I pagamenti mancati o ritardati sono una delle cose più demotivanti che possono capitare a un libero professionista. Purtroppo, alcuni liberi professionisti sperimentano l'orario di lavoro su un progetto e non ricevono un compenso in seguito.
Questa esperienza diventa ancora più frustrante quando il freelance è la tua unica fonte di reddito. L'applicazione dei suggerimenti di questa guida ti aiuterà a ridurre al minimo il rischio di pagamenti ritardati o fatture non pagate.
1. Effettua regolarmente il check-in con i clienti
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Una comunicazione efficace è la chiave per costruire solide relazioni con i clienti, che ti aiutano a essere pagato. Come si suol dire, "lontano dagli occhi, lontano dalla mente". Poiché alcuni clienti potrebbero essere disorganizzati o troppo occupati, è tuo compito creare un sistema ed essere più intenzionale con le tue comunicazioni. Ecco alcuni suggerimenti per tenere regolarmente aggiornato il tuo cliente:
- Imposta riunioni regolari e invia promemoria delle riunioni tramite una piattaforma di automazione degli appuntamenti come Con calma.
- Usa la piattaforma di messaggistica istantanea preferita del tuo cliente per inviare follow-up.
- Dai più di quanto prendi. Puoi inviare risorse o regali gratuiti in occasioni speciali per creare fiducia con i tuoi clienti.
- Organizza i file dei clienti in uno dei servizi di cloud storage più sicuri, in modo che i tuoi clienti possano accedervi facilmente se hanno domande sulla tua performance.
- Tienili al corrente dei tuoi progressi utilizzando una scheda di gestione del progetto come Trello.
2. Crea un contratto
Un contratto di lavoro aiuta i tuoi clienti a prendere sul serio il tuo ruolo di professionista. Un accordo stabilisce aspettative da entrambe le parti e sottolinea che la tua relazione è professionale. Serve anche come forma di protezione per te e il tuo cliente, in modo da poter concordare condizioni eque nel caso in cui il tuo cliente non paghi in tempo.
Rivedi il tuo accordo prima di inviarlo. Alcune cose che puoi aggiungere al tuo documento:
- Risultati o traguardi specifici.
- Quando verrai pagato e qual è il costo esatto?
- Opzioni di pagamento.
- Costi aggiuntivi per pagamenti in ritardo.
Se non sai come creare un contratto cliente, puoi cercare un modello su una piattaforma come Modelli legali. Il sito consente di personalizzare e scaricare un "Contratto di contraente indipendente" in formato Word o PDF.
3. Invia una fattura completa
Puoi scegliere tra le migliori app di fatturazione gratuite per liberi professionisti e proprietari di piccole imprese. Ad esempio, un'app di fatturazione gratuita come Bookipi ti aiuta a inviare e tenere traccia delle fatture. L'app ti consente di dettagliare i tuoi addebiti e aggiungere termini di pagamento, oltre ad altre utili funzionalità.
Puoi anche visualizzare in anteprima la tua fattura prima di inviarla tramite e-mail o condividerla tramite un link. L'app invia anche promemoria se il tuo cliente dimentica di pagarti dopo un periodo prestabilito. Ogni volta che invii una fattura, includi tutti i dettagli necessari per aiutarti a essere pagato in tempo:
- Una ripartizione delle accuse
- Termini di pagamento
- Opzioni di pagamento
- Scadenza di pagamento
4. Offri incentivi per il pagamento anticipato
Gli incentivi possono includere sconti, buoni regalo, vendite esclusive, aggiornamenti gratuiti o qualsiasi ricompensa per i clienti che pagano in anticipo. Scegli un incentivo che li motiverà a inviare i pagamenti in anticipo. Ad esempio, puoi offrire uno sconto del 20% se impostano pagamenti automatici con carta di credito o pagano in anticipo per l'intero anno.
5. Imporre una penalità
Alcuni clienti potrebbero approfittare di te quando sei troppo indulgente con pagamenti in ritardo o fatture non pagate. Poiché pensano che tu stia bene con il ritardo, potrebbero prima dare la priorità alla spesa per spese "più importanti". Per evitare ciò, puoi anche dare sanzioni per i pagamenti in ritardo. Ad esempio, un ritardo di mezzo mese può comportare una commissione del due percento.
Se hai intenzione di imporre una penale per il ritardo, assicurati che il tuo cliente lo sappia in anticipo includendo questa condizione nel tuo contratto. Come promemoria, includi anche i pagamenti in ritardo nella tua fattura. Se il tuo cliente ti ha pagato in tempo, potresti semplicemente azzerare l'addebito per le penali in ritardo.
Mentre dare una penalità potrebbe motivare i clienti a pagare in tempo, sii abbastanza sensibile quando i tempi richiedono un po' di empatia. Ad esempio, la loro attività potrebbe essere influenzata dalla recessione o potrebbero avere un'emergenza personale. In questi casi, puoi rinunciare alla tassa. Il tuo cliente ti sarà grato per la tua considerazione e avrai acquisito un cliente fedele.
6. Semplifica il pagamento per i clienti
Ci sono motivi che rendono difficile per i clienti pagare, portando a pagamenti ritardati? Non ci sono scuse per non avere più opzioni di pagamento quando hai a disposizione opzioni digitali. Puoi scegliere di essere pagato con carta di debito, carta di credito o app come PayPal e Payoneer.
Passa attraverso questo guida del libero professionista ai metodi di pagamento alternativie scegli quello più adatto a te e ai tuoi clienti. Se non puoi decidere, puoi anche chiedere ai tuoi clienti quali canali di pagamento preferiscono.
7. Proteggi la tua produzione
Non c'è niente di più frustrante che vedere il tuo lavoro non retribuito sul sito di qualcun altro. Per evitare ciò, proteggi la tua produzione e non rilasciarla fino a quando non sarai pagato. Ad esempio, puoi chiedere un acconto del 50% prima di andare al lavoro.
Se sei un artista grafico, usa filigrane e non rilasciare una versione ad alta risoluzione del tuo progetto a meno che tu non sia sicuro del pagamento. Puoi anche caricare il progetto sul tuo sito, usarlo come uno dei tuoi campioni di lavoro o modificarlo e venderlo a un altro cliente. In questo modo, il tuo duro lavoro non va completamente sprecato.
8. Scegli le piattaforme con protezione del pagamento
I siti freelance come Upwork hanno degli svantaggi, ma un vantaggio è che ti danno protezione del pagamento. Se soddisfi i criteri di Upwork per la protezione del pagamento orario, verrai pagato per le ore in cui accedi all'app desktop Upwork. I clienti devono depositare fondi in garanzia se ti viene pagato un prezzo fisso. Questi ti vengono poi rilasciati una volta che il tuo lavoro è stato approvato.
La registrazione su siti di freelance credibili può farti risparmiare tempo e stress in caso di conflitti. Potrebbero prevedere la possibilità di presentare una controversia in caso di mancato pagamento. Se tu e il tuo cliente raggiungete una situazione di stallo, il sito funge da terza parte o mediatore per decidere l'esito della controversia.
9. Evita le truffe sul lavoro
Se sei un nuovo libero professionista, acquisisci familiarità con le truffe sul lavoro più comuni, come il riciclaggio di denaro, le promesse troppo belle per essere vere e gli schemi piramidali. Purtroppo, anche i siti freelance che offrono protezione dei pagamenti possono essere un focolaio di truffe.
Inoltre, fai attenzione ai lavori pubblicati su Craigslist, Facebook e altre piattaforme online. Fai un controllo dei precedenti, proteggi i tuoi documenti e impara come identificare i truffatori sui siti di freelance e social media.
Gli strumenti di gestione aziendale ti aiutano a organizzare le attività freelance più comuni da un'unica piattaforma. Ad esempio, Bonsai ti consente di inviare fatture, tenere traccia delle tue ore, utilizzare modelli di documenti e tenere traccia delle tue spese dalla loro dashboard. Se ti senti sopraffatto da più app, utilizza una soluzione unica come questa per aiutarti a essere pagato più velocemente.
Se ti senti a tuo agio nel tenere traccia delle tue ore e come libero professionista pagato a ore, considera l'utilizzo di uno dei strumenti di monitoraggio del tempo gratuiti, rapidi e sorprendenti per registrare la tua attività quotidiana.
È ora di terminare il contratto?
Quanto tempo è passato da quando sei stato pagato? Se il tuo cliente ha preso l'abitudine di non pagare, vai avanti e termina il contratto. Se subiscono una flessione nella loro attività, augura loro il meglio e termina positivamente. Pensala in questo modo: stai aprendo le porte a migliori opportunità di lavoro freelance una volta che ti lasci andare.
Un mancato pagamento per un lavoro per cui hai lavorato duramente non è mai colpa tua. Ma la realtà è che sia i liberi professionisti nuovi che quelli esperti sono soggetti a questo problema. Seguendo questi suggerimenti, puoi evitare controversie legali e ridurre al minimo il rischio di pagamenti ritardati e non pagati.
