Se le tue attività si accumulano mentre si avvicina la scadenza e ti senti sopraffatto, potresti non gestire il tuo tempo in modo efficace.
La maggior parte di noi commette macabri errori di gestione del tempo che non solo ci costano ore preziose, ma provocano anche un aumento dell'ansia, dello stress e un deragliamento dell'equilibrio tra lavoro e vita privata.
Diamo un'occhiata ad alcuni degli errori di gestione del tempo più comuni e come evitarli per aumentare la nostra produttività:
1. Non fissare obiettivi
Lavorare senza meta senza un obiettivo in mente può portare a una mancanza di motivazione e produttività. Cedi facilmente alle distrazioni e non gestisci bene il tuo tempo.
Come evitarlo?
Stabilire obiettivi e impegnarsi per raggiungerli ti dà la direzione e ti motiva a completare i tuoi compiti. Diventi più concentrato e gestisci meglio il tuo tempo e le tue risorse per raggiungere i tuoi obiettivi.
Ma ricorda, non tutti gli obiettivi sono uguali. Gli obiettivi SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo) hanno prestazioni migliori rispetto a obiettivi non specifici. Diversi studi supportano l'affermazione. Uno di questi studio condotto nel settore bancario della Cape Coast Metropolis ha scoperto che la definizione di obiettivi specifici e stimolanti (ma raggiungibili) ha contribuito ad aumentare le prestazioni dei dipendenti.
Quindi, invece di avere "completare il mio primo romanzo" come obiettivo, usa la sua variante SMART, ovvero "completare almeno un capitolo del mio primo romanzo ogni mese". Quest'ultimo è più specifico, ti sfida e stabilisce un limite di tempo per il tuo obiettivo.
2. Non dare priorità
Se non hai un elenco di cose da fare che ti aiuti a rimanere al passo con le attività, ti ritroverai a saltarle a casaccio. Alla fine della giornata, avrai ancora molte attività annullate e frustrazione. Non è che non ci sia abbastanza tempo, ma il fatto che non stai gestendo bene il tuo tempo.
Come evitarlo?
Avere un elenco di cose da fare ti aiuta a stabilire le priorità delle tue attività e a gestire bene il tuo tempo assegnando il tempo in base all'importanza e all'urgenza delle tue attività. Ecco come procedere:
- Trova un'app per elencare e dare priorità alle tue attività che si adatta alle tue esigenze.
- Annota tutte le attività che devi svolgere in un giorno o una settimana nella tua lista delle cose da fare.
- Classificali in base alla loro importanza e urgenza utilizzando un sistema di classificazione.
- Classifica le attività più importanti e urgenti in alto, mentre le attività meno importanti e urgenti rimangono in fondo.
- Inizia con le attività più importanti e urgenti e scorri verso il basso nell'elenco.
3. Non tenere traccia del tempo
Se si avvia un progetto senza valutare quanto tempo ci vorrà, è possibile impiegare più tempo del necessario. Oppure puoi diventare troppo sicuro di te e occupare più di quanto gestisci, senza avere abbastanza tempo per completarlo. Con meno tempo a disposizione, non solo non sarai in grado di rispettare le scadenze, ma è probabile che il lavoro prodotto sia scadente.
Come evitarlo?
Valuta sempre quanto tempo dovrebbe impiegare un particolare progetto e sforzati di completarlo entro quel lasso di tempo (assicurati di concederti più tempo per brevi pause). Dovresti usa un'app di monitoraggio del tempo per tenere traccia di quanto tempo dedichi a un progetto o compito.
Una volta che sai quanto tempo (in media) impiega una particolare attività, puoi programmare le tue attività in modo più efficace. Fallo abbastanza volte e ottieni un foglio di registro dettagliato del tempo trascorso su diverse attività in un particolare giorno/settimana/mese.
Una volta ottenuto questo, puoi scoprire quali attività ricorrenti impiegano più tempo e pensare a soluzioni per svolgerle in modo più efficace o automatizzarle per risparmiare più tempo. Internet pullula di app gratuite per il monitoraggio del tempo puoi utilizzare per tenere traccia dei tuoi progetti per una migliore gestione del tempo.
4. Procrastinare
La procrastinazione è un enorme impedimento al lavoro, soprattutto quando devi portare a termine un compito difficile o noioso. Aggiungete a ciò un mix di avvincenti distrazioni, ad esempio il vostro smartphone, e avrete la ricetta perfetta per procrastinare.
Rallenterai, cederai alle distrazioni e sprecherai il tuo tempo fino all'avvicinarsi della scadenza. I procrastinatori sono sempre a corto di tempo, in ritardo sulle scadenze e hanno poco o nessun equilibrio tra lavoro e vita privata.
Come evitarlo?
Un ottimo modo per evitare la procrastinazione è suddividere un enorme progetto in attività più piccole e più gestibili. Ad esempio, se devi scrivere un articolo di 2000 parole, invece di temere di scrivere l'articolo completo, suddividerlo in sotto-attività: struttura, introduzione, sottotitolo 1, sottotitolo 2, sottotitolo 3 e conclusione.
Ora assegna a te stesso delle fasce orarie per ciascuna di queste attività più piccole e impegnati in esse. Ti sentirai più motivato a completare questi compiti più piccoli e meno incline a procrastinare. Un altro ottimo metodo per superare la procrastinazione è usare la tecnica del Pomodoro. La tecnica del Pomodoro segue un concetto simile.
Ecco come puoi utilizzare la tecnica del pomodoro:
- Suddividi un progetto in attività più piccole
- Prendi un timer e impostalo su 25 minuti
- Concediti 25 minuti e lavora su una singola attività secondaria
- Fai una pausa di 5 minuti, una volta che il timer suona (dopo 25 minuti)
- Completa quattro cicli di 25 minuti e poi fai una pausa di mezz'ora
5. Programmare in modo inefficace
Hai notato che alcuni giorni non sono produttivi come altri? Questo perché i nostri livelli di energia variano durante la settimana. Non solo, persone diverse hanno diversi livelli di energia durante il giorno.
Se non stai considerando le tue ore di punta produttiva durante la pianificazione, c'è la possibilità che tu possa trovarti con le attività più importanti in sospeso, con poco tempo ed energia rimanenti.
Come evitarlo?
Sei un nottambulo o un mattiniero? Valuta come lavori e scopri le tue ore di punta produttiva. Una volta che conosci le ore in cui sei più produttivo, pianifica i tuoi progetti di conseguenza.
Assegna le tue ore più produttive alle attività più importanti (e intense) mantenendo meno compiti importanti (o meno intensivi), ad esempio, rispondere alle e-mail o organizzare riunioni, per il resto ore di lavoro. Esistono diverse app di calendario che possono aiutarti a pianificare in modo efficace; trova quello che meglio soddisfa le tue esigenze.
6. Cedere alle distrazioni
UN Indagine di giugno 2020 di Statista ha rivelato che il 53,7% delle persone che lavorano da casa pensava che il proprio smartphone fosse la principale causa di distrazione. Quante volte ti sei trovato a lavorare e, all'improvviso, il tuo telefono inizia a vibrare? Ti distrai e ora sei costretto a controllare il telefono.
Che si tratti di un'e-mail di un cliente, di un messaggio di un collega o di una notifica casuale da Facebook, Twitter o Instagram; le distrazioni possono costarti una buona parte del tuo orario di lavoro.
Come evitarlo?
Tutto si riduce a una pianificazione efficace. Stabilisci le fasce orarie per il lavoro, il controllo della posta elettronica, il tempo libero, ecc. Quando è ora di lavorare, metti da parte il telefono (in modalità aereo), preferibilmente in un'altra stanza, e mettiti al lavoro.
Poiché la più grande fonte di distrazione ora è fuori mano, diventa molto più probabile e più facile concentrarsi sul proprio lavoro. Dal momento che stai concentrando tutta la tua attenzione e attenzione su una singola attività, è meno probabile che tu commetta errori e più probabilità di portare a termine l'attività in modo efficace.
E se mettere il telefono in modalità aereo non ha funzionato per te? Cosa succede se la tua mente vaga verso i social media e sei costretto a prendere il telefono per controllare le e-mail o scorrere il tuo feed di Facebook direttamente sul tuo laptop? Se sei tu, prova usando l'app Freedom per sbarazzarti delle distrazioni, superare la procrastinazione e ottenere di più.
Scatena tutto il tuo potenziale
Mentre ti concentri su come gestire meglio il tuo tempo, è facile perdere di vista il motivo per cui stai gestendo il tuo tempo in primo luogo, ad esempio per portare a termine più lavoro.
Navigare ogni giorno in una moltitudine di app per la produttività senza portare a termine più lavoro è inutile. Scopri cosa funziona per te e rispettalo, senza perdere di vista il quadro generale. Ma per scoprire cosa funziona per te, è importante capire le tue esigenze di gestione del tempo.
