Se sei preoccupato che le tue presentazioni e-mail sembrino deboli, non preoccuparti, non sei solo. Anche gli scrittori esperti passano ore a creare l'introduzione perfetta. Tutti sanno che dovrebbero catturare l'attenzione del lettore, ma solo pochi riescono a farlo.
Per padroneggiare le linee di apertura delle e-mail, studia prima come appaiono quelle cattive. Ecco alcuni errori dannosi ma comunemente trascurati da evitare quando si scrivono e-mail professionali.
1. Digitazione di emoji e segni di punteggiatura eccessivi
Gli emoji sono diventati così comuni che anche gli adulti non esperti di tecnologia li usano nelle conversazioni quotidiane. Dopotutto, esprimere le emozioni attraverso il testo è complicato. Invece di descrivere accuratamente le sfumature della comunicazione non verbale, troverai più facile fare clic sulle immagini digitali. Per un tocco più personale, potresti anche
crea emoji personalizzati utilizzando le app.Nonostante la comodità delle emoticon, non dovresti usarle nelle email di lavoro. Sembrano poco professionali. Alcuni lettori potrebbero persino associarti a fastidiosi marketer che iniziano le e-mail con enormi emoji.
La stessa regola si applica ai segni di punteggiatura eccessivi. Mentre più punti esclamativi e punti indicano emozioni intense, a volte vengono fuori come spam. Usali solo con amici intimi e colleghi. Altrimenti, rischierai di sembrare loschi venditori che abusano di "!!!" per creare una falsa urgenza.
2. Utilizzo del linguaggio Sales-y
Le tattiche e-mail aggressive raramente funzionano più. I destinatari chiudono automaticamente le e-mail con presentazioni di vendita, indipendentemente dall'intento del messaggio. Una volta che lo fanno, non li riaprono. Alcune persone bloccheranno persino del tutto il mittente se non le conoscono a livello personale.
Per evitare di ricevere lo stesso trattamento:
- Abbandona le invadenti righe di apertura delle e-mail.
- Usa le prime frasi per evidenziare il tuo marchio personale invece di proporre CTA.
- Guadagnare la fiducia del lettore prima di ogni altra cosa. Sia che tu voglia un aumento di stipendio dal tuo datore di lavoro o un appuntamento con un vantaggio caloroso, devi prima affermarti come persona fidata.
3. Prendendo troppo tempo con l'introduzione
Ironia della sorte, le persone tendono a spiegare troppo quando sono senza parole. Compensano l'incertezza divagando e deviando i lettori verso elementi associati ma non essenziali. È una risposta naturale. Se sei sbadato, potresti trovarti a digitare diversi paragrafi prima di raggiungere il nocciolo del tuo messaggio.
Anche se apparentemente utile, over-a scoraggia i lettori. I nativi digitali in genere hanno tempi di attenzione brevi: non daranno alcuna possibilità al tuo messaggio se inizia con una presentazione lunga e noiosa. Mantieni la tua apertura semplice. Menziona le tue credenziali, condividi il motivo per cui ti stai rivolgendo a loro, quindi stuzzica la loro curiosità con un punto dolente.
Ricordare: Le introduzioni devono impostare il tono del tuo messaggio, non riassumerlo. Prova a scrivere un'introduzione informativa e che attiri l'attenzione che fornisca un contesto e spinga i lettori a impegnarsi. Inoltre, limitati a due o tre frasi.
4. Presentazione di troppo gergo
Il gergo si riferisce a parole tecniche utilizzate all'interno di comunità specifiche. Trasmettono rapidamente concetti complessi che altrimenti richiederebbero spiegazioni lunghe e ridondanti. Questi termini non hanno sinonimi. Farai più affidamento su di loro quando discuterai di questioni specifiche del settore con colleghi professionisti.
Sebbene essenziali, anche i gerghi sembrano esclusivi. Non dovresti presumere con noncuranza che i destinatari capiranno idee complesse e tecniche. Altrimenti, potresti intimidirli. Inizia sempre le e-mail con frasi generiche e un linguaggio conciso. Usa il gergo solo dopo esserti presentato e stabilito l'intento del messaggio.
Suggerimento professionale: Evita termini tecnici e gergo quando scrivi a persone al di fuori del settore. Se devi approfondire questioni troppo complesse, caricare le risorse pertinenti come allegati di file di grandi dimensioni Invece.
5. Agire oltre il familiare
La comunicazione sul posto di lavoro non richiede sempre un comportamento amichevole e allegro. Storie personali, frasi di riempimento e sciocchezze confonderanno la tua battuta di apertura se estrapolate dal contesto. Prima di impostare il tono della tua introduzione, considera il tuo livello di vicinanza al destinatario. Rispetta i loro confini professionali.
I termini superflui e formali suonano impersonali, ma un atteggiamento spigoloso e inappropriato potrebbe risultare offensivo. Sii affabile senza comportarti in modo eccessivamente familiare. E se non sei sicuro del tuo approccio, vai sul sicuro e inclinati verso un tono formale. Evita frasi che potrebbero essere male interpretate. Adotta un atteggiamento meno formale solo dopo che l'altra parte si è avvicinata a te.
6. Lanciare barzellette e battute finali
Molti esperti di marketing giurano per introduzioni e-mail divertenti. Affermano che le osservazioni spiritose costruiscono un rapporto e attirano l'attenzione del lettore. Introduzioni divertenti potrebbero rendere le tue e-mail più coinvolgenti, ma i rischi superano i benefici. Le barzellette sono difficili da trasmettere via e-mail.
Anche un gioco di parole spensierato potrebbe trasformarsi in un insulto offensivo se usi il tono, la frase e il contesto sbagliati. Prendi in considerazione l'uso di barzellette solo in conversazioni casuali con colleghi che conosci a livello personale. Altrimenti, mantieni le tue e-mail di lavoro professionali.
7. A seguito di formati insoliti
La maggior parte dei provider di posta elettronica supporta gli stessi stili di carattere, dimensioni e colori che si trovano negli elaboratori di testi. Puoi persino scaricarne di nuovi da siti Web di font gratuiti. Sebbene i caratteri esprimano creatività, scegli con cura quelli che usi nei messaggi professionali. Non tutti apprezzano i formati insoliti.
Per andare sul sicuro, usa lo stile predefinito quando scrivi email di lavoro. I design oltraggiosi non sono solo poco professionali, ma compromettono anche la leggibilità. Ad esempio, gli sfondi bianchi sbiadiscono i colori chiari, mentre i caratteri di grandi dimensioni deviano i lettori dal testo più piccolo.
Esistono modi più professionali per esprimere la creatività. Invece di giocare con i caratteri, mostra il tuo talento costruire un sito web da zero, caricando risorse pertinenti o creazione di un portfolio di scrittura.
8. Fare avvertimenti aggressivi
Gli esperti di marketing come quelli nell'immagine sopra iniziano le loro e-mail con una scadenza inventata. Sebbene attiri l'attenzione, è anche fastidioso. Anche le banche commerciali e gli istituti di credito si presentano prima di mettersi al lavoro. Se il tuo messaggio si apre con un avviso aggressivo, i lettori lo respingeranno come spam.
Esplora altri modi in cui puoi creare urgenza. Invece di anticipare le scadenze, che raramente influenzano gli acquisti, sottolinea il valore della tua offerta a tempo limitato. Le prospettive non rispondono bene agli approcci aggressivi.
Ma se puoi evitare di aggiungere scadenze alla tua battuta di apertura, per favore fallo. Fornire valore prima di creare urgenza. Concludere un affare senza spiegare la tua proposta ti farà sembrare invadente e disperato. Salva i tuoi CTA per ultimi.
Avvia le e-mail con un'apertura forte e professionale
La linea di apertura "perfetta" non esiste. Invece di fare affidamento su modelli, crea introduzioni uniche che si allineino con l'intento del tuo messaggio e risuonino con il destinatario. Ricorda: introduzioni generiche e abusate non danno mai risultati.
Mentre la tua frase di apertura dà il tono alla tua email, non dedicarci tutto il tuo tempo. Le e-mail di lavoro comprendono diverse parti. Dovresti controllare la tua bozza per altri errori imprudenti, ad esempio righe dell'oggetto vuote, errori grammaticali e file allegati mancanti.