Gli spazi per gli appuntamenti sono cose utili, ma non fanno parte della maggior parte dei servizi di calendario online gratuiti. Quindi, se utilizzi Google Calendar, devi anche utilizzare un servizio come Calendly o WhenIsGood per programmare effettivamente eventi con qualcun altro. Giusto?
Se hai un account Google personale, è ancora così. Tuttavia, se disponi di un account Google tramite il tuo datore di lavoro o istituto scolastico, ora hai accesso agli spazi per appuntamenti in Google Calendar. Qui parleremo di come impostare questo strumento per la prima volta e di come usarlo in futuro.
Impostazione degli spazi per appuntamenti in Google Calendar
Per iniziare con lo strumento degli spazi per appuntamenti, accedi al tuo Google Calendar e fai clic su Creare pulsante in alto a sinistra. Questo apre un menu a tendina. Seleziona l'opzione in basso, Programma degli appuntamenti. La prima volta che lo fai, verrai guidato attraverso una serie di pagine che configurano la funzione per un uso futuro.
1. Creare il tuo calendario
Inizia con il nome del calendario degli appuntamenti. Se utilizzi un account aziendale, questo potrebbe essere il nome della tua attività. Se utilizzi un account Educational, questo potrebbe essere il tuo nome e la tua specializzazione o il tuo ruolo all'interno dell'istituto. In entrambi i casi, puoi anche aggiungere una foto e una breve descrizione.
Puoi anche inserire la tua disponibilità generale (quali orari in quali giorni della settimana) e quanto durano i tuoi appuntamenti. Puoi anche impostare un Disponibilità generale per quanto tempo sei disposto a programmare gli appuntamenti.
Finora, la maggior parte di questo è stata solo la definizione di come funzioneranno i tuoi spazi per gli appuntamenti. Nel caso in cui non desideri utilizzare Google Calendar per questo, ecco alcuni dei le migliori app per la pianificazione delle riunioni da utilizzare Invece.
2. Creazione della pagina e dei moduli
Da qui, inizi a creare gli elementi rivolti verso l'esterno in Google Calendar. Il tuo calendario degli appuntamenti ha una propria pagina di prenotazione e un modulo con un link condivisibile che puoi inviare ad altri in modo che possano programmare riunioni con te. Ogni incontro può avere anche una descrizione di quel particolare appuntamento.
Puoi anche controllare le impostazioni per i promemoria degli eventi e i luoghi delle riunioni, che si tratti di uno spazio fisico, un numero di telefono o un collegamento per videochiamate. Quando tutte le configurazioni guidate sono state completate, fare clic sul blu Fatto pulsante nella finestra degli appuntamenti e sei pronto per iniziare a programmare gli appuntamenti.
Se il tuo programma cambia, segui questa stessa sequenza per modificare la tua disponibilità, posizione o altre informazioni man mano che cambia.
Utilizzo del calendario degli appuntamenti
Guardando il tuo Google Calendar quando non hai appuntamenti, la disponibilità dell'appuntamento viene visualizzata come una colonna stretta lungo il lato sinistro del normale giorno a colpo d'occhio. Un'icona a griglia in alto apre un menu speciale in cui è possibile visualizzare la pianificazione e accedere al collegamento al modulo di pianificazione.
Puoi inviare questo link ad altri in modo che possano programmare con te, ma puoi anche compilarlo tu stesso, inclusa l'aggiunta di altri indirizzi email all'evento come tuoi ospiti. Perché vorresti prenotare i tuoi appuntamenti?
- È più facile che tornare indietro nelle impostazioni dell'appuntamento per modificare la tua disponibilità.
- Ti aiuta a gestire gli eventi e la disponibilità su più calendari.
- È più facile se pianifichi un appuntamento per telefono o di persona piuttosto che via e-mail.
Quando hai un appuntamento, viene visualizzato come altri eventi nel tuo Google Calendar. Se devi rivedere, modificare o eliminare l'appuntamento, fai clic sull'appuntamento nel tuo calendario.
Tutte le opzioni si trovano nell'angolo in alto a destra del riquadro dell'evento, inclusa l'icona del cestino per eliminare l'evento dalla pianificazione. Inoltre, ce ne sono alcuni utili componenti aggiuntivi per Google Calendar che puoi utilizzare per migliorare la tua esperienza.
Un'altra funzionalità utile per Google Suite
Gli spazi per appuntamenti in Google Calendar non sono disponibili per tutti gli utenti e non è così intuitivo come le funzionalità più familiari di Google Suite. Ma aggiunge molta utilità, in particolare per le persone che utilizzano regolarmente Google Calendar all'interno dei loro flussi di lavoro professionali o educativi.
