale svanisce. I giorni di destreggiarsi tra vari progetti vanno via perché hai già programmato periodi di tempo per attività ad alta priorità. Sai quando è il momento di lavorare e quando è il momento di mettere da parte le preoccupazioni e bere una tazza di caffè caldo. Non hai più fretta e stai facendo più lavoro.

Sembra carino, vero? Parliamo di come creare una mappa del tempo per aumentare la produttività e prendere il controllo della tua vita.

Come creare una mappa temporale per migliorare la produttività

Non esiste un modo standard per creare una mappa temporale perché la mappatura temporale è personale. Le persone hanno obiettivi, temperamenti e circostanze diversi. Ciò che funziona per uno potrebbe non funzionare per un altro. Tuttavia, la seguente guida fornisce uno schizzo di un tipico processo di creazione della mappa temporale che puoi seguire e modellare in base alle tue circostanze specifiche.

Passaggio 1: considera come trascorri il tempo

Prima di iniziare a creare una mappa temporale, è fondamentale chiedersi: perché stai creando una mappa temporale e cosa ti aspetti di ottenere? Queste sono domande importanti che influiscono sull'efficacia della mappatura del tempo per te. Ecco perché è fondamentale essere sinceri quando si risponde a queste domande.

Puoi iniziare pensando a come trascorri il tuo tempo in una giornata tipo. Sei soddisfatto della tua routine attuale? In caso contrario, pensa a cosa vorresti migliorare. Non dimenticare che stai creando una mappa del tempo per te stesso.

Ciò significa che devi tenere conto della tua personalità, delle ore di punta produttive e delle abitudini mentre rispondi a queste domande. Ad esempio, se sai di lavorare meglio a tarda notte, puoi impostare intervalli di tempo per le tue attività con la massima priorità di notte per garantire la massima efficienza.

Una volta che hai preso una visione a volo d'uccello del tuo stile di vita, considerato i difetti nella tua routine, notato il cose che vuoi migliorare e realizzato ciò che vuoi ottenere con la tua mappa del tempo, passa a quella successiva fare un passo.

Passaggio 2: creare un elenco di cose da fare

Elenca le attività che desideri svolgere in un determinato periodo di tempo. Per la tua prima mappa, è meglio attenersi a un periodo di tempo più breve, preferibilmente una settimana. Questo perché un lasso di tempo più breve ti aiuta a fissare obiettivi realistici e a sentirti meno sopraffatto.

Quando elenchi le attività della settimana, crea categorie per le diverse aree della tua vita (lavoro, hobby, salute, amici e famiglia). Puoi gestire facilmente le tue attività una volta suddivise in categorie pertinenti. Ma non esagerare. È meglio mantenere le categorie tra 3 e 5 per evitare il disordine.

Passaggio 3: codice colore diverse attività

La creazione di mappe temporali non deve essere noiosa. Puoi (dovresti) aggiungere colore alle diverse categorie di mappe temporali. Rende divertente la mappatura del tempo e i diversi colori aiutano a visualizzare la mappa del tempo. Ma non aggiungere i colori a caso. Colori diversi rappresentano sentimenti diversi, quindi codice colore di conseguenza.

Il verde rappresenta la natura e l'abbondanza, motivo per cui abbiamo assegnato un colore verde alla mia categoria di salute in Clockify.

Passaggio 4: assegnare priorità alle attività

Mentre elenchi le attività che desideri completare in una settimana, ti renderai conto che non ci sono abbastanza ore per completare tutte le attività. È qui che dovrai iniziare a stabilire le priorità. La maggior parte delle persone, tuttavia, trova difficile stabilire le priorità. Se sei tu, usa la matrice di Eisenhower per dare priorità alle tue attività.

La matrice di Eisenhower aiuta a classificare le attività in quattro quadranti sulla base della loro importanza e urgenza. Le attività più importanti e urgenti ottengono la massima priorità, mentre le attività meno importanti e meno urgenti vengono programmate per un secondo momento, delegate o rimosse dall'elenco delle cose da fare.

Passaggio 5: Pianifica i periodi di tempo

Dopo aver assegnato la priorità alle attività, il blocco del tempo è il passaggio successivo. Ecco come creare periodi di tempo nel tuo calendario:

1. Crea intervalli di tempo per le attività di massima priorità.
2. Successivamente, crea intervalli di tempo per le riunioni.
3. Se ti rimangono abbastanza intervalli di tempo, crea intervalli di tempo per altre attività o progetti importanti.

Sebbene il processo sembri semplice, inizialmente commetterai degli errori. Ma non preoccuparti, prima o poi migliorerai. Tuttavia, per facilitare il processo e ridurre al minimo le possibilità di errore, ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente:

• Mantieni i tuoi intervalli di tempo abbastanza flessibili da lasciare spazio a chiamate inaspettate e inevitabili distrazioni.
• Stabilisci un orario fisso per le attività di routine (colazione, corsa mattutina, cena).
• Pianifica le riunioni (se possibile) in un unico intervallo di tempo perché le riunioni sparse nell'arco della giornata possono ostacolare la produttività.
• Non dimenticare di creare intervalli di tempo per il riposo.
• Lascia intervalli di tempo vuoti per eventi improvvisi e inaspettati.

Passaggio 6: revisione e revisione

Ora che hai creato la tua mappa del tempo, è il momento di rivederla. Verifica se la tua mappa temporale settimanale rappresenta perfettamente come desideri trascorrere la settimana. In caso contrario, modificalo. Ad esempio, se hai accumulato molto lavoro intenso lunedì e martedì, mentre ce l'hai molto tempo da perdere mercoledì: puoi aggiungere parte del lavoro mercoledì per bilanciare i tuoi giorni.

La tua mappa temporale non è un ordine del tribunale, quindi sentiti libero di modificarla e apportare le modifiche che ritieni opportune. Ma fallo prima di iniziare a seguirlo perché cambiare la tua mappa del tempo a metà può rovinare il programma dell'intera settimana.

Mentre segui la tua mappa del tempo, guarda come funziona. Chiediti: sei riuscito a seguirlo? Ha aumentato la tua produttività? Ci sono aree che necessitano di ulteriori miglioramenti? Sulla base delle tue risposte, apporta le modifiche necessarie alle tue mappe temporali future.

Il software di mappatura del tempo non è una necessità, ma rende il processo più efficiente. Tutto ciò di cui hai bisogno è carta e penna per creare una mappa temporale elencando e dando priorità alle attività settimanali e creando periodi di tempo per la settimana.

Ma c'è un problema con questo. Non puoi apportare modifiche. Il software di mappatura del tempo rende la mappatura del tempo più semplice ed efficiente. Inoltre, la tua mappa temporale è sempre accessibile sul tuo telefono.

Clockify è uno dei migliori software di gestione del tempo. Offre un'interfaccia ordinata e facile da navigare e molte funzionalità che aiutano a creare mappe temporali complete.

Puoi facilmente creare periodi di tempo nell'app vista del calendario. Fai clic su qualsiasi intervallo di tempo (che non sia già bloccato nel tempo) e an Aggiungi l'inserimento dell'ora apparirà un pop-up. Ora inserisci i dettagli e fai clic su AGGIUNGERE pulsante. Ripeti il ​​​​processo per tutti i periodi di tempo che desideri.

Puoi usa TimeCamp per risparmiare tempo, aumentare la produttivitàe creare mappe temporali. Dopo aver aggiunto periodi di tempo per la settimana (o il mese), integra Google Calendar nel tuo TimeCamp.

I periodi di tempo del tuo Google Calendar appariranno automaticamente sulla tua scheda attività TimeCamp all'ora assegnata. Inoltre, TimeCamp offre il monitoraggio automatico del tempo, un vero toccasana per le persone che spesso dimenticano di aggiungere voci di tempo.

Planyway ti consente di integrare Trello, Jira, Google Calendar e Microsoft Teams. Se gestisci progetti in Trello e pianifichi riunioni su Google Calendar, può essere difficile sapere cosa fare e quando.

Planyway porta tutto in un unico posto, semplificando la creazione di una mappa temporale. Puoi trascinare i periodi di tempo sul calendario di Planyway, semplificando le modifiche dell'ultimo minuto.

Dalla scrittura di articoli e budget alla creazione di una watchlist dei miei film preferiti, puoi fare molto con la suite Editor di documenti Google. La creazione di una mappa temporale non è diversa.

Fogli Google offre tutto il necessario per creare la mappa temporale perfetta. Ciò che distingue Google Sheets dagli altri software di mappatura del tempo è la libertà che ti offre. Puoi creare la tua mappa temporale come preferisci senza limitarti all'interfaccia dell'applicazione.

Ma se non vuoi il fastidio di creare una mappa del tempo da zero, ecco un Modello di mappa temporale di Fogli Google che puoi usare e personalizzare.

La procrastinazione è il nemico

La mappatura del tempo ti aiuta a gestire meglio il tuo tempo. Ti dà la direzione e una traccia da seguire. Ma devi impegnarti perché mostri le sue meraviglie. E il più grande ostacolo che dovrai affrontare lungo la strada è la procrastinazione.

Molte persone lottano con la procrastinazione e usano metodi diversi per affrontarla. Sebbene tutti questi metodi abbiano i loro vantaggi, la regola dei cinque minuti è una delle più efficaci.