7 suggerimenti per la gestione delle attività per migliorare la tua produttività

Le tue attività quotidiane sono alla base del tuo successo, rappresentando le azioni passo dopo passo necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi personali e professionali. In altre parole, la tua lista di cose da fare apparentemente infinita è la tua tabella di marcia per vincere, quindi gestire efficacemente queste attività è vitale.

Anche se potresti affrettarti a utilizzare la migliore app per la produttività per organizzare le tue attività quotidiane, il che non è una mossa sbagliata, affinare le tue capacità di gestione delle attività è più sostenibile ed efficace a lungo termine. Questo articolo tratterà alcuni suggerimenti sulla gestione delle attività per migliorare la tua produttività.

1. Conosci il tuo cronotipo

Sei un nottambulo o un mattiniero? Trovi più facile concentrarti al mattino o a tarda notte? Tutti noi abbiamo una naturale inclinazione ad addormentarci e stare all'erta durante determinati periodi del giorno e della notte. E anche se la cultura popolare celebra spesso i mattinieri come più produttivi, la realtà è che una taglia non va bene per tutti.

Ecco perché conoscere il tuo cronotipo può aumentare la tua produttività, in quanto ti consente di programmare le tue attività quando sei più produttivo. Perciò, creazione di un programma di lavoro personalizzato basato sul tuo cronotipo renderà più facile rimanere al passo con le tue attività e raggiungere le massime prestazioni.

Ad esempio, se sei un nottambulo, dovresti pianificare di affrontare i tuoi compiti più impegnativi nel sera quando i tuoi livelli di energia sono più alti, mettendoti nella posizione migliore per completare i tuoi compiti tempo.

2. Crea la tua lista di priorità

Ora che sai quando sei più produttivo, è il momento di farlo dai la priorità alle attività nelle tue liste di cose da fare usando la matrice di Eisenhower. Questo sistema di gestione del tempo ti aiuta a stabilire le priorità delle attività classificandole in quattro quadranti: urgente e importante, non urgente ma importante, urgente ma non importante, e non urgente e non importante compiti.

Organizzare le tue liste di cose da fare in base a queste categorie rende più facile identificare quali attività dovrebbero avere la priorità e quali possono essere delegate o rinviate. In questo modo, puoi programmare le tue attività più importanti e urgenti quando sei più produttivo, dandoti la migliore possibilità di completarle in tempo.

Ad esempio, come programmatore, puoi programmare le tue attività di codifica per quando sei più vigile e rispondere alle e-mail quando i tuoi livelli di energia sono bassi.

3. "Mangia quella rana!"

Mangiare quella rana è il prossimo suggerimento per la gestione delle attività per aumentare la tua produttività! E, no, non stiamo parlando di rane letterali! Brian Tracy ha reso popolare questa frase nel suo libro con lo stesso nome, e questa vivida metafora descrive come affrontare il compito più impegnativo per prima cosa al mattino.

Questo è uno dei modi migliori per sconfiggere la procrastinazione, poiché spesso potresti sentirti stressato o sopraffatto di fronte al tuo compito più impegnativo. Mangiando prima quella rana più grande, quella sensazione di terrore si trasformerà in un senso di realizzazione, aumentando la tua autostima e dandoti la motivazione e lo slancio per alimentare il resto del tuo compiti.

Puoi usare il Metodo Mangia quella rana usando Todoist. Tuttavia, sebbene sia consigliabile affrontare i compiti più impegnativi al mattino, il tuo tempo migliore potrebbe essere diverso a seconda del tuo cronotipo, come abbiamo già discusso. Detto questo, puoi comunque utilizzare questo metodo programmando le tue attività più impegnative quando sei più energico e produttivo.

4. Usa la legge di Parkinson a tuo vantaggio

La procrastinazione è uno dei killer della produttività più comuni con cui la maggior parte delle persone lotta a un certo punto. Uno dei motivi principali per cui spesso ti ritrovi a rimandare le attività fino all'ultimo minuto è che non c'è alcun senso di urgenza o scadenza. Questo perché questi compiti possono espandersi per riempire il tempo che hai a disposizione per loro: la legge di Parkinson.

La buona notizia è che puoi diventare più produttivi usando la legge di Parkinson a tuo vantaggio. Come? Innanzitutto, suddividi sempre progetti enormi o complessi in compiti più piccoli, facendoli sembrare meno opprimenti e più facili da affrontare.

Successivamente, stabilisci una scadenza rigorosa per ogni attività. Questo crea un senso di urgenza, motivandoti a completare l'attività prima della scadenza e riducendo la procrastinazione. Questo hack ti aiuterà a gestire le tue attività in modo più efficace e ti assicurerà di non rimanere indietro nelle tue liste di cose da fare.

5. Esercitati con il Single-Tasking

Il multitasking, o più precisamente il cambio di contesto, è una di quelle abitudini che sembrano efficaci ma in realtà sono molto faticose e improduttive. Mentre il numero enorme di attività nella tua lista di cose da fare potrebbe rendere allettante provare a svolgere più attività contemporaneamente, hai solo così tanta concentrazione ed energia che possono essere utilizzate su una determinata attività.

Ciò aumenta la probabilità di commettere errori, portando a sprecare tempo e fatica. D'altra parte, padroneggiare il single-tasking migliorerà la tua produttività, permettendoti di dedicare tutta la tua attenzione a un'attività fino al suo completamento. Questo riduce al minimo le distrazioni, ti aiuta a rimanere concentrato e ti consente di fare del tuo meglio.

Uno dei modi migliori per praticare il single-tasking è impostare un limite di tempo fisso per concentrarsi su un'attività e poi fare una pausa. Questa tecnica di gestione del tempo si chiama metodo Pomodoro ed è un modo efficace per sfruttare al meglio il proprio tempo.

6. Automatizza le attività banali

Quindi, cosa succede a quelle attività di basso valore che non sono arrivate in cima alla tua lista di priorità? Pensa ad attività come la pianificazione di riunioni o la registrazione di minuti durante le chiamate in conferenza: scommettiamo che devi ancora svolgerle, giusto?

Il modo migliore per gestire queste attività è automatizzarle. Per fortuna ce ne sono diversi app che puoi utilizzare per automatizzare attività banali, come IFTTT o Zapier. Ciò libererà tempo ed energia per attività più preziose e sensibili al tempo e ti aiuterà a diventare più produttivo.

7. Usa il giusto software di gestione delle attività

Va benissimo sfruttare tutti i suggerimenti per la gestione delle attività sopra menzionati, ma potresti ancora avere difficoltà a rimanere produttivo senza il software giusto per aiutarti a gestire le tue attività. Considerando la moltitudine di strumenti di gestione delle attività che promettono di trasformarti in un concentrato di produttività dall'oggi al domani, scegliere l'opzione giusta può essere scoraggiante.

Quindi, come puoi scegli il giusto strumento di gestione delle attività online? La prima cosa da fare è valutare le tue esigenze. Questo dipende dalla tua professione, dallo stile di lavoro e dalle preferenze, dalle dimensioni del team e altro ancora. Valutare le tue esigenze rende molto più facile confrontare diversi strumenti di gestione delle attività per trovare l'opzione migliore per te.

Ottieni di più in meno tempo con questi suggerimenti

Migliorare le tue capacità di gestione delle attività è la chiave per portare la tua produttività al livello successivo. Che tu sia un project manager o uno studente, utilizzare le giuste tecniche di gestione delle attività ti aiuterà a ottenere di più in meno tempo. Incorporando questi suggerimenti per la gestione delle attività nella tua routine quotidiana, puoi assicurarti di spuntare tutti gli elementi della tua lista di cose da fare.