Ti ritroverai a destreggiarti tra diversi compiti man mano che la tua carriera da freelance avanza. Sì, guadagnerai di più se lavori di più. E anche se sarebbe bello raggiungere i tuoi obiettivi di reddito, assumersi troppe responsabilità produrrà risultati trascurabili. Finirai solo esausto.
Per liberare la tua fitta agenda, esploriamo quali attività puoi scaricare sugli strumenti di automazione. In questo modo, avrai più tempo ed energia per concentrarti sulle aree critiche della tua attività di freelance.
1. Gestione della posta elettronica
Come la maggior parte degli adulti che lavorano, probabilmente ricevi regolarmente centinaia di e-mail. Leggere e rispondere ai messaggi non richiede una concentrazione intensa, ma occupano una parte della tua giornata lavorativa. UN Rapporto Adobe afferma persino che le persone trascorrono più di cinque ore al giorno a controllare le e-mail.
Inoltre, non puoi semplicemente smettere di rispondere alle e-mail del tutto. Varie parti, dai clienti freelance internazionali alle agenzie federali, ti contatteranno via e-mail. In alcuni casi, potresti persino dover rispondere rapidamente.
Invece di ignorare indiscriminatamente le tue e-mail, considera di investire in robusti strumenti di gestione della posta elettronica. Trova una piattaforma adatta alle tue esigenze. Si specializzeranno nell'organizzazione della tua casella di posta o nell'ottimizzazione della consegna di email di massa. Ad esempio, Help Scout fa un ottimo lavoro nell'inviare annunci a livello aziendale, mentre SaneBox ordina accuratamente i messaggi in arrivo.
2. Pianificazione dei post sui social media
La pubblicazione sui social media è fondamentale per il successo del marketing digitale. Interagire regolarmente con clienti e colleghi che lavorano da remoto ti aiuterà a costruire una solida presenza online come libero professionista.
Come la gestione della posta elettronica, la pubblicazione sui social media non è cognitivamente impegnativa. Puoi caricare contenuti programmati, rispondere ai commenti e leggere messaggi diretti senza fare troppi sforzi.
La maggior parte delle persone classifica i post sui social media come un lavoro superficiale. Tuttavia, ci vuole ancora molto tempo, specialmente man mano che il tuo seguito cresce. Ti ritroverai a passare ore a controllare la tua casella di posta.
Se vuoi ridurre il tempo che dedichi alla gestione dei tuoi account sui social media, prendi in considerazione l'automazione di varie funzioni. Prova diversi strumenti che potrebbero soddisfare le tue esigenze. Per esempio, app di calendario dei contenuti ti consentono di pianificare i post in anticipo, mentre gli strumenti di analisi quantificano le tue prestazioni complessive sui social media.
3. Onboarding del cliente
L'onboarding del cliente dà il tono a qualsiasi progetto freelance. Tu e il tuo cliente pianificherete le scadenze, rivaluterete le aspettative, assegnerete compiti e metterete in risalto gli obiettivi durante questa fase. Affrettare il processo crea obiettivi vaghi e irrealizzabili. In alternativa, l'analisi eccessiva di dettagli banali e la risposta ripetuta alle stesse domande ostacola la produttività.
L'approccio più efficace e che fa risparmiare tempo è automatizzare diverse aree del processo di onboarding del cliente. Diciamo che fai domande simili ai tuoi nuovi clienti. Invece di esaminarli in ogni sessione, puoi creare un questionario o registrare un breve video esplicativo. Assicurati solo di comprendere appieno le esigenze del tuo cliente in seguito.
4. Prospezione clienti
Molti freelance non amano cercare nuovi clienti. Tra il contatto con i potenziali clienti e la partecipazione alle consultazioni iniziali, passerai facilmente dozzine di ore alla settimana a cercare potenziali clienti. Peggio ancora, non convertirai nemmeno tutti i tuoi contatti. La maggior parte del tempo che trascorri a cercare e chiamare sarà classificato come lavoro non retribuito, che fa perdere tempo e denaro.
Per un approccio più efficiente, utilizza gli strumenti di automazione. Ti suggeriamo di provare diversi programmi in base alle attività di prospezione che desideri automatizzare. Diciamo che sei uno scrittore. Gli strumenti di ricerca e-mail possono rintracciare gli editor e gli amministratori di diversi siti Web che lavorano con autori di contenuti e guest blogger.
5. Prenotazione appuntamento
Molti liberi professionisti dedicano tanto tempo alla pianificazione delle riunioni quanto a parteciparvi. A seconda del divario tra te e i fusi orari del tuo cliente, potresti inviare messaggi avanti e indietro per diversi giorni.
Detto questo, le e-mail richiedono solo pochi clic per essere inviate. Assegnare più di un'ora o due per la pianificazione degli appuntamenti è irragionevole e improduttivo.
Per semplificare il processo, utilizza un'app per la prenotazione di appuntamenti. Piattaforme come Google Calendar e Calendly consentono agli utenti di pianificare rapidamente le riunioni e selezionare le date preferite su calendari personalizzati, che gli host possono modificare. Invia semplicemente ai partecipanti il tuo link di invito e attendi la loro risposta.
6. Gestione del flusso di lavoro
I freelance spesso sottovalutano il tempo necessario per completare un progetto. Diciamo che sei uno scrittore di contenuti. Anche se puoi scrivere da 500 a 600 parole all'ora, è improbabile che finisca 5.000 parole in un turno di 10 ore. Dopotutto, dovrai anche fare ricerche sull'argomento e modificare le bozze.
I progetti di lavoro vengono sempre con attività di gestione minute. Anche se la maggior parte potrebbe richiedere solo pochi minuti, dovresti comunque aggirarli e adattare il tuo programma di conseguenza.
La gestione approfondita del flusso di lavoro fa perdere tempo. Invece, automatizzalo con uno strumento di gestione del progetto. App popolari come Asana o Trello possono aiutare in quasi ogni aspetto del processo, dall'impostazione di scadenze fattibili alla finalizzazione dei dettagli del progetto. In questo modo, avrai più tempo ed energia per concentrarti sulle tue responsabilità principali.
7. Redazione del contratto
Come libero professionista, i clienti si aspettano che tu fornisca contratti di progetto. Probabilmente dovrai delineare tariffe, garanzie, responsabilità e obiettivi, oltre a eventuali clausole relative all'ordine del cliente.
Scrivere un contratto da zero generalmente richiede alcune ore. Puoi estrarre i modelli online, ma dovresti comunque riservare un'ora o due per la modifica. Dopotutto, gli accordi generici comprometteranno solo la tua attività di freelance.
Invece di copiare e incollare bozze di contratto casuali, risparmierai più tempo scaricando il processo su uno strumento di automazione. Ce ne sono diversi app che producono bozze contrattuali personalizzate. Possono creare contratti visivamente accattivanti che spiegano la portata, i limiti e i requisiti legali dei tuoi progetti freelance in pochi minuti.
8. Monitoraggio finanziario di base
Tenere traccia delle tue finanze diventerà più impegnativo man mano che la tua attività di freelance cresce. Dovrai registrare tutti i pagamenti di ogni cliente. A seconda del volume degli ordini, anche la semplice gestione finanziaria potrebbe richiedere diverse ore.
Molti professionisti assumono contabili per gestire le proprie finanze. Anche se potresti anche lavorare con un professionista della finanza, considera prima l'utilizzo di strumenti di automazione. Non dovrai nemmeno pagare nulla. Una rapida ricerca su Google ne rivelerà diversi modelli di fogli di calcolo Excel per la finanza personale semplici e gratuiti puoi personalizzare.
Diventa un libero professionista più produttivo automatizzando le attività
L'automazione delle attività porterà la tua carriera da freelance a un livello superiore. Tuttavia, non sentirti obbligato a eseguire un sistema automatizzato completamente funzionale ed efficiente fin dall'inizio. L'automazione del flusso di lavoro richiede tempo. Elimina prima le attività piccole e noiose, quindi procedi gradualmente verso l'automazione delle responsabilità amministrative più critiche.
Inoltre, non acquistare a casaccio strumenti di automazione premium. Esistono diversi programmi software gratuiti e app mobili sul mercato. Con la giusta strategia, puoi già utilizzarli per automatizzare diverse funzioni quotidiane della tua attività di freelance.
