La scrittura tecnica comunica informazioni tecniche su un'abilità o un prodotto ai lettori. È comunemente usato in campo tecnico e professionale. In qualità di scrittore tecnico, scrivi spesso documenti come guide per l'utente, documentazione API (Application Programming Interface) e manuali di riparazione e di prodotto.
Come altre nicchie di scrittura, la scrittura tecnica ha linee guida specifiche di nicchia. Seguire queste linee guida ti aiuterà a scrivere documenti ben strutturati e a ottimizzare il modo in cui i lettori comprendono il tuo lavoro. Ecco alcune regole da seguire per diventare un bravo scrittore tecnico.
1. Definisci il tuo pubblico
L'analisi del pubblico è un fattore indispensabile in un buon documento tecnico. Conoscere il tuo pubblico ti aiuta a determinare il tipo di informazioni di cui scrivere, come dovresti strutturarle e il tecnicismo del tuo linguaggio. Esistono quattro tipi di pubblico principali per la scrittura tecnica: dirigenti, esperti, tecnici e non specialisti.
I dirigenti sono individui che finanziano il prodotto e prendono le decisioni politiche, amministrative ed economiche che lo governano. I tecnici sono le persone che costruiscono, gestiscono e riparano questi prodotti. Gli esperti progettano, testano e conoscono tutto sul prodotto, mentre i non specialisti sono gli utenti finali dei prodotti. Devi considerare il tuo pubblico per determinare il tono e lo stile di scrittura migliori da utilizzare.
2. Identifica le esigenze del tuo pubblico
Oltre a conoscere e definire il tuo pubblico, è fondamentale comprendere i loro obiettivi, interessi e bisogni. Completare l'analisi del pubblico è fondamentale nella preparazione del documento, poiché è meno probabile che tu scriva senza intoppi e conosci bene le esigenze del tuo pubblico.
Per eseguire un'analisi completa del pubblico, devi considerare il background del tuo pubblico, la conoscenza esistente di il prodotto, l'esperienza, i bisogni, gli interessi, le caratteristiche demografiche, la cultura e le preferenze di comunicazione, e obiettivi. Queste informazioni ti aiuteranno a presentare le tue idee nel modo più efficace ed efficiente.
3. Conosci il limite della conoscenza del tuo pubblico
Come tecnica di analisi del pubblico, puoi utilizzare sondaggi e questionari per conoscere il limite della conoscenza del tuo pubblico. Puoi anche reperire opinioni e stereotipi popolari, esperienze personali, brainstorming e feedback del pubblico dal reparto marketing.
Se utilizzi correttamente gli strumenti sopra elencati, saprai quanto il tuo pubblico di destinazione comprende le informazioni che intendi trasmettere. Queste informazioni determineranno notevolmente la struttura, i limiti e l'ambito del tuo documento, dandoti un senso dell'orientamento.
4. Mantieni la tua lingua semplice
La scrittura tecnica dovrebbe presentare un argomento eccessivamente complicato. Lo fa utilizzando una semplice guida allo stile di scrittura. Dovresti assicurarti che il lettore medio possa capire facilmente la tua scrittura.
Tuttavia, devi notare che la comprensione del tuo pubblico è anche la chiave per lo stile linguistico che scegli. Ad esempio, gergo professionale in un documento su interfacce di programmazione delle applicazioni (API) può essere appropriato per i tecnici ma non per gli utenti finali. Di conseguenza, è necessario utilizzare un linguaggio di facile comprensione per aiutare la comprensione del pubblico. Potresti anche voler imparare come utilizzare uno strumento come Microsoft Editor per controllare il tuo lavoro e assicurarti che la scrittura sia corretta.
5. Usa Contorni
I contorni danno ai tuoi lettori un'idea di cosa aspettarsi dal documento. Un documento senza uno schema travolge i lettori, poiché li costringe a leggere l'intero testo quando sono interessati solo ad acquisire conoscenze specifiche.
Come scrittore tecnico, delineare il tuo documento ti dà anche un senso dell'orientamento durante la scrittura. Ti tiene in pista e ti assicura di non perdere o sottovalutare i punti rilevanti. Inoltre, migliora la struttura del tuo documento e funge da feedback su ciò che intendi trattare.
6. Usa la grafica dove necessario
L'attenzione della maggior parte dei lettori è naturalmente attratta dalla grafica rispetto al testo. Nei documenti tecnici, una grafica adeguata può migliorare la comprensione del testo da parte dei lettori presentando le informazioni in modo chiaro ed enfatico.
Tuttavia, come scrittore tecnico, dovresti stare attento a non usare la grafica per decorare i documenti. Tabelle, grafici, diagrammi, fotografie e illustrazioni sono grafici comunemente usati e possono migliorare la struttura generale del documento e attrarre i lettori. Detto questo, se non conosci Google Documenti, ecco come creare e modificare tabelle in Google Docs.
7. Coinvolgi i tuoi lettori
Mentre potresti provare a trasmettere informazioni tecniche ai tuoi lettori, è importante coinvolgerli anche loro. Ogni documento tecnico è incentrato sul lettore e dovrebbe essere scritto secondo il gusto del lettore e non dello scrittore. La curiosità intellettuale del tuo lettore deve essere soddisfatta affinché il tuo documento sia utile.
Puoi coinvolgere attivamente il tuo lettore scrivendo per esprimere, non impressionare, e andare dritto al punto. Evita le abbreviazioni e il gergo, usa molto spazio bianco per migliorare la presentazione visiva e usa i titoli per guidare il tuo lettore.
8. Non fare riferimento a informazioni sensibili al tempo
È sempre preferibile evitare riferimenti a informazioni urgenti, in particolare quelle di un periodo comparabile. È più sicuro e più saggio utilizzare un'analisi che ha resistito alla prova del tempo, il che la rende sempreverde e sempre adatta a coloro che leggeranno il tuo documento in futuro.
Devi anche notare che allegare anni specifici, come "2019", per sottolineare il tuo punto può ridurre l'utilità del tuo documento nel tempo, tranne in casi specifici. Puoi evitarlo utilizzando un periodo di tempo più ampio come "Negli ultimi sette anni", dando così al tuo lavoro un livello di credibilità.
9. Usa esempi pertinenti
Quando scrivi un documento tecnico, usa istanze live per enfatizzare i tuoi punti. Poiché il tuo pubblico legge i tuoi scritti per acquisire un'abilità, risolvere un problema o apprendere alcune linee guida, devi fornire loro esempi pratici e facilmente riconoscibili.
Questi esempi migliorano la leggibilità del tuo lavoro e comunicano informazioni complesse al tuo lettore, fornendo un contesto a prodotti e processi. In questo modo, è più probabile che utilizzino i prodotti intenzionalmente e in modo sicuro.
10. Ottieni una recensione di terze parti prima della pubblicazione
Un documento tecnico dovrebbe sempre passare attraverso un processo collaborativo che coinvolga chi scrive e chi revisore. Una revisione di terze parti aiuta a generare un documento incentrato sul pubblico, privo di errori e di grande impatto.
Come autore originale del documento, potresti aver scritto molte bozze prima di creare il documento finale. Tuttavia, non importa quanto sia buono il tuo documento, non dipendere solo dal tuo ingegno.
Diventa uno scrittore tecnico professionista oggi
Comprendere le regole essenziali che guidano la scrittura tecnica ti renderà più competente e molto ricercato. Molte organizzazioni sanno quanto sia importante che i loro prodotti o servizi siano ben commercializzati per gli utenti finali e aiutarli a raggiungere questo obiettivo è il tuo obiettivo come scrittore tecnico.
