Notion è diventato uno dei preferiti dai fan sia per uso professionale che personale, ed è per buoni motivi. Viene fornito completo di una miriade di funzionalità utili per una varietà di cose, dalla creazione di semplici elenchi di cose da fare al tenere traccia di centinaia di dati.
Tra queste eleganti funzionalità ci sono la semplice tabella e il database delle tabelle, che essenzialmente visualizzano i dati in forma tabellare. Anche se sembrano simili in apparenza, in realtà sono un mondo a parte. Esaminiamo le differenze tra questi strumenti e quando puoi usarli.
Che cos'è una tabella semplice delle nozioni?
La semplice tabella in Notion è un modo di base per organizzare i dati in modo tabulare. Qui lavori essenzialmente con righe e colonne proprio come faresti con un semplice foglio di calcolo. Puoi riorganizzare le righe e le colonne, aggiungerne di nuove, regolare la larghezza della colonna e trasformare la prima riga/colonna in un'intestazione con testo in grassetto e un colore di sfondo diverso.
Se ritieni che la tabella sia troppo semplice per i tuoi gusti, puoi anche formattare il testo all'interno delle celle utilizzando le opzioni disponibili (colore e sfondo del testo, grassetto, corsivo, sottolineato, barrato, codice ed equazione). Puoi persino aggiungere emoji e simboli all'interno delle celle. Altre cose utili che puoi aggiungere a una cella includono un collegamento a una pagina, una data, una persona e un promemoria.
Sfortunatamente, questo è più o meno quello che c'è nelle tabelle semplici. Non è possibile ordinare i dati in modo significativo o inserire formule nelle celle per calcolare il contenuto di righe o colonne specifiche. Inoltre, non ci sono altri tipi di dati che puoi utilizzare nelle celle, come caselle di controllo e percentuali.
Tuttavia, sebbene non ci siano molte funzionalità offerte da una semplice tabella, è comunque abbastanza utile, soprattutto quando tutto ciò che si vuole veramente fare è visualizzare i dati statici in modo più organizzato.
Che cos'è un database di tabelle di nozioni?
Il database delle tabelle in Notion assomiglia un po' a una semplice tabella. Hai righe e colonne in cui inserire i tuoi dati e puoi aggiungere tutte le righe e le colonne che desideri. Tuttavia, a differenza delle tabelle semplici, i database delle tabelle sono dotati di molte più funzionalità.
Per prima cosa, un database di tabelle è flessibile quando si tratta del suo contenuto. Non sei limitato a testo normale, date, promemoria, collegamenti a pagine e persone. Sei molto libero di aggiungere altre proprietà a una cella, come numeri, caselle di controllo, e-mail, URL, telefoni e persino file.
Esistono anche proprietà più avanzate come formule che calcolano il contenuto di celle specifiche, relazioni che collegano un database a un altro database e roll-up, che è un tipo di calcolo più avanzato all'interno del Banca dati.
Un database di tabelle può anche cambiare forma. Se ritieni che i tuoi dati possano essere organizzati in un modo migliore rispetto a una tabella, puoi facilmente modificarli in una bacheca, una sequenza temporale, una galleria, un elenco o un calendario. La visualizzazione della bacheca è simile a una bacheca Kanban, in quanto organizza i dati in base allo stato.
La visualizzazione della sequenza temporale, d'altra parte, assomiglia a un diagramma di Gantt che presenta le pianificazioni delle attività. La vista del calendario mostra anche le pianificazioni delle attività, ma invece di una sequenza temporale, mostra un mese intero. L'elenco e la galleria sono esattamente ciò che suggeriscono i loro nomi: la visualizzazione elenco presenta i dati in un elenco, mentre la visualizzazione galleria presenta i dati come una galleria di foto.
Ci sono altri funzionalità avanzate del database Notion puoi controllare, come filtri, ordinamento e un database collegato.
Quando utilizzare una tabella semplice di nozioni
Una tabella semplice viene utilizzata al meglio quando si lavora con dati statici che non richiedono alcuna gestione speciale (ad esempio, calcoli e relazioni). Supponi di aver bisogno di una presentazione ordinata e organizzata dei tuoi dati senza i pulsanti e gli strumenti complicati di un database. Le tabelle semplici possono fare bene il trucco.
Sono anche molto adatti ai principianti. Se sei nuovo in Notion, probabilmente ti sentirai intimidito dalle campane e dai fischietti dei database. Invece di sopraffarti con ciò che non ti è familiare Terminologia delle nozioni nei database, puoi semplicemente passare a tabelle semplici e passare ai database.
Esempi di casi d'uso per Notion Simple Tables
Per darti un'idea migliore di dove puoi utilizzare tabelle semplici, ecco alcuni esempi:
- Assegnazione camere
- Orario delle lezioni
- Lista della spesa con quantità
- Sessione di brainstorming
- Definizione dei termini
- Confronto
- Rapporto di classe
- Cronologia delle revisioni
Quando utilizzare un database di tabelle delle nozioni
Un database di tabelle può tornare utile per le situazioni in cui è necessario qualcosa di più della semplice presentazione dei dati di base. Dal momento che utilizzerai i dati invece di limitarti a visualizzarli, hai bisogno di più funzionalità a tua disposizione. È qui che entrano in gioco i database delle tabelle.
Sono particolarmente utili per acquisire informazioni con componenti ripetitivi e categorici. Un esempio è una directory dei dipendenti, in cui probabilmente inserirai gli stessi dati per posizione, ruolo e reparto più di una volta. Invece di dover digitare l'elemento più e più volte, puoi semplicemente utilizzare la proprietà Select del database delle tabelle.
Queste proprietà aggiuntive possono anche aiutarti a comprendere meglio i dati o a visualizzarli in modo più chiaro. Ad esempio, puoi ordinare i dipendenti per posizione o filtrarli per ruolo. Se hai utilizzato una tabella semplice per questo, dovresti controllare manualmente la posizione e il ruolo e riorganizzare i dati di conseguenza.
Esempi di casi d'uso per il database delle tabelle delle nozioni
I database delle tabelle sono consigliati anche per la gestione di progetti e attività, la creazione di diari proiettili e persino costruire semplici CRM in Notion. Altri casi d'uso degni di nota per i database di tabelle includono quanto segue:
- Deposito
- Tabella di marcia
- Monitoraggio del budget
- Gestore dei contatti
- Nota di incontro
- Tracciatore di obiettivi
- Calendario dei contenuti
- Pianificatore di viaggio
Migliore organizzazione dei dati con la tabella e il database semplici di Notion
Nonostante le loro ovvie differenze, le tabelle semplici ei database delle tabelle hanno essenzialmente un obiettivo: organizzare i dati in modo che sia meglio comprensibile per l'utente o il lettore. Ti imbatterai in situazioni in cui una tabella semplice può funzionare bene, ma ci saranno casi, specialmente in un ambiente d'ufficio, in cui avrai bisogno di database di tabelle.
Fortunatamente per te, Notion semplifica il lavoro con entrambi e la parte migliore è che puoi convertire facilmente l'uno nell'altro (trasforma una semplice tabella in un database di tabelle e viceversa). In questo modo, non dovrai preoccuparti di iniziare con lo strumento sbagliato, poiché puoi trasformarlo facilmente nell'altro con pochi clic.