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Prendere appunti è una parte vitale di ogni riunione. A volte può essere difficile capire il modo più efficace per prendere appunti.
Sebbene ci siano molte app per prendere appunti, a volte è scomodo avere troppe app sul tuo dispositivo. Ciò è particolarmente vero se desideri condividere i tuoi appunti e non sei sicuro che i tuoi colleghi utilizzino le stesse app per prendere appunti.
Fortunatamente, Microsoft Excel rende facile prendere e ordinare le note della riunione. Ti aiuta a organizzare le note della riunione assicurandoti che quasi tutti possano aprire e leggere le tue note. Ecco come puoi farlo.
1. Imposta la tua agenda
Per iniziare le note della riunione, guarda prima l'ordine del giorno della riunione. Se non disponi di un ordine del giorno della riunione preimpostato, crea un elenco di argomenti che potrebbero emergere durante la riunione da utilizzare per il passaggio successivo.
Dopo aver elencato gli elementi dell'ordine del giorno, aggiungi ciascun elemento in una cella separata all'interno di ciascun ruolo o colonna. Scegliere righe o colonne va bene, ma devi assicurarti di scegliere solo un formato in modo che tutti gli elementi elencati siano in linea retta.
2. Elenca i partecipanti
Quindi, crea un elenco di tutti i partecipanti alla riunione. Prendi quell'elenco di partecipanti e aggiungi ogni nome a ogni cella in una riga o colonna.
L'utilizzo di righe o colonne dipende da ciò che hai scelto nel passaggio precedente. Se hai scelto di utilizzare una colonna per i punti dell'ordine del giorno, utilizza una riga per i nomi. Allo stesso modo, se hai scelto le righe per i punti dell'ordine del giorno, usa una colonna per i nomi.
Durante la riunione, aggiungi le tue note a ciascuna cella pertinente. Ad esempio, se il partecipante 2 commenta il punto 3 dell'ordine del giorno, aggiungi una nota alla cella corrispondente.
3. Organizza le tue note
Continua ad aggiungere note durante la riunione. Mentre scrivi, assicurati di farlo utilizzare tecniche efficaci per prendere appunti. Una volta concluso l'incontro, è il momento di organizzare gli appunti. Mentre puoi copiare e incollare le note in un altro documento per ordinare le note, è molto più semplice ordinarle all'interno di Excel.
Per ordinare i tuoi appunti dopo la riunione, crea un sistema di archiviazione con codice colore per i tuoi appunti. Ad esempio, potresti voler utilizzare il verde per le note che possono trasformarsi in elementi utilizzabili.
Quando sviluppi un sistema per organizzare le tue note, inizia il processo di codifica a colori delle tue celle. Per fare ciò, seleziona una cella con una nota, scegli il secchio di vernice e scegli il colore desiderato.
Dopo aver codificato a colori le tue note, puoi ordinarle ulteriormente. Per farlo, usa formattazione condizionale in Excel per ordinare le note per colore. Ciò ti consentirà di ordinare insieme note simili. Quando tutte le tue note saranno ordinate, sarà più facile determinare quali passi successivi dovresti compiere.
Tieni traccia delle tue note in Excel
Esistono molti modi per prendere appunti sulle riunioni. Uno dei modi più efficaci per prendere appunti è farlo utilizzando Excel. Questo metodo è particolarmente utile quando è necessario tenere traccia delle note in base a quale punto dell'agenda si riferiscono e chi ha presentato l'idea.
Questo stile di prendere appunti semplifica anche l'organizzazione degli appunti dopo la riunione. Ma qualunque sia il metodo che scegli, assicurati di dare seguito alle idee della riunione.
