Siamo stati tutti lì. Lavorando negli ultimi due giorni su una presentazione PowerPoint che non dovrebbe richiedere più di qualche ora. E ogni volta che pensi di essere vicino a finirlo, trovi altre informazioni o immagini che devi aggiungere.
La verità è che mettere insieme una presentazione di PowerPoint non deve richiedere molto tempo. Ecco perché abbiamo messo insieme un elenco di suggerimenti per farti risparmiare tempo quando lavori alla tua prossima presentazione.
1. Pianifica la tua presentazione
Puoi iniziare a risparmiare tempo quando lavori alla tua presentazione, anche prima di aprire PowerPoint. Puoi utilizzare qualsiasi cosa, da un'app di sintesi vocale a un semplice pezzo di carta per delineare il contenuto e il design delle tue diapositive. Pensa all'idea generale che vuoi trasmettere e a chi è il tuo pubblico.
Anche se lo hai già fatto, pianificare in anticipo ti aiuterà a capire se dovresti aggiungere una sequenza temporale, creare un grafico a torta o aggiungere un video.
2. Trasforma i documenti di Word in una presentazione di PowerPoint
Invece di lavorare per mettere insieme le stesse informazioni due volte, puoi farlo trasforma un documento Microsoft Word in una presentazione PowerPoint. Lo strumento non è perfetto in quanto è necessario formattare correttamente il documento di Word, ma può farti risparmiare tempo durante la modifica della presentazione.
3. Usa i modelli di PowerPoint
Uno dei modi più efficienti per risparmiare tempo quando si lavora su una presentazione di PowerPoint è utilizzare i modelli. In questo modo, la tua presentazione avrà un design coerente poiché i modelli contengono caratteri, effetti, sfondi, layout e persino contenuti. Puoi accedere ai modelli di PowerPoint andando su File > Nuovo.
La parte migliore è che puoi personalizzare i modelli e memorizzarli per un uso futuro. Puoi persino includere un modello PowerPoint nel tuo marchio personale o aziendale. Se non riesci a trovare nulla che ti piace e vuoi che la tua presentazione si distingua, puoi farlo trova modelli di presentazione PowerPoint animati gratuiti online.
4. Usa le diapositive master
L'utilizzo della diapositiva master è un ottimo metodo per garantire che tutte le diapositive abbiano un design uniforme. E puoi cambiare rapidamente il design generale della tua presentazione modificando la diapositiva master. Inoltre, il slide master è un ottimo strumento per creare presentazioni impressionanti.
Se devi usare spesso lo stesso comando, puoi aggiungerlo alla barra degli strumenti di PowerPoint per accedervi più velocemente. Ecco come puoi farlo:
- Apri il File menu e vai a Opzioni.
- Nella finestra Opzioni di PowerPoint, fare clic su Barra degli strumenti di accesso rapido.
- Impostato Scegli il comando da A Tutti i comandi se non sei sicuro in quale categoria sia incluso lo strumento di cui hai bisogno.
- Seleziona il tuo comando preferito.
- Clic Aggiungere> Va bene per aggiungerlo alla barra degli strumenti.
6. Oggetti duplicati
Il modo tradizionale per duplicare un oggetto in PowerPoint è selezionarlo, premere CTRL+C e poi incollalo. Lo svantaggio di questo metodo è che non hai alcun controllo reale su dove PowerPoint posiziona l'oggetto duplicato. Quindi, ecco come puoi controllare meglio gli oggetti duplicati.
tieni premuto Ctrl (O cmd) e selezionare l'oggetto che si desidera duplicare. Quindi, trascinalo dove dovrebbe essere la copia. Questo metodo funziona anche con più oggetti e diapositive.
7. Sposta gli oggetti di un pixel
Quante volte hai fatto fatica a riposizionare un oggetto, specie se piccolo, e avevi un mouse ipersensibile? Se vuoi spostare leggermente un oggetto, selezionalo e premi uno dei tasti freccia. Questo sposterà l'oggetto di un pixel nella direzione selezionata.
8. Impara a trovare rapidamente gli oggetti
Se hai aggiunto molti oggetti alla tua presentazione di PowerPoint, potresti avere difficoltà quando si tratta di trovarne uno. Man mano che sovrapponi, raggruppi o invii oggetti sul retro, diventa solo più difficile spostarli.
Se vuoi trovare velocemente un oggetto, usa il Scheda tasto per scorrerli. Se l'oggetto che si desidera selezionare è incluso in un gruppo, selezionare prima il gruppo e premere Scheda. In questo modo, scorrerai solo gli oggetti inclusi in quel gruppo.
9. Cambia la visualizzazione predefinita
La visualizzazione predefinita di PowerPoint è impostata su Normale. Ma se sei abituato a utilizzare un'impostazione diversa, potresti avere difficoltà a mettere insieme la tua presentazione di PowerPoint. Ecco come modificare la visualizzazione predefinita di PowerPoint:
- Apri il File menu e vai a Opzioni.
- Dal menu a sinistra, fai clic su Avanzate.
- Nel Schermo sezione, apri il file Apri tutti i documenti utilizzando questa vista e seleziona l'opzione che preferisci.
- Clic OK.
10. Usa le scorciatoie da tastiera
Non si può negare che l'uso delle scorciatoie da tastiera accelererà il processo, qualunque cosa tu stia facendo. Anche conoscere alcune scorciatoie per gli strumenti più comuni ti farà risparmiare tempo, poiché non devi passare ogni volta attraverso le schede di PowerPoint. Se sei un utente Windows, ce ne sono molti Scorciatoie da tastiera di PowerPoint che vale la pena conoscere.
11. Usa i componenti aggiuntivi di PowerPoint
I componenti aggiuntivi sono programmi supplementari progettati per aggiungere nuove funzionalità o comandi alle app di Office. Ci sono molti componenti aggiuntivi gratuiti online che possono aiutarti a inserire rapidamente immagini, creare codici QR o a rendere la presentazione complessivamente più interattiva.
12. Ripeti l'ultimo comando
C'è un modo rapido per utilizzare l'ultimo comando più e più volte e la parte migliore è che funziona in tutte le app di Office.
Per utilizzare l'ultimo comando, basta premere F4. Tuttavia, non lasciare che la tua memoria muscolare prevalga sulla tua intenzione e premi accidentalmente Alt+F4 poiché potrebbe essere necessario recuperare il file non salvato.
13. Riciclare una presentazione precedente
Se hai poco tempo e devi creare una presentazione PowerPoint di bell'aspetto, puoi utilizzare il lavoro precedente. Invece di iniziare da zero, puoi modificare una copia di una presentazione precedente.
Tuttavia, questo non significa che la tua presentazione sarà identica a quella precedente. Puoi cambiare il modello, impostare un nuovo tema di colore e aggiungere qualche altra animazione per un look nuovo.
Non perdere tempo in PowerPoint
PowerPoint viene fornito con molti strumenti e trucchi che possono aiutarti a risparmiare tempo mentre lavori alle diapositive. Ci sono alcuni strumenti, come diapositive master, componenti aggiuntivi o modelli, che dovresti usare fin dall'inizio.
Ora che hai terminato la tua presentazione con un sacco di tempo rimasto, puoi utilizzare l'istruttore di relatori di PowerPoint per lavorare sulle tue capacità di presentazione.