La maggior parte delle aziende, comprese le organizzazioni governative, le aziende e le organizzazioni non profit, utilizzano Microsoft Excel per il budget. Excel offre loro flessibilità, familiarità e facilità di compilazione, ordinamento, gestione e analisi dei dati per il budget e le previsioni.
Ma Excel è lo strumento giusto per il budget aziendale? Soppesiamo i pro e i contro dell'utilizzo di Excel come software di budget per rispondere a questa importante domanda.
Vantaggi del budget aziendale in Excel
Microsoft ha lanciato Excel nel 1985. Secondo un sondaggio di Centage Corporation, la maggior parte dei CFO (quasi l'88%) utilizza ancora fogli di calcolo per il budget aziendale. Questo la dice lunga sull'utilità del programma. Ma perché Excel è così popolare come strumento di budget aziendale? Scopriamolo.
1. Tutti sanno come usare Excel
La maggior parte dei laureati ha utilizzato Excel, in un modo o nell'altro, durante gli studi. Ciò dimostra la versatilità del programma e che quasi tutti conoscono le basi del programma. Poiché la maggior parte dei tuoi dipendenti conosce già le basi di Excel, tutto ciò di cui hanno bisogno è una piccola spinta nella giusta direzione e gestiranno le tue finanze aziendali in pochissimo tempo.
Impostando il budget in Excel, risparmierai tempo e risorse che altrimenti verrebbero spesi per la formazione, particolarmente utile se gestisci una piccola impresa o una startup con risorse limitate.
2. Excel è economico e facilmente accessibile
Quasi tutti hanno una copia di Microsoft Excel. Se la tua azienda richiede che più persone partecipino al processo di definizione del budget, puoi condividere l'accesso con chiunque disponga di una copia di Excel senza acquistare licenze aggiuntive. Quando possibile, le piccole imprese dovrebbero evitare il software di budgeting aziendale in quanto può aumentare i costi.
3. Puoi personalizzare i fogli di calcolo Excel
Nelle aziende, in particolare nelle startup, la personalizzazione è una caratteristica estremamente utile e ricercata perché le diverse fasi di sviluppo di un'azienda richiedono approcci diversi. Uno dei maggiori vantaggi dei fogli di calcolo Excel rispetto ad altri software di budgeting è che il potere è nelle mani degli utenti.
Excel è un programma abbastanza complesso che offre flessibilità ai suoi utenti sotto forma di numerose funzioni e formule. Una volta che tu comprendere le formule di Excel, puoi essenzialmente fare qualsiasi cosa, dal budget aziendale all'analisi finanziaria e alla creazione di grafici. Puoi persino creare le tue formule, macro e modelli di budget in Excel per soddisfare le esigenze uniche della tua azienda.
Contro del budget aziendale in Excel
Come ogni altra cosa, Excel ha la sua giusta dose di limiti quando si tratta di budget aziendale.
1. È dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori
Il budget aziendale in Excel richiede l'inserimento manuale dei dati. Dal momento che dipende così tanto dallo sforzo umano, gli errori sono praticamente inevitabili. La probabilità di tali errori aumenta con l'aumentare delle dimensioni e della complessità dei budget, portando a previsioni di budget e proiezioni delle entrate errate.
Nelle aziende multimilionarie, anche un semplice errore di battitura o di trasposizione può costare milioni di dollari. Prendi l'esempio di TransAlta: un semplice errore di copia e incolla è costato all'azienda 24 milioni di dollari. Le aziende spesso rivedono e correggono i problemi nei loro fogli di calcolo Excel per prevenire tali rischi, il che costa loro tempo, impegno e costi preziosi.
2. Problemi di scalabilità per set di dati più grandi
Excel, essendo economico e accessibile, offre alle piccole imprese una bassa barriera all'ingresso con utilità e funzionalità impeccabili. Tuttavia, man mano che l'azienda cresce, i dati richiesti per il budget e le previsioni aumentano drasticamente. Excel spesso non è in grado di gestire grandi volumi di dati con numerose formule e macro ed è probabile che rallenti o addirittura si blocchi.
3. Mancanza di accesso basato su ruoli e problemi di sicurezza
I file Excel possono essere facilmente condivisi con chiunque disponga di una copia del programma, mettendo a rischio le informazioni aziendali riservate. Finché puoi file Excel protetti da password, la password deve essere condivisa con le persone interessate durante la definizione del budget.
Excel non offre l'accesso basato sui ruoli, quindi chiunque abbia una password può accedere all'intero foglio di calcolo. Questo può essere un grave problema di conformità per la maggior parte delle aziende.
Excel è il software giusto per le tue esigenze di budget aziendale?
Excel ha i suoi meriti come strumento di budget aziendale, ma è meglio investire in un software di budget aziendale se si riscontrano problemi. È probabile che le aziende più grandi soffrano con Excel come unica soluzione di budget.
I problemi con il consolidamento dei dati, il coordinamento, la sicurezza e la collaborazione sono solo alcuni dei problemi che le organizzazioni più grandi potrebbero dover affrontare durante la definizione del budget in Excel. Tuttavia, se sei ancora una piccola impresa o una startup con parti mobili limitate, Excel può essere uno strumento di budget versatile, economico ed efficace.
Se stai utilizzando Excel per il tuo budget aziendale ma sei ancora bloccato con le nozioni di base, prendi in considerazione l'apprendimento di alcuni corsi di livello avanzato per migliorare il tuo processo di budget aziendale.
