Se hai difficoltà con le scadenze, tendi a procrastinare molto o sei facilmente distratto da una notifica casuale; potresti essere una vittima della legge di Parkinson. La legge di Parkinson spiega che più tempo ci viene concesso per un determinato compito, più tempo ci vorrà per completarlo.
Questo è il motivo per cui la procrastinazione è così diffusa. Ma come si supera? Prima di poter parlare del superamento della legge del Parkinson, è importante comprenderne la natura e perché è prevalente.
Cos'è la legge di Parkinson?
La legge di Parkinson è un adagio, notoriamente coniato da Cyril Northcote Parkinson, uno storico navale britannico. Afferma:
È un'osservazione banale che il lavoro si dilata fino a riempire il tempo a disposizione per il suo compimento.
Per comprendere il concetto, considera una persona incaricata di scrivere un saggio entro una scadenza di 48 ore. La persona, il primo giorno, raccoglierà dati rilevanti per la ricerca e formerà uno schema. Il prossimo, si metteranno al lavoro e scriveranno la prima bozza del saggio.
Con l'avvicinarsi della scadenza, con poche ore rimanenti, modificheranno, correggeranno e infine invieranno la bozza. E se alla persona fosse stata data una scadenza di 24 ore? È del tutto possibile che la persona avrebbe scritto facilmente il saggio assegnato entro 24 ore, senza sacrificare la qualità.
Ora pensa a quante volte ti sei imbattuto in circostanze simili. Probabilmente puoi pensare a diversi casi in cui ti è stato assegnato un compito con una scadenza più lunga. Ma invece di completare l'attività entro il tempo necessario per completare l'attività, hai impiegato tutto il tempo disponibile (in base alla scadenza) per completare l'attività.
Utilizzo della legge di Parkinson per massimizzare la produttività
Sebbene la legge del Parkinson sia prevalente e apparentemente inevitabile, puoi usarla a tuo vantaggio controllando come trascorri il tuo tempo. Ecco alcune strategie che puoi utilizzare per superare la legge di Parkinson e diventare più produttivo:
1. Stabilisci obiettivi SMART
Le persone tendono a rallentare e procrastinare di più quando non sentono che il loro lavoro è importante. Un'altra delle principali cause di procrastinazione è l'incertezza sui prossimi passi. Se non sai cosa farai una volta terminato un progetto, è probabile che ne ritarderai il completamento.
Ecco perché è importante fissare obiettivi SMART superare la legge di Parkinson. Avere in mente un obiettivo specifico e limitato nel tempo ti rende più desideroso di lavorarci e di utilizzare il tuo tempo e le altre risorse in modo più consapevole.
2. Programma in modo efficace
Conosciamo tutti l'importanza della programmazione. Ci aiuta a rimanere consapevoli di come trascorriamo il nostro tempo, riducendo al minimo l'impatto negativo della legge sul Parkinson. Per una pianificazione e una pianificazione efficaci, è possibile utilizzare app di calendari per pianificare le attività.
Tuttavia, dovresti sempre includere un orario limite nel tuo programma. Un orario limite designato (per la giornata) ti dà un senso di urgenza e sei obbligato a completare le tue attività per la giornata entro quel lasso di tempo.
Quando non hai un tempo limite prestabilito, senti di avere più tempo ed è probabile che ti distragga o lavori lentamente. Dici a te stesso che compenserai aggiungendo più ore notturne, quindi "espandendo il lavoro".
La legge del Parkinson colpisce più duramente quando hai un progetto enorme con una scadenza lunga. Una scadenza più lunga significa che hai più tempo per rilassarti e distrarti. Per evitare ciò, è necessario suddividere il progetto in attività più piccole. Ora stabilisci scadenze intermedie per ciascuna delle attività più piccole e pianificale di conseguenza.
Suddividere un grande progetto in compiti più piccoli lo rende meno scoraggiante e più fattibile; quindi è meno probabile che procrastini. Inoltre, dandoti scadenze più brevi e immediate, non ti stai concedendo molto tempo. Dal momento che non c'è molto tempo da perdere, senti un senso di urgenza che ti motiva a portare a termine le attività.
4. Traccia il tempo
È probabile che inizialmente le tue stime siano imprecise. Potresti concederti 3 ore per un progetto. Ma mentre ci lavori, scopri che avrai bisogno di altre 2 ore per completarlo. Se ciò accade, riadatta semplicemente il tuo programma e concediti del tempo extra. Stabilire scadenze precise per i tuoi progetti ti aiuta a pianificarli in modo efficace. Per questo, puoi iniziare a monitorare il tempo necessario per completare ogni progetto.
Ce ne sono diversi fantastiche app per il monitoraggio del tempo là fuori che puoi usare per tenere traccia di quanto tempo impiega un particolare progetto. Quando utilizzi un'app di monitoraggio del tempo, puoi accedere al registro dei tempi e vedere quanto tempo hai impiegato per completare diversi progetti. Questo aiuta a fare stime migliori e fissare scadenze più realistiche per i tuoi progetti e ti impedisce di perdere tempo.
5. Usa il timebox
Quando dobbiamo fare qualcosa, non pensiamo a quanto tempo ci vorrà per completare il progetto. Invece, pensiamo a quanto tempo ci viene concesso per il progetto. È qui che entra in gioco la legge di Parkinson. Se il tempo concesso per l'attività assegnata è superiore al tempo richiesto, tendiamo a ritardare l'attività fino all'ultimo minuto.
Per evitare che ciò accada, usa il timeboxing. Il timeboxing implica pensare a quanto tempo impiegherà un particolare progetto per completare un'attività, stabilire una scadenza autoimposta (un timebox) in base al tempo richiesto per l'attività e attenersi a Esso.
Supponiamo che tu abbia tre giorni per portare a termine un progetto. Dopo la valutazione, scopri che può essere fatto entro tre ore. Stabilisci una scadenza di 3 ore per il progetto e cerca di completarlo entro i tempi previsti. Con il timeboxing, diventi più consapevole di come e dove stai usando il tuo tempo. Quando c'è una scadenza imminente nella tua mente, è meno probabile che procrastini.
6. Usa la tecnica del pomodoro
Come il timeboxing, puoi usa il metodo Pomodoro per diventare più produttivo e battere la legge del Parkinson. Il metodo Pomodoro prevede sessioni di lavoro brevi ma intense con brevi pause intermedie.
Quando usi il metodo Pomodoro, non stai pensando alla scadenza effettiva per l'attività, ma ai 25 minuti che ti sei prefissato. Ciò elimina la possibilità che la legge del Parkinson agisca. Ecco come puoi usare la tecnica del Pomodoro:
- Annota una lista di cose da fare, in ordine di priorità.
- Imposta un timer a 25 minuti.
- Inizia a lavorare sull'attività con la massima priorità finché il timer non si spegne.
- Fai una pausa di 5 minuti.
- Ripeti quattro sessioni di 25 minuti.
- Fai una pausa di 30 minuti.
Mentre puoi usare un timer sul tuo telefono o laptop, ci sono dedicati app per la tecnica del pomodoro che lo rendono molto più semplice ed efficace.
Ottieni di più in meno tempo
Non devi iniziare con tutte queste strategie dal primo giorno; puoi sceglierne uno o due e farli nel modo più efficace possibile. Il trucco è diventare consapevoli di come usi il tuo tempo e impedire alla legge del Parkinson di "espandere il tuo lavoro".
Una volta che hai capito, puoi incorporare più di queste strategie nella tua routine. Ma non fermarti qui! Puoi scoprire altri modi per aumentare la tua produttività e fare di più in meno tempo.
