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Utilizzare le bacheche Kanban per i tuoi progetti è un ottimo modo per semplificare il processo e aumentare la produttività. Che tu stia lavorando con un team o da solo, le bacheche Kanban rappresentano visivamente i tuoi progressi, facilitando la gestione.

Questo articolo fornisce una guida dettagliata sulla creazione e l'utilizzo di una bacheca Kanban in Excel.

Creazione di un backlog per la tua bacheca Kanban

Iniziamo aprendo una nuova cartella di lavoro di Excel. Una volta aperto, troverai una scheda denominata Foglio1 in fondo alla cartella di lavoro. Fai doppio clic sulla scheda e otterrai un file Rinomina foglio apparire. Rinominare il foglio in Arretrato.

Useremo questo foglio per impostare una tabella di backlog di tutte le attività del flusso di lavoro che costituiranno la base della nostra bacheca Kanban.

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Per creare un backlog, seguire i passaggi indicati di seguito:

  1. Seleziona le prime celle delle due righe superiori e uniscile facendo clic su Unisci icona situata all'interno della barra degli strumenti.
  2. Ora Scrivi Arretrato all'interno delle celle unite per dare un titolo alla tua tabella.
  3. Regola la dimensione del carattere, il colore della cella e l'allineamento del testo del titolo in base alle tue preferenze.
  4. Poiché stiamo creando una semplice bacheca Kanban, aggiungeremo due colonne al nostro backlog (sotto il titolo): Titolo dell'attività E Descrizione del compito. (Per un backlog più dettagliato, aggiungi semplicemente le colonne richieste).
  5. Per aggiungere bordi alla tabella, seleziona 12 righe (o quante ne servono) sotto il file Titolo dell'attività colonna. Vai al frontiere icona (accanto al Grassetto icona) e fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa. Seleziona il Fuori Confini opzione.
  6. Fai lo stesso per le righe sotto il Descrizione del compito colonna.

La tua tabella degli arretrati è pronta. Tutto quello che devi fare ora è riempirlo e dovresti avere qualcosa del genere:

Creazione della bacheca Kanban

Ora che abbiamo il nostro backlog, è il momento di creare la bacheca Kanban che useremo nella nostra bacheca Kanban. Per questo, fai clic su più firmare in fondo al foglio per creare e aprire un nuovo foglio.

Nel nuovo foglio, creiamo una scheda Kanban seguendo i passaggi indicati di seguito:

  1. Crea il titolo della bacheca unendo le celle superiori e scrivendo nel titolo. Puoi regolare la dimensione del carattere e il colore della cella a tuo piacimento.
  2. Dato che qui miriamo alla semplicità, aggiungeremo solo tre sezioni della bacheca, ad es. Fare, In corso, E Fatto. (Puoi aggiungere più sezioni se il tuo flusso di lavoro ha più fasi).
  3. Aggiungi bordi spessi alle sezioni della bacheca Kanban utilizzando il frontiere icona.

La lavagna Kanban è praticamente pronta, quindi passeremo alla creazione delle carte.

Creazione di schede Kanban

Segui i passaggi indicati di seguito per creare le carte Kanban:

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione della riga e selezionare Altezza della riga.
  2. Si aprirà una finestra pop-up in cui è necessario inserire l'altezza desiderata; 25 nel nostro caso.
  3. Allo stesso modo, regola l'altezza della riga della riga sottostante a 50 e quella inferiore a 25.
  4. Otterrai una carta composta da 3 celle con le altezze delle righe come segue: 25:50:25
  5. Seleziona ciascuna delle tre celle della scheda Kanban e aggiungi i bordi andando su frontiere icona e selezionando Bordi esterni spessi.
  6. Copia la carta appena creata per creare tutte le carte che desideri.
  7. Noterai che le dimensioni delle celle saranno impostate sui valori predefiniti. Quindi, dovrai regolare le dimensioni delle celle una per una.
  8. Per renderlo più veloce, premi Ctrl e seleziona tutte le celle che devono avere un'altezza di riga di 25. Ora fai clic con il pulsante destro del mouse su una qualsiasi delle intestazioni delle righe selezionate e regola l'altezza della riga (come accennato in precedenza). Tutte le righe selezionate ora avranno un'altezza di riga di 25.
  9. Ripeti lo stesso processo per tutte le celle che richiedono un'altezza di riga di 50.
  10. Metti un bordo spesso attorno all'area che circonda le carte e riempilo con un colore di sfondo per renderlo esteticamente gradevole.

Per collegare i dati nel nostro backlog alle schede Kanban, procedi nel seguente modo:

Aggiunta di titoli di attività alle schede Kanban

Per ottenere il titolo dell'attività della nostra prima attività dal file Arretrato foglio:

  1. Seleziona la cella superiore (B5) della prima carta e scrivere =.
  2. Vai al Arretrato foglio e selezionare la prima cella (C4) sotto il Titolo dell'attività colonna.
  3. Torna al foglio Kanban Board e vedrai la seguente formula: 
    = Arretrato! C4
  4. Premi e inserisci e restituirà i dati nella cella (C4) del foglio Backlog (ovvero, Ricerca nel nostro caso).
  5. Copia la formula = Arretrato! C4 nelle celle superiori delle rimanenti schede Kanban e modificare i numeri di cella per ciascuna scheda. Quindi la formula sarebbe = Arretrato! C5 (corrispondente al secondo titolo del compito) per la seconda carta e = Arretrato! C6 per il terzo titolo dell'attività e così via. Le schede Kanban dovrebbero apparire come segue:

Utilizzo della formattazione condizionale per rendere le carte visivamente piacevoli

Vedrai che le celle superiori di tutte le carte ora restituiscono i valori di Titoli delle attività colonna dal Arretrato foglio. Tuttavia, alcune carte (nel nostro caso le ultime due) restituiscono 0 nelle loro celle in alto perché non c'è alcun valore nelle celle corrispondenti nella Arretrato. Per rendere le carte visivamente piacevoli, lo faremo utilizzare la formattazione condizionale in Excel per formattare i dati e rimuovere il 0S:

  1. Seleziona tutte le celle superiori delle carte Kanban e vai a Formattazione condizionale > Imposta nuova regola.
  2. Nel Formattazione condizionale scheda, selezionare il valore della cella uguale a 0, cambiare il colore del carattere al bianco e fare clic Fatto.

Aggiunta di descrizioni delle attività alle schede Kanban

Seguiremo un approccio simile per restituire le descrizioni delle attività dal file Arretrato alle celle centrali delle carte Kanban. Solo che questa volta saranno le formule = Arretrato! D4, = Arretrato! D5, eccetera. Proprio come con i titoli delle attività, le celle nere del file Arretrato sarà di ritorno 0, che puoi correggere tramite la formattazione condizionale, come già accennato.

Un altro problema che noterai quando aggiungi le descrizioni delle attività alle schede Kanban è che il testo fuoriesce dalle celle. Per evitare questo, lo faremo avvolgere il testo in Excel cellule:

  1. Seleziona tutte le celle centrali delle carte.
  2. Clicca il Avvolgere icona (accanto al Allineare icona) sulla barra degli strumenti.

Aggiunta di ritocchi finali

Anche se le schede Kanban sono pronte (e collegate all'arretrato), ecco alcuni passaggi aggiuntivi per renderle ancora migliori:

  1. Utilizzare la cella inferiore delle schede per aggiungere (manualmente) l'assegnatario dell'attività.
  2. Allineare i dati della cella al centro della cella utilizzando il Allineare icona.
  3. Rimuovi le linee della griglia: vai alla barra degli strumenti, fai clic su Visualizzazione sezione e deselezionare la casella accanto a Linee della griglia per rimuoverli.

Creazione di carte Kanban mobili

Se hai seguito i passaggi fino ad ora, dovresti avere il tuo arretrato di attività, la scheda Kanban e le schede Kanban pronte. Ma non sarai in grado di spostare facilmente queste carte su tutta la linea. Segui i passaggi seguenti per rendere mobili le carte Kanban:

  1. Copia la carta Kanban che vuoi posizionare sul tabellone.
  2. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla scacchiera in cui desideri posizionare la carta.
  3. Vai a Incolla speciale e selezionare il Immagine collegata opzione (che è l'ultima opzione sotto Altre opzioni di incolla).
  4. Segui la stessa procedura per le altre carte Kanban.

Massimizza la tua efficienza utilizzando le bacheche Kanban

Ora che hai una struttura di base della tua bacheca Kanban, sta a te personalizzarla in base ai requisiti del tuo progetto. Un ottimo modo per massimizzare il potenziale della tecnica Kanban è combinarla con un'altra strategia di produttività, come il metodo GTD.