Come personalizzare un'e-mail di risposta in Outlook

Outlook è un ottimo client di posta elettronica, sia che tu stia inviando o rispondendo alle e-mail. Ma quando si tratta di risposte, ci sono diversi modi per personalizzare il processo. In questa guida vedremo come creare un modello di risposta rapida, modificare l'aspetto del messaggio originale e modificare l'indirizzo di risposta.

Sebbene in questa guida utilizziamo Outlook per Microsoft 365, queste istruzioni funzioneranno anche per Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 e 2021. Iniziamo.

Come creare un modello di risposta rapida in Outlook

Ti ritrovi a rispondere costantemente a diverse e-mail parola per parola? Invece di ripetere la stessa risposta, puoi semplicemente creare un modello di risposta rapida e rispondere con un solo clic. Puoi farlo creando un Quick Step per automatizzare questa noiosa attività.

Per ulteriori informazioni su Quick Steps, consulta la nostra guida su creazione e utilizzo di Quick Steps in Outlook.

Ecco i passaggi per creare un modello di risposta rapida in Outlook:

1. Avvia Outlook e assicurati di avere il file Casa scheda selezionata.
2. Seleziona l'account e-mail per il quale desideri creare il modello di risposta rapida. Se hai più di un indirizzo email in Outlook, dovrai scrivere un modello di risposta rapida per ciascuno di essi.
3. Nel Passaggi rapidi gruppo, fare clic su Creare nuovo.
4. Assegna un nome al Quick Step nel file Nome casella di testo - abbiamo chiamato la nostra Risposta veloce.
5. Nel Azioni sezione, fare clic su Scegli un'azione menu a discesa e selezionare Rispondere.
6. Clicca il Mostra opzioni link direttamente sotto il menu a discesa per visualizzare più campi.
7. Per rendere questo tutorial semplice e veloce, puoi lasciare tutti gli altri campi, ad esempio A E Soggetto, così com'è: Outlook lo riempirà automaticamente in base alla natura dell'e-mail originale oppure verranno applicate le impostazioni predefinite. Tuttavia, inserisci il messaggio che desideri inviare nel file Testo casella di testo.
8. Clic Fine.

Quando vuoi inviare questo messaggio esatto a qualcuno, apri la sua email e premi Risposta veloce o come l'hai chiamato nel file Azioni rapide gruppo. Per ulteriori modi per essere più produttivi utilizzando questo client di posta elettronica, leggi la nostra guida su best practice per potenziare il flusso di lavoro in Outlook.

Come modificare l'aspetto dei messaggi originali in Outlook

Quando rispondi o inoltri un messaggio, puoi escludere il messaggio originale o modificarne l'aspetto per rendere più evidente dove finisce il tuo messaggio e inizia quello originale. Puoi anche allegare l'e-mail originale se non ne vuoi una disordinata.

Per farlo, segui le istruzioni seguenti:

1. In Outlook, fare clic su File nell'angolo in alto a sinistra.
2. Nel menu a sinistra, fare clic su Opzioni.
3. Selezionare Posta nel riquadro di sinistra.
4. Scorri verso il basso fino a Risposte e inoltri sezione finché non viene visualizzato il file Quando si risponde a un messaggio E Quando si inoltra un messaggio menu a tendina.
5. Per impostazione predefinita, i menu a discesa saranno impostati su Includi il testo del messaggio originale. Tuttavia, puoi espanderli e selezionare Non includere il messaggio originale, Allega messaggio originale, Includi e fai rientrare il messaggio originale, O Prefisso ogni riga del messaggio originale.

Ecco cosa fanno queste altre opzioni:

• Non includere il messaggio originale: invia la risposta o il messaggio inoltrato senza testo dall'e-mail originale.
• Allega messaggio originale: include il testo dell'e-mail originale come allegato.
• Includi e fai rientrare il messaggio originale: include il testo dell'e-mail originale, ma sarà rientrato a destra: è come premere il tasto Tab in ogni riga del messaggio originale.
• Prefisso ogni riga del messaggio originale: Questo è come indentare il messaggio originale. Ma invece di avere uno spazio vuoto, ci sarà un carattere per indicare dove inizia ogni riga dell'e-mail originale.

Come modificare l'indirizzo di risposta del tuo indirizzo e-mail in Outlook

La modifica dell'indirizzo di risposta per un'e-mail in Outlook significa che qualsiasi risposta inviata all'account scelto verrà reindirizzata a un altro.

Ecco come farlo:

1. In Outlook, fare clic su File nell'angolo in alto a sinistra.
2. Clicca su Impostazioni dell'account per espandere il menu, quindi selezionare Impostazioni dell'account.
3. Nel pop-up, fai clic sull'indirizzo e-mail che desideri modificare, quindi fai clic su Modifica (è nel menu sotto le schede). Puoi anche fare doppio clic sull'indirizzo email.
4. Nella casella di testo accanto a Indirizzo di risposta, inserisci l'indirizzo e-mail a cui desideri reindirizzare le e-mail.
5. Clic Prossimo per applicare le modifiche.

Fai in modo che la personalizzazione delle risposte di Outlook funzioni per te

Seguendo le semplici istruzioni sopra, puoi personalizzare facilmente le risposte in Outlook. Questa piccola guida graffia appena la superficie del livello di personalizzazione che Microsoft ha integrato nel suo client di posta elettronica. Tuttavia, è sufficiente per iniziare a rendere le risposte più pulite ed efficienti.