Perché hai bisogno di un piano di produttività e come crearne uno

La cultura del trambusto ci fa pensare tutti che dobbiamo dedicare ogni nostro secondo al lavoro se vogliamo raggiungere i nostri obiettivi finanziari (o di auto-miglioramento). Non solo è dannoso per la nostra salute mentale e fisica, ma è anche controproducente.

Quando l'unica cosa che hai in mente è "fare di più", spesso perdi efficienza e precisione. Anche se stai impiegando più ore, non stai facendo molto lavoro. Questo perché non stai pianificando.

Tutti noi siamo consapevoli dell'importanza della pianificazione per il successo di qualsiasi progetto, ma quando si tratta di produttività, ci buttiamo subito dentro senza pensarci troppo. Questo è esattamente il motivo per cui spesso falliamo nei nostri obiettivi di produttività.

Che cos'è un piano di produttività e perché è importante averne uno?

Sebbene il termine "piano di produttività" sia autoesplicativo, è fondamentale dargli una definizione chiara e concisa per sapere esattamente cosa comporta il termine:

Un piano di produttività delinea i tuoi obiettivi (sia a breve che a lungo termine) e li pianifica strategicamente durante i tuoi giorni, settimane o mesi per aumentare la tua produttività mentre affronti i principali ostacoli a produttività.

Ti sei mai chiesto perché guardare i video di YouTube sugli hack della produttività a tarda notte o leggere articoli sul miglioramento della tua produttività non è stato fruttuoso? Non è perché tutti quegli articoli e video forniscono suggerimenti e strategie sbagliati.

Abbiamo tutti mentalità, obiettivi e problemi diversi; ognuno di noi ha uno stile di lavoro diverso e proviene da background differenti. Questi articoli e video su Internet sono generalizzati e non affrontano il nostro insieme unico di problemi e impedimenti alla produttività.

Con un piano di produttività adeguato a tua disposizione, non dovrai saltare alla cieca da un'attività all'altra. Avrai una tabella di marcia adeguata della giornata (settimana o mese), rendendoti più concentrato sui tuoi obiettivi e meno incline a distrarti. Pianificare la produttività ti dà un senso di controllo, rendendoti meno propenso a sentirti sopraffatto o stressato.

Come creare un piano di produttività

La pianificazione della produttività non è scienza missilistica. Tutto ciò di cui hai bisogno è assumere l'atteggiamento giusto, ricordare i tuoi obiettivi e partire con una mente aperta. Devi buttare fuori dalla finestra tutti i dogmi della produttività di "svegliarsi alle 4 del mattino" o "fare docce fredde" e vedere cosa funziona per te.

Poiché un piano di produttività è unico per i tuoi obiettivi, temperamento e mentalità, non ci sono linee guida rigide su come crearne uno. Tuttavia, i passaggi seguenti forniscono una tabella di marcia flessibile del processo che è possibile utilizzare:

1. Stabilisci obiettivi SMART

Camminare senza meta non ti porterà da nessuna parte. Avere una registrazione dei tuoi obiettivi e delle tue attività rende più facile passare da un'attività all'altra. Ecco perché è importante fissare obiettivi SMART, poiché ti aiutano a monitorare i progressi, migliorare la motivazione e aumentare la produttività.

Una volta che hai i tuoi obiettivi sulla carta, pensa a tutto ciò che devi fare per raggiungerli. Ciò può includere attività relative al lavoro o agli obiettivi aziendali, abitudini per il miglioramento personale, progetti personali o responsabilità quotidiane. Inizia con tutto ciò che ti viene in mente, non importa quanto banale sembri, e raggruppali sotto obiettivi pertinenti.

2. Tieni traccia del tempo

Tieni traccia di come trascorri il tuo tempo durante il giorno per avere un'idea della tua giornata media. Quante ore produttive gestisci al giorno? Quali attività consumano la maggior parte del tuo tempo? Fallo per alcuni giorni e rimarrai stupito da quanto tempo passa in distrazioni o attività banali come controllare le tue e-mail o i feed dei social media.

Puoi utilizzare TimeCamp per monitorare automaticamente l'ora del tuo computer. Tutto ciò di cui hai bisogno è registrarti sul loro sito Web e scaricare l'app per computer, e inizierà a monitorare il tuo tempo.

3. Analizza la tua scheda attività e annota le sfide che stai affrontando attualmente

Dopo aver monitorato il tuo tempo per alcuni giorni, avrai abbastanza dati per raccogliere preziose informazioni. Se hai utilizzato TimeCamp, accedi al suo registro orario e avrai un resoconto dettagliato delle tue giornate.

Mentre analizzi il tuo diario orario, poniti le seguenti domande:

• Quante ore al giorno lavori?
• Quanto tempo passa sui social media?
• Quali attività occupano la maggior parte del tuo tempo?
• Quanto tempo hai impiegato per completare un determinato compito?

Rispondere a queste domande ti aiuterà a notare gli ostacoli che ti impediscono di diventare più produttivo. Una volta che conosci i problemi, puoi iniziare a pensare alle loro soluzioni.

A parte le distrazioni comuni come i social media, dovresti annotare altre cose, apparentemente irrilevanti, che potrebbero impedirti di diventare più produttivo. Chiedilo a te stesso:

• Trovi difficile lavorare nel tardo pomeriggio?
• Ti senti letargico per la maggior parte del tempo?
• Non dormi bene?

Mentre annoti le sfide, dovresti rimanere fedele a te stesso. Cerca di non trovare scuse per i tuoi comportamenti improduttivi.

4. Crea e segui un programma

Utilizzando gli approfondimenti della tua analisi, crea un programma tenendo conto dei tuoi obiettivi. Sebbene Google Calendar sia ottimo per la pianificazione, se non funziona, considera l'utilizzo alternative gratuite a Google Calendar per programmare la tua giornata.

A seconda dei tuoi obiettivi e delle ore di massima produttività, assegna ore giornaliere o settimanali adeguate a lavoro, fitness, tempo libero, famiglia o progetti personali. Non c'è giusto o sbagliato; tutto dipende dai tuoi obiettivi e preferenze personali.

Ad esempio, se vuoi avviare una nuova attività, dovresti assegnare alcune ore alla settimana per lavorare sulla tua attività. Ma se il tuo obiettivo è ottenere un ottimo fisico estivo, riduci il tempo trascorso sul telefono e programma più sessioni settimanali in palestra.

Indipendentemente da quali siano i tuoi obiettivi, è importante mantenere un programma realistico. Non vuoi programmare ogni ultimo secondo della giornata. Il tuo programma dovrebbe essere abbastanza flessibile da adattarsi a piani improvvisi. E non dimenticare di incorporare meritate pause. L'obiettivo non è rimanere occupati ma aumentare la produttività.

5. Trova la tua strategia di produttività ideale e mantienila

La produttività non è naturale per la maggior parte di noi. Tuttavia, l'utilizzo di metodi collaudati può aiutare a semplificare il processo. Ecco alcune strategie di produttività che puoi utilizzare nel tuo programma:

Il metodo Ivy Lee

Il metodo Ivy Lee è una strategia semplice ma efficace da incorporare nel tuo programma. Fai un elenco di 6 attività che devi completare ogni giorno. Classificali in ordine di importanza e inizia con il compito più importante. L'obiettivo è completare un'attività alla volta.

Una volta che hai finito con la prima attività, passa a quella successiva, poi a quella successiva, finché non hai finito con la tua lista. Se non sei in grado di completare tutte e sei le attività, spostale semplicemente al giorno successivo.

Se vuoi saperne di più, ecco una guida dettagliata su come utilizzare il metodo Ivy Lee per una produttività senza stress.

Il principio di Pareto

Il principio di Pareto, noto anche come regola 80/20, è una famosa strategia di produttività che enfatizza la concentrazione sui compiti più importanti. Secondo il principio di Pareto, il 20% dei compiti (più importanti) produce l'80% dei risultati.

Usa la regola 80/20 per dare priorità alle tue attività mentre ti concentri sui risultati desiderati. Identifica le attività chiave che produrranno la maggior parte di questi risultati e concentrati prima sul completamento di tali attività.

La tecnica del pomodoro

Aumenta la tua produttività con il metodo Pomodoro concentrandosi su un singolo compito per 25 minuti e poi facendo una breve pausa. Il metodo Pomodoro è perfetto per completare compiti grandi e scoraggianti. Diventa molto più facile impegnarsi e completarsi quando si suddivide l'attività in diverse attività più piccole (che è possibile completare in 25 minuti).

6. Rianalizza le tue prestazioni e sperimenta

Pianificare la produttività non è una cosa da fare una volta sola. Il tuo primo piano di produttività potrebbe non essere così dettagliato o efficace come speri. Ecco perché è importante rivedere i tuoi progressi settimanali e mensili.

Scopri come funziona il tuo piano di produttività. Identifica eventuali ostacoli che potresti aver perso e adatta il tuo piano per affrontarli. Se una particolare strategia non sta dando risultati, provane un'altra e annota i risultati.

Aumenta la tua produttività con un piano di produttività

Se i suggerimenti per la produttività di Internet non funzionano, è il momento di creare un piano di produttività personalizzato. Il tuo piano dovrebbe affrontare tutti gli ostacoli che ti hanno impedito di raggiungere il tuo massimo potenziale. Quando crei il piano, assicurati di pianificare le tue attività ad alta priorità per sfruttare le ore di punta delle prestazioni.

Sebbene un piano di produttività sia sicuramente d'aiuto, è importante che tu lo segua. Ciò significa creare un ambiente di lavoro privo di distrazioni, telefono compreso. Ma se avere lo smartphone vicino è importante, dovresti seguire le buone abitudini dello smartphone.