Essendo il servizio di posta elettronica più popolare al mondo, Gmail ha una scorta infinita di app, estensioni e componenti aggiuntivi di terze parti creati dagli sviluppatori. Dall'aggiunta di note e commenti come Google Documenti all'invio di note vocali via e-mail, queste sono alcune delle nuove estensioni più produttive per Gmail.
Hai mai ricevuto un'e-mail di lavoro da un capo o da un cliente, premi Rispondi a tutti per discuterne internamente con il tuo team e ti sei dimenticato di rimuovere il capo o il cliente? È un disastro! Ma Gmail non ti lascia molte opzioni per discutere di un'email, a parte avviare un nuovo thread di posta elettronica con il tuo team o portare la conversazione su una piattaforma completamente diversa.
Commenti e-mail è un componente aggiuntivo elegante e brillante per discutere di e-mail con alcune persone contrassegnate su di esso mentre altri non possono vederlo. Funziona esattamente come Commenti in Google Documenti ma in Gmail. L'estensione inserisce un'icona Commenti nella barra laterale di Gmail. Apri un'e-mail e fai clic sull'icona per visualizzare una finestra di commenti a comparsa per quel messaggio o thread.
In questa finestra, i partecipanti sono contrassegnati in verde (possono visualizzare i commenti) o in rosso (non possono visualizzare i commenti). Quindi ora, mentre il thread principale dell'e-mail continua con l'andirivieni necessario, puoi anche parlare con il tuo team nella finestra Commenti e-mail man mano che i messaggi principali procedono.
2. Metti in pausa Gmail (Cromo) e Scatola di lumache (Web): Metti in pausa i messaggi in arrivo, consegnali più tardi
L'e-mail è una distrazione sul lavoro. Ogni volta che ricevi una notifica, devi controllarla per assicurarti di non aver perso qualcosa di importante. Una tecnica di produttività popolare per superare la dipendenza dalla posta elettronica è impedire l'arrivo delle e-mail non appena vengono inviate e farle apparire in base a un programma che decidi tu.
Pausa Gmail aggiunge un utile Metti in pausa Posta in arrivo pulsante proprio sotto il pulsante Componi in Gmail. Quando desideri una sessione di lavoro focalizzata, fai clic sul pulsante e scegli dopo quanto tempo vuoi che venga automaticamente riattivata. Naturalmente, puoi anche riattivarlo manualmente in qualsiasi momento. Non c'è nient'altro, rendendo questa una delle implementazioni più semplici ed eleganti della pausa e-mail che abbiamo visto.
Snailbox è un servizio Web che desidera conservare un batch delle tue e-mail fino a quando non possono essere inviate in base a un programma stabilito da te. Dovrai creare una pianificazione basata sul tuo fuso orario per inviare la posta a determinati intervalli. Puoi averlo inviato più volte al giorno o anche ogni ora. In qualsiasi momento, puoi accedere a Snailbox per rilasciare il batch in pausa o fare clic sull'etichetta Snailbox nella posta in arrivo di Gmail per visualizzare le e-mail. Snailbox è gratuito per due settimane, dopodiché costa $ 5 al mese.
Scaricamento: Metti in pausa Gmail per Cromo (Gratuito)
3. E-mail vocale (Chrome): invia note vocali rapide tramite Gmail che chiunque può aprire
A volte, non vuoi (o non puoi) digitare un lungo messaggio di posta elettronica per spiegare il punto che vuoi trasmettere. Le app di chat offrono la semplice possibilità di inviare un messaggio vocale registrato, quindi perché non puoi farlo con la posta elettronica? Bene, ora puoi farlo con Vocal Email.
L'estensione aggiunge un pulsante alla casella di composizione per registrare una clip audio della durata massima di un minuto. Una volta fatto, puoi aggiungerlo come allegato MP3 o collegarlo se vuoi risparmiare spazio. L'allegato MP3 è più conveniente per il destinatario in quanto non ha bisogno di installare nulla per ascoltare la tua clip; il file audio può essere riprodotto dalla posta. Se aprono il collegamento, li porta all'app web Vocal dove la clip è memorizzata sul tuo account e può essere riprodotta per sempre.
La versione gratuita di Vocal consente 50 registrazioni di clip audio di un minuto al mese. Il piano Business consente 200 clip al mese senza limiti di tempo di registrazione e aggiunge vantaggi come la trascrizione automatica nell'app Vocal.
Scaricamento: Vocale per Cromo (Gratuito)
Per coloro che utilizzano la propria casella di posta esclusivamente per parlare con clienti e clienti, è necessario un modo per aggiungere le proprie note per ogni contatto. Alcune estensioni lo fanno già, ma non puoi accedere a quelle note quando utilizzi Gmail dal tuo telefono.
Ma i componenti aggiuntivi di Google Workspace Marketplace funzionano non solo sul desktop ma anche su Gmail Mobile. Queste app si inseriscono nella barra laterale di Gmail, una delle migliori nuove funzionalità di Gmail. Per installare l'app Contact Notes CRM e configurarla, dovrai comunque utilizzare Gmail desktop la prima volta.
Una volta che funziona, apri un'e-mail e avvia Contact Notes CRM tramite la barra laterale. Il pannello è dove scrivi le note per questo contatto in modo da poter tenere traccia dei puntatori personali quando interagisci con loro. Se sei nella tua casella di posta principale, il pannello mostrerà tutte le tue ultime note tra diversi contatti.
5. Flusso di posta (Chrome): potente sistema di gestione della posta elettronica per organizzare i progetti
Mailflow è un sistema di gestione della posta estremamente potente che funziona all'interno di Gmail per organizzare il tuo messaggi, condividere attività e pianificazioni con i team e creare tabelle di informazioni pertinenti dal tuo e-mail. Nel caso in cui non desideri più estensioni, include anche alcune delle funzionalità degli altri componenti aggiuntivi in questo articolo.
Per organizzare le e-mail, dovrai creare progetti selezionando tra alcuni modelli: solo e-mail, progetto, CRM semplice, supporto, assunzioni o attività. Questo crea diversi tipi di sistemi di gestione della posta elettronica. Puoi aggiungere qualsiasi email a un progetto e Mailflow estrarrà automaticamente elementi essenziali come allegati, scadenze, informazioni personali dalle firme, ecc.
Quando apri un'e-mail, puoi migliorarla con Mailflow in diversi modi. Evidenzia qualsiasi testo dalla posta per trasformarlo in una nota o un'attività. Puoi aggiungere commenti a qualsiasi email, proprio come i commenti di Google Documenti. Se il progetto è condiviso con altri, puoi assegnare attività ai membri o indirizzare note e commenti direttamente a loro.
Tutto sommato, Mailflow fa un ottimo lavoro nell'organizzare le e-mail per i progetti in un sistema conciso e di facile comprensione. Condividendolo con i colleghi, ti salverai anche da infiniti inoltri, thread di posta elettronica modificati e avanti e indietro di allegati. L'avremmo sopportato con il migliori componenti aggiuntivi di Gmail per aumentare la produttività.
La versione gratuita di Mailflow ti consente di gestire 25 thread di posta elettronica e di avere fino a cinque ospiti gratuiti. A nostro avviso, questo è sufficiente affinché le persone organizzino da due a tre progetti in un sistema che abbia senso per te. Ma se vuoi usarlo con i team per gestire più progetti, ottieni Mailflow Pro illimitato per $ 9 al mese.
Scaricamento: Flusso di posta per Cromo (Gratuito)
Non installare troppe estensioni!
Sebbene in questo articolo raccomandiamo diversi componenti aggiuntivi ed estensioni per Gmail, probabilmente vorrai essere più selettivo su quali installare. Per quanto utili siano tutte queste estensioni, ricorda che rallenteranno il tuo browser. Detto questo, l'installazione dei componenti aggiuntivi di Google Workspace Marketplace non ha tale impatto, quindi scatenati con quello.
