Forse sei in una posizione in cui devi chiedere aiuto ai tuoi colleghi o inviare loro incarichi, ma ti senti un po 'imbarazzante per questo, o semplicemente non ti importa di tutte le chiamate e le e-mail di ritorno e via. Perché non creare una bacheca per le richieste di progetti?
Mentre potresti iscriverti a uno strumento di gestione dei progetti come ClickUp o Asana e convincere i tuoi colleghi a unirsi a te, potresti già avere accesso a una soluzione semplice e gratuita: Fogli Google. Segui questo articolo per scoprire come creare una bacheca per le richieste di progetto utilizzando questo comune strumento per fogli di calcolo.
Creazione di un layout della scheda di richiesta del progetto in Fogli Google
L'obiettivo di creare una bacheca per le richieste di progetti è duplice. Serve come un modo per superare l'attrito causato dalla delega di compiti. Inoltre, riduce la comunicazione avanti e indietro, risparmiando tempo.
In sostanza, con ogni incarico che aggiungi alla lavagna, pianificherai tutto ciò che il tuo collega deve sapere per completarlo. Quindi vorrai essere coerente e creare un layout che ti chieda di aggiungere dettagli vitali ogni volta. Dettagli come:
- Scadenze.
- Priorità.
- Descrizioni.
- Chi è responsabile.
- Chi lo sta assegnando.
Poiché ogni posto di lavoro è diverso, potrebbero esserci alcuni dettagli aggiuntivi che puoi includere per adattarlo alle esigenze del tuo team. Quindi, prima di iniziare, prenditi un momento per rifletterci sopra. Se non riesci a pensare a nessuno ora, puoi aggiungerli in seguito, ma ricorda, meno è di più. Non vorrai aggiungere passaggi non necessari.
Per iniziare con la bacheca delle richieste di progetto, apri un documento vuoto in Fogli Google. Scrivi i seguenti titoli e tutti gli extra che ti vengono in mente, nella parte superiore del foglio di calcolo:
- Compito—qui, assegnerai al compito un titolo univoco.
- Descrizione—sotto questo titolo, scriverai un breve riassunto di ciò di cui hai bisogno che facciano. Per mantenere le cose in ordine, usa Clip nel tuo Avvolgimento del testo impostazioni per inserire il testo sotto la cella successiva.
- Assegnatario- qui è dove taggherai il collega a cui stai affidando l'incarico.
- Priorità—qui puoi visualizzare l'urgenza.
- Dovuto—questo comunicherà la scadenza dell'attività.
- Stato—il tuo team utilizza questa colonna per condividere i progressi.
- Creato da—il delegante inserirà qui il proprio nome in modo che gli assegnatari sappiano da chi provengono l'attività e le informazioni.
Aiuta i tuoi titoli a risaltare mettendoli in grassetto e aggiungendo un colore di sfondo alla riga. Puoi anche blocca la riga superiore del tuo foglio Google evidenziandolo e andando a Visualizzazione nel menu in alto, Congelare, poi 1 riga.
Aggiunta di pulsanti di stato in Fogli Google
L'aggiunta di un pulsante di stato alla bacheca delle richieste di progetto offre a te e ai tuoi colleghi un modo rapido per condividere i progressi. È anche un ottimo modo per ottenere una rapida panoramica del carico di lavoro di tutti e identificare se qualcuno potrebbe usare una mano in più. Alcuni esempi di stato che puoi utilizzare sono:
- Fare.
- Facendo.
- Fatto.
- Incollato.
- In attesa.
- Per revisione.
Puoi creare un pulsante di stato funzionante, molto simile a quelli che trovi nei software di gestione dei progetti come ClickUp e Asana, aggiungendo un menu a discesa al tuo foglio. Per fare questo:
- Evidenzia la colonna dello stato. Presa CTRL O cmd e fare clic sulla cella del titolo per deselezionarla.
- Vai a Dati nel menu in alto.
- Clic Convalida dei datie si aprirà una barra laterale.
- Sotto Criteri, assicurati di avere Cadere in picchiata selezionato.
- Compila le tue opzioni nei campi di testo sottostanti, utilizzando il Aggiungi un altro elemento pulsante per creare punti aggiuntivi.
- Assegna a ciascuno il colore che preferisci.
- Colpo Fatto.
Ora avrai un menu che il tuo team può utilizzare per mostrare lo stato di un'attività. C'è un pulsante di modifica in fondo all'elenco, ma funziona solo per la cella selezionata. Per modificare tutti i pulsanti di stato, torna al menu di convalida dei dati e seleziona la regola che desideri modificare dalla barra laterale.
Ripeti questi passaggi per aggiungere opzioni rapide al tuo Priorità, Assegnatario, E Creato da colonne se vuoi.
Se tagghi o menzioni semplicemente qualcuno nel foglio, Google non invierà una notifica. Quando assegni qualcuno a un progetto, puoi avvisarlo seguendo questi passaggi:
- Seleziona il nome dell'attività che desideri affidargli.
- Fare clic con il tasto destro e scegliere Commento oppure vai all'icona a fumetto nella barra degli strumenti.
- Digita @ e poi il nome o l'indirizzo e-mail: se lo desideri, puoi anche includere un messaggio qui.
- Clicca su Assegnare.
Ora, se il tuo collega ha domande, può aggiungerle come commento nello stesso thread. Mantenendo tutte le tue comunicazioni sull'attività nello stesso posto in cui l'hai assegnata, saprete entrambi esattamente dove ritrovare la conversazione in seguito se qualcuno ha bisogno di un aggiornamento.
Utilizzo della cronologia delle versioni in Fogli Google
Poiché ci sarà più di una persona che utilizzerà il foglio, è bene che tu abbia un backup, nel caso in cui qualcuno cancelli o scriva accidentalmente informazioni importanti. Nella parte superiore del foglio, noterai un collegamento ipertestuale che indica la modifica più recente. Fai clic su questo e vedrai i backup delle precedenti sessioni di lavoro e le modifiche che hanno avuto luogo.
Utilizzo della cronologia delle versioni in Fogli Google è utile perché puoi vedere i tuoi progetti precedenti e le note se hai bisogno di una loro registrazione. Ma puoi anche tornare a una versione precedente se il tuo foglio viene incasinato in qualche modo: succede.
Nota: se desideri una registrazione più diretta dei compiti completati, aggiungi un altro foglio al documento utilizzando il file simbolo più in basso a sinistra dello schermo e taglia e incolla le tue righe lì quando lo stato cambia A Fatto.
Inizia a collaborare con Fogli Google
La creazione di una bacheca delle richieste di progetto in Fogli Google è un ottimo modo per risparmiare tempo durante la delega e la collaborazione ai compiti. Non solo ci saranno meno avanti e indietro, ma tutti sapranno dove trovare le informazioni per le attività, avendole tutte in un unico posto.
Ti aiuta anche a evitare parte dell'imbarazzo che potresti provare a chiedere aiuto o a svolgere compiti. Ti sentirai più a tuo agio man mano che procedi.
