La funzione OFFSET di Microsoft Excel è uno strumento molto potente e versatile. Tuttavia, a causa della sua complessità e del numero di funzioni simili, è purtroppo spesso sottoutilizzato.
La funzione relativamente semplice può far risparmiare tempo e frustrazione agli autori di Excel. Semplifica l'estrazione di punti precisi di dati da un set di dati master ben organizzato. Consente inoltre la semplice creazione di report altamente dettagliati, visualizzazioni interattive e dashboard complessi.
1. Creazione di set di dati di dimensioni variabili
Uno degli usi più comuni della funzione OFFSET di Excel è l'acquisizione di set di dati di dimensioni variabili. Dato un grande insieme di dati, si potrebbe desiderare di esaminare solo una piccola parte dei dati in un dato momento.
Ad esempio, dato un report automatico dei totali delle vendite per i dipendenti ogni giorno, potrebbe essere necessario estrarre i totali per una determinata settimana o settimane.
Scrivere una funzione SOMMA diversa per ogni totale potrebbe essere fatto abbastanza facilmente. Tuttavia, una funzione OFFSET può essere molto più rapida per facilità d'uso e riutilizzabilità.
Innanzitutto, inserisci il giorno del mese con cui vorremmo iniziare nella cella B6. Quindi inseriamo quanti giorni vogliamo eseguire il rapporto in B7. Quindi, possiamo usare a semplice funzione SOMMA E Funzione MEDIA per ottenere più dati su ciascun dipendente nell'intervallo di tempo selezionato:
=SOMMA(SCARTO(B2; 0; B6 - 1; 1; B7))=MEDIA(SCARTO(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)La regolazione della data di inizio o del periodo di tempo è semplice come la regolazione di una singola cella, il che può rendere molto più semplice l'estrazione di set di dati di dimensioni variabili.
2. Consentire la generazione di report personalizzati
L'utilizzo di metodi simili a quelli precedenti rende relativamente facile lo sviluppo di un rapporto completo con regolazione variabile. Puoi fare in modo che il primo argomento nella funzione OFFSET faccia riferimento a un altro foglio. In questo modo è possibile mantenere separati l'inserimento dei dati e il reporting.
Ciò consentirà di estrarre sezioni di dati selezionate da un foglio all'altro. Inoltre, consente di visualizzare solo le informazioni relative al rapporto corrente. L'impostazione di un rapporto che mostra i totali giornalieri utilizzando gli stessi dati di prima è abbastanza semplice. Puoi farlo senza estrarre i dati per giorni irrilevanti.
La seguente funzione offset inserita nella cella B5 estrarrà il numero di giorni specificato in B2. Inizia nella settimana specificata in B1, visualizzando solo i dati del periodo di riferimento:
=SCARTO(Foglio1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)E' possibile restringere gli ingressi in B1 e B2 e creare elenchi a discesa in Excel con il numero di settimane disponibili utilizzando la convalida dei dati.
3. Impaginazione del foglio di calcolo
La funzione OFFSET può anche ottenere una semplice impaginazione del foglio di calcolo, un'attività normalmente associata utilizzando la scheda Sviluppatore di Excel. Ciò può rendere il lavoro con set di dati di grandi dimensioni più semplice e molto più efficiente.
Quando si lavora con un foglio di calcolo con 30.000 righe di dati, sarà difficile esaminare l'intero set di dati contemporaneamente. La creazione di un menu a discesa che accetta un intervallo di numeri da 1 a 300 ci consente di suddividere rapidamente i dati in pagine di 100 risultati ciascuna.
La funzione OFFSET avrà sempre il suo ancoraggio impostato nella cella in alto a sinistra dei dati. Il secondo argomento, tuttavia, è l'offset verticale. Questo sarà uguale al numero di pagina selezionato meno uno per 100. L'offset orizzontale, il terzo argomento, può essere impostato su 0.
Il quarto argomento è impostato su 100 e il quinto argomento sul numero di colonne nel set di dati. Questo metodo semplifica la suddivisione di blocchi di dati estremamente grandi in parti molto più gestibili.
Di seguito è riportato un esempio di un set di dati impaginato. I dati includono 500 campioni di informazioni registrate da una serie di sensori su un foglio e un report impaginato sull'altro.
Il report utilizza la convalida dei dati nella cella B1 per creare un elenco a discesa con le pagine al suo interno. La seguente espressione nella cella A3 crea il corpo del report:
=SCARTO(Foglio1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Affettare i dati per i grafici
Possiamo aggiungere un grafico al report delle vendite che abbiamo creato prima di utilizzare la funzione OFFSET. Il grafico può estrarre informazioni variabili in base ai dati selezionati nei due menu a discesa nella parte superiore del foglio.
Quando si modificano i valori nella parte superiore del foglio, il grafico cambierà automaticamente per riflettere le settimane selezionate, fornendo un rapido riferimento visivo a chiunque visualizzi il report.
La combinazione di diagrammi e grafici con la funzione offset rende molto più semplice la visualizzazione di dati complessi e mutevoli. Consente inoltre la generazione di semplici dashboard in-Excel.
5. Estrazione di informazioni per data offset
La ricerca di informazioni specifiche basate su timestamp non è insolita quando si parla di dati di report o dati estratti da processi temporali automatizzati. Quando si considera un singolo periodo, l'utilizzo di funzioni condizionali come IF o IFS per estrarre solo i dati richiesti non è difficile. Se devi estrarre i dati in base a un intervallo di giorni o orari, è troppo facile cadere in un enorme condizionale nidificato.
Utilizzando una combinazione di COUNTIF e OFFSET, estrarre dati da un intervallo di orari o giorni è abbastanza semplice. Usa una singola cella per rappresentare un giorno di inizio. Successivamente, usa un'altra cella per rappresentare la durata del tempo da cui desideri estrarre.
Nella funzione OFFSET, l'altezza o la larghezza, a seconda del layout dei dati, possono essere impostate su un valore utilizzando la funzione CONTA.SE in Excel. Ciò consente di determinare quante voci si trovano all'interno dell'intervallo richiesto e di estrarre solo i dati correlati.
In questo esempio, abbiamo un set di dati contenente voci relative a diversi anni. Possiamo usare la data inserita nella cella B1 e la seguente funzione per estrarre solo le voci che si sono verificate dopo quella data:
=SCARTO(Foglio1!U2, CONTA.SE(Foglio1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - CONTA.SE(Foglio1!V2:V501, " & B1), 1)Ciò aggiunge notevole utilità a un rapporto, consentendo di filtrare i valori precedenti o successivi a una determinata data. Se invece utilizzi la funzione CONTA.PIÙ.SE, puoi persino aggiungere una data di fine, offrendo all'utente finale una maggiore variabilità.
6. Combinato con COUNTIF
Oltre a estendere gli intervalli di tempo, la funzione CONTA.SE è utile per estrarre sezioni specifiche di tutti i tipi di dati ben ordinati con la funzione OFFSET di Excel. È possibile impostare gli argomenti altezza e larghezza della funzione OFFSET utilizzando CONTA.SE. Inoltre, puoi facilmente modificare qualsiasi dato numerico con un valore regolabile da qualche parte sul tuo foglio.
Se disponi di un elenco di transazioni di un giorno ordinate in base all'importo delle transazioni, potresti utilizzare questa tecnica per trascinare ogni transazione oltre un determinato importo. Ciò potrebbe essere ottenuto utilizzando una semplice funzione OFFSET come la seguente:
=SCARTO(A2; CONTA.SE(B2:B22; " & H3), 0, CONTA.SE(B2:B22, " & H3), 4)Una delle cose più importanti da prendere in considerazione in questa funzione è il penultimo argomento, COUNTIF(B2:B22, "
Un'altra considerazione importante per coloro che desiderano utilizzare OFFSET in questo modo è che funzionerà solo nel caso in cui i dati con cui stai lavorando siano ben ordinati. I dati non ordinati non restituiranno i risultati che stai cercando. Per fortuna, Excel include anche una suite di strumenti di ordinamento automatico per mettere in ordine i tuoi dati.
Puoi usarlo per eseguire azioni dal taglio variabile dei prodotti in base al prezzo al pull delle sole operazioni eseguite per un certo numero di volte. La capacità di controllare l'esatta quantità di dati estratti offre un controllo granulare sull'esatto campione di dati estratti dai fogli di calcolo. Ciò consente la creazione di una varietà di report dettagliati e interattivi.
Questo è ciò per cui la funzione OFFSET è realmente utile
In definitiva, la funzione OFFSET consente agli utenti di estrarre informazioni dal proprio foglio di calcolo con elevata precisione. Ciò consente di risparmiare tempo e consente agli utenti di eseguire più operazioni con meno funzioni.
Semplifica l'estrazione dei dati precisi di cui hai bisogno senza ricorrere a condizionali di annidamento. Inoltre, consente agli utenti di risparmiare tempo e fatica nella creazione di report personalizzati, dashboard e altro in Excel.
