Essere un assistente virtuale può essere travolgente, specialmente quando hai una serie di attività diverse o simili per diversi clienti. E poiché operi da remoto, è necessario automatizzare la maggior parte delle tue attività utilizzando strumenti software per aumentare la produttività.
Questo articolo evidenzia 10 strumenti e app di base che ogni assistente virtuale dovrebbe avere nel proprio arsenale. Questi strumenti semplificheranno il tuo flusso di lavoro e arricchiranno la tua esperienza come assistente virtuale in erba o avanzato. Ma prima di svelarli, ripassiamo brevemente il concetto di assistenza virtuale.
1. Allentato
Mantenere una comunicazione efficace con i tuoi clienti è essenziale come assistente virtuale e Slack fa un buon lavoro in questo. È uno dei migliori piattaforme di messaggistica istantanea per team remoti che ti consente di comunicare in tempo reale con clienti e membri del team mentre lavori a un progetto.
Puoi distinguere i progetti utilizzando i "canali" e renderli accessibili solo alle persone autorizzate. Inoltre, Slack ha una funzione di chiamata in-app e divertenti emoji personalizzati per conversazioni più rilassate. Puoi anche condividere diversi file con una o più persone, incluse registrazioni audio e immagini.
Scaricamento: Slack per finestre | | Mac | iOS | Androide (Sono disponibili acquisti in-app gratuiti)
2. Google Workspace
Google Workspace, noto anche come G-Suite, è una raccolta di vari strumenti software con diverse funzionalità e modalità di funzionamento. Tuttavia, hai bisogno solo di circa otto di questi strumenti come assistente virtuale. Loro includono:
- documenti Google: Puoi usarlo per creare, modificare e formattare documenti di testo.
- Google Mail: Questo strumento è ottimo per la messaggistica e l'email marketing.
- Presentazioni Google: Questo strumento gratuito soddisfa tutte le tue esigenze di presentazione.
- Fogli: È possibile utilizzare questo strumento per l'inserimento dei dati e il budget.
- Google Meet: Ottimo per le videoconferenze e rimanere in contatto con la tua clientela.
- Moduli Google: Puoi usarlo per condurre sondaggi e ottenere risposte in tempo reale.
- Google Drive: Questo è uno dei provider di archiviazione cloud più economici per file personali e di lavoro.
- Calendario Google: Ti aiuta a programmare e rimanere al passo con i progetti.
3. Con calma
Calendly è uno strumento di pianificazione per la gestione degli eventi. Tuttavia, non è sufficiente come calendario indipendente. Devi integrare un'applicazione di calendario come Google Calendar o il calendario iCloud nell'app per automatizzare e semplificare le tue riunioni. Ha anche diverse fasce orarie pronte all'uso: 15, 30 e 60 minuti.
Puoi programmare una riunione con date e orari diversi e i tuoi ospiti possono indicare la loro disponibilità sul calendario. Tuttavia, gli ospiti possono comunque scegliere un preciso orario di disponibilità indipendentemente dalle fasce orarie, ma all'interno dell'intervallo di date da te fornito.
Scaricamento: Calendly per iOS | Androide (Sono disponibili acquisti in-app gratuiti)
4. Canva
Nella maggior parte dei casi, parte delle tue responsabilità amministrative come assistente virtuale includerebbe la progettazione grafica. Quindi, sarebbe meglio avere uno strumento di progettazione. Canva è la tua app di riferimento per tutto ciò che riguarda il design e le infografiche. Puoi usarlo per progettare banner per social media, volantini, post carosello, cartoline, ecc.
Soprattutto, puoi giocare con il font Canva gratuiti, modelli, immagini ed elementi per creare fantastici design.
Scaricamento: Canva per finestre | Mac | iOS | Androide (Sono disponibili acquisti in-app gratuiti)
5. Hootsuite
Hootsuite è un'app di gestione dei social media della community che ti consente di monitorare e navigare su diverse piattaforme di social media da un'unica posizione invece di aprire più schede. È compatibile con Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn e così via.
Puoi creare, modificare, formattare e programmare i contenuti per ciascuna piattaforma, controllare gli approfondimenti e gestire in modo efficace il pubblico dei tuoi clienti. Sebbene la versione gratuita sia ottima, la versione pro ti dà accesso a funzionalità più complete, soprattutto se hai una base di clienti esigente.
6. Asana
Asana ti consente di collaborare e gestire i progetti senza problemi. Se lavori con un team, puoi aggiungere membri al tuo posto di lavoro su Asana, dove puoi monitorare il loro flusso di lavoro. Puoi anche integrare Google Calendar e Google Drive in questo strumento per consentirti di impostare promemoria per attività ed eventi.
Inoltre, Asana ti consente di distinguere tra progetti o informazioni specifiche utilizzando codici colore e aggiungere allegati ove necessario. Ad esempio, puoi utilizzare il rosso per indicare i progetti ad alta priorità, il giallo per i progetti in corso, il blu per quelli in revisione e il verde per i progetti completati.
Scaricamento: Asana per iOS | Androide | Mac (Sono disponibili acquisti in-app gratuiti)
7. TimeDoctor
La gestione del tempo è un'abilità fondamentale che ogni assistente virtuale dovrebbe possedere. Tuttavia, hai ancora bisogno di uno strumento che ti aiuti a rimanere concentrato, soprattutto se la tua paga è oraria. TimeDoctor ti consente di monitorare il tuo lavoro e il tuo tempo libero e vedere i tuoi risultati quotidiani. Crea report del tempo dedicato a ciascun progetto e attività.
TimeDoctor ti aiuta anche a gestire le distrazioni. Monitora la durata dell'utilizzo del Web e delle app durante il lavoro. E quando superi il tempo stabilito, ti avvisa con pop. Ti avvisa anche quando il tuo PC rimane inattivo più a lungo del normale orario di lavoro. Tuttavia, è possibile modificare manualmente l'ora quando necessario.
Scaricamento: TimeDoctor per Google Play | Mac | finestre | Linux (Sono disponibili acquisti in-app gratuiti)
8. MailChimp
MailChimp ti consente di gestire e comunicare con il pubblico e i clienti dei tuoi clienti. Quando i tuoi clienti lanciano un nuovo prodotto o servizio, puoi utilizzare MailChimp per presentare questi prodotti alla loro clientela o al pubblico di destinazione utilizzando newsletter o campagne pubblicitarie.
Lo strumento ti consente di segmentare le tue newsletter, inviare e-mail in blocco e analizzare le prestazioni di ogni campagna pubblicitaria. Puoi anche integrare altri strumenti, come Shopify e Stripe, nella piattaforma.
Scaricamento: MailChimp per iOS | Androide (Sono disponibili acquisti in-app gratuiti)
9. Ontraporto
Ontraport è un'altra piattaforma di marketing e CRM che ti aiuta a coordinare le attività commerciali dei tuoi clienti da un unico sistema. In altre parole, puoi utilizzare Ontraport per presentare i prodotti al pubblico target di un cliente e gestire contemporaneamente le interazioni con i clienti.
Puoi importare ed esportare contatti, creare canalizzazioni di vendita e automatizzare le campagne di marketing per l'ottimizzazione aziendale. Inoltre, l'interfaccia non è intuitiva per i principianti. Tuttavia, puoi aggirarlo con un po' di pratica. È disponibile anche come piattaforma web e applicazione mobile.
10. Grammaticale
Come assistente virtuale, devi essere sempre al top del tuo gioco di contenuti e l'utilizzo di questo strumento ti aiuterà a raggiungere questo obiettivo. Grammarly è un'ampia piattaforma di editing basata sul Web che esamina il contenuto del testo per errori grammaticali, verbosità, ortografia, punteggiatura, plagio e consegna di qualità.
La piattaforma utilizza l'intelligenza artificiale per garantire che i tuoi contenuti siano quasi impeccabili e comprensibili. Puoi verificare se i tuoi contenuti sono coinvolgenti e la categoria di persone a cui si adatta meglio. Tuttavia, la versione gratuita è limitata e dovrai iscriverti alla versione a pagamento per sfruttare tutte le interessanti funzionalità.
Puoi anche salvare i tuoi documenti e ripristinarli quando necessario.
Scaricamento: Grammaticale per iOS | Mac | finestre (Sono disponibili acquisti in-app gratuiti)
Distinguiti nella tua carriera come assistente virtuale
L'assistenza virtuale è un settore in rapida crescita; quindi, possiamo aspettarci un buon livello di saturazione nel prossimo futuro. L'acquisizione delle competenze di base dell'assistente virtuale è fondamentale per rimanere rilevanti nel settore. Tuttavia, la combinazione di questi strumenti che abbiamo elencato con il tuo set di abilità ti aiuterà a distinguerti nella tua carriera.
Infine, se sei nuovo nel settore, devi imparare come diventare un assistente virtuale prima di iniziare a cercare strumenti. Il consumo di informazioni fondamentali sul percorso di carriera ti aiuta a non abusare di questi strumenti a lungo termine.