Microsoft Outlook è il client di posta elettronica preferito da tutti. È facile da usare, con numerose funzionalità che migliorano la produttività utilizzate regolarmente in un ambiente aziendale. Spesso esegui azioni ripetutamente durante il giorno all'interno di Outlook.
Fortunatamente, Microsoft ha incluso un'elegante funzionalità per aumentare la produttività chiamata Quick Steps per aiutare ad automatizzare una serie di passaggi. Continua a leggere mentre spieghiamo cos'è Quick Steps e come puoi sfruttarlo al meglio per diventare più produttivo in Outlook.
Quali sono i passaggi rapidi in Microsoft Outlook?
Quick Steps è una funzionalità di produttività facile da usare disponibile in Outlook 2013 e versioni successive. Consente di automatizzare rapidamente una serie di molteplici azioni ripetitive. L'automazione di queste attività ha l'ulteriore vantaggio di semplificare la gestione di numerose caselle di posta contemporaneamente, risparmiando anche preziose quantità di tempo ogni giorno.
Puoi utilizzare Quick Steps per diversi scenari. Un caso d'uso quotidiano potrebbe spostare automaticamente un'e-mail in una cartella specifica contemporaneamente inoltrare una e-mail a un collega e contrassegnandolo come cruciale con un solo clic.
Per impostazione predefinita, Microsoft Outlook fornisce alcune azioni rapide di uso comune. Puoi usarli così come sono o personalizzare i passaggi rapidi predefiniti in base alle tue esigenze. Se ciò non bastasse, puoi creare un Quick Step personalizzato per migliorare il tuo flusso di lavoro di routine.
Utilizzo dei passaggi rapidi predefiniti in Microsoft Outlook
Su Microsoft Outlook, puoi utilizzare facilmente i passaggi rapidi predefiniti al volo. Esistono quattro passaggi rapidi predefiniti in Outlook (come parte di Office 365): Sposta in, Al manager, Email del team, E Rispondi ed elimina.
Dovrai configurarli con gli indirizzi e-mail del destinatario corretti e le cartelle preferite prima di poterli utilizzare per la prima volta. Per usare il Sposta a Passaggio rapido, segui i passaggi seguenti:
- Dal Casa scheda, fare clic su Sposta a dal Passaggi rapidi sezione.
- Nel Installazione per la prima volta finestra di dialogo, scegliere la cartella in cui si desidera spostare le e-mail e rinominare il passaggio rapido se necessario.
- Clicca su Salvae sei pronto per spostare rapidamente le email.
- Selezionare l'e-mail che si desidera spostare in un'altra cartella e fare clic sul passaggio rapido salvato dal file Casa scheda. Outlook sposterà direttamente l'e-mail nella cartella configurata.
È possibile configurare gli altri passaggi rapidi predefiniti in modo simile. Potresti anche essere interessato all'apprendimento come archiviare le tue email in Microsoft Outlook sul tuo computer.
Come creare un passaggio rapido personalizzato in Microsoft Outlook
Se ritieni che i passaggi rapidi predefiniti non si adattino al tuo flusso di lavoro, puoi facilmente creare un passaggio rapido personalizzato. Può essere solo una semplice azione, come eliminare o inoltrare un'e-mail, o una serie di azioni, come inoltrare un'e-mail a un collega e poi spostarla in una cartella dedicata.
Una volta impostato, puoi automatizzare queste attività rigorose con un solo clic. Per questo esempio, creeremo un Quick Step personalizzato in Microsoft Outlook che:
- Sposta un messaggio di posta elettronica in una cartella diversa
- Contrassegna l'e-mail come non letta
- Inoltra l'e-mail a un collega
- Contrassegna l'e-mail come importante
Ecco come lo configureremo:
- Seleziona il Creare nuovo opzione dal Passaggi rapidi gruppo di schede sotto Casa.
- Dai un nome al tuo Quick Step sotto il Nome campo (lo chiameremo Demo).
- Dal menu a discesa sotto il Azioni sezione, prima seleziona Sposta nella cartella e sceglierà la cartella di destinazione.
- Clicca il Aggiungi azione pulsante e selezionare segna come non letto.
- Ancora una volta, fai clic Aggiungi azione per configurare l'inoltro e-mail e scegliere Inoltrare.
- Nel A… inserire l'indirizzo di posta elettronica al quale si desidera inoltrare l'e-mail oppure selezionarne uno dalla rubrica.
- Infine, faremo clic su Aggiungi azione per includere lo stato del flag.
- Facoltativamente, puoi anche configurare un file Tasto di scelta rapida dal menu a discesa.
- Quando sei pronto, fai clic su Fine.
- Puoi usare il tuo Quick Step personalizzato dal Passaggi rapidi sezione o il tasto di scelta rapida configurato.
Microsoft Outlook è più produttivo che mai
I passaggi rapidi in Microsoft Outlook sono una testimonianza della reputazione di Outlook come client di posta elettronica professionale che semplifica il lavoro di routine. Se stai pensando di passare da Microsoft Outlook, potresti essere piacevolmente sorpreso dalle funzionalità di altri client di posta elettronica.
